С задачей составления плана мероприятий рано или поздно приходится столкнуться любому руководителю. Даже если таковой имеется в голове, перенос его на бумагу порой вызывает затруднения. К тому же часто требуется знать не только то, как составить план мероприятия, но и то, как защитить его перед вышестоящим начальством.

План мероприятий - что это такое?

Так называется документ, в котором ставятся цели и описываются конкретные действия для их достижения с указанием сроков выполнения. Кроме того, им обязательно предусмотрено определение лиц, ответственных за выполнение тех или иных прописанных действий.

Составлять план мероприятий можно для конкретных событий либо на тот или иной период работы компании или ее подразделения. Мероприятия в общем случае могут быть разовыми и регулярными, для последней категории принято составлять регламенты проведения. Например, как составить план мероприятий по устранению нарушений дисциплинарного характера?

Любой вновь затеваемый проект обязательно требует составления четкой схемы. Это связано с трудностями в организации работы большой массы людей. Чтобы каждый из работников уяснил свои обязанности, ему требуется обстоятельно прописанная инструкция, основы которой как раз и закладываются в плане мероприятий.

А он точно нужен?

Это занятие - написание плана - отнимает немало времени, и порой возникают вопросы в его целесообразности. Следует четко понимать, что для правильности выполнения любого процесса необходимо учесть все мелочи и предусмотреть возможные неожиданности.

Особенно важно иметь план мероприятий для грамотной организации финансовой стороны дела. Переводя будущий проект на язык цифр, вы сталкиваетесь с необходимостью просчитывать каждую статью расходов. Составляя план, важно придерживаться принципов экономии, использовать имеющиеся в наличии ресурсы как можно более рационально.

Если цель поставлена сложная, включающая в себя целый комплекс мероприятий, то отсутствие заранее написанного, четко продуманного плана может привести к полному хаосу. Каждый новый этап дела придется проводить локально, на что уйдет гораздо больше сил и времени. При таком дробном подходе к делу велик риск утерять общее направление деятельности и завязнуть в большом количестве малозначимых деталей.

Как именно он составляется

Как составить план мероприятия? При всём огромном многообразии они имеют примерно одинаковую структуру и состоят из похожих пунктов с идентичными по смыслу терминами, которые включают в себя следующие понятия:

• Цель - планировка мероприятий, конкретных результатов которого мы желаем достичь. Это основа всего составляемого плана.
• К самим мероприятиям относятся те действия, которые должны привести к достижению ожидаемых результатов.
• Под результатом подразумевается то, чего мы желаем добиться после выполнения запланированного. Выражаться он должен в конкретных показателях, измеряемых цифрами и четко прописанными достижениями.
• Сроки - это те временные рамки, в которые следует уложить все планируемые мероприятия. Если речь идет о регулярно повторяющихся событиях, следует прописать их периодичность.
• Под ресурсами понимаются все материальные, технические, денежные активы, выделенные на проведение задуманного.
• Ответственными лицами именуют тех, кто руководит мероприятием и отвечает за его результаты. В качестве таковых могут выступать отдельные сотрудники или целые подразделения компании (организации).

Важным моментом является определение единых критериев поставленной цели с учетом согласования интересов разных подразделений и экономической целесообразности.

Планы в различных сферах

Рассмотрим, как составить план мероприятия на конкретных примерах.

Предположим, вы руководитель определенного учреждения. Как составить план мероприятий по охране труда?

Алгоритм действий в данном случае выглядит так: работодателем должна быть создана служба по охране труда либо назначено лицо, ответственное за данную работу. Всё это фиксируется соответствующим приказом. План мероприятий представляет собой перечень того, в чём организация испытывает объективные потребности согласно специфике конкретного производства. При этом необходимо учитывать имеющиеся технические возможности.

Составляется план на конкретный год с отражением расчётных сроков на проведение каждого из пунктов. В нём обязательно фиксируются фамилии и должности тех сотрудников, которые отвечают за отдельные этапы. Утверждается такой план коллективным договором или соглашением по охране труда, принимаемым в качестве приложения к нему.

Что он содержит

Список может сильно отличаться в зависимости от условий работы той или иной организации, предприятия, учреждения. Пункты, включаемые в него, могут в общем случае иметь следующий вид:

• оценка условий трудовой деятельности и перечисление необходимых мер по ее результатам;
• мероприятия по технологическому переоборудованию;
• приобретение средств защиты для сотрудников;
• проверка и модернизация средств защиты и сигнализации;
• установка автоматизированной системы контроля;
• механизация процессов очистки и работы с отходами, а также обработка опасных и вредных веществ.

• модернизация вентиляционной системы;
• проверка и оптимизация нужного уровня освещения;
• разработка и установка оборудования для организации отдыха людей и обеспечения питьевой водой;
• приобретение необходимых средств защиты и их хранение;
• проведение инструктажей и обучения персонала технике безопасности и охране труда;
• обучение людей приемам первой медицинской помощи;
• проведение регулярных врачебных осмотров, а также оздоровительных и спортивных мероприятий для сотрудников и т. п.

Займемся охраной природы

Другой пример - составление плана мероприятий по охране окружающей среды. При проектировании и возведении любого объекта данный документ является обязательным и включает в себя не только цифры, но и схемы и диаграммы.

Разработка его ведется на основе чертежей объекта, схематической планировки того населённого пункта, где он расположен, генпланов близлежащих предприятий. В нём должны быть учтены требования закона по сохранности природных ресурсов.

Как составить план мероприятий по охране природы? Основные его пункты - это список действий, цель которых - защитить окружающую среду, и перечень ожидаемых результатов. Первая (основная) часть плана должна включать в себя работу по выяснению уровня вреда, причиняемого объектом природе. Далее - действия, способные ликвидировать или свести к минимуму данные негативные влияния.

Что еще он включает

Третий важный пункт - подробная смета, учитывающая все расходы на осуществление запланированных мероприятий. Обязательным приложением данной документации должна служить карта-схема с обозначением окрестных территорий, которые могут пострадать от деятельности предприятия или в результате теоретически возможной аварии.

Предполагаемая результативность планируемых действий определяется путём аналитических экспертных оценок, примерно определяющих степень будущего вредного воздействия объекта. Специалистами также предлагаются методы уменьшения ожидаемого негатива, что непременно должно найти отражение в составляемом плане.

Другой пункт документа обязан содержать конкретные данные по расчёту объёма производственных отходов с установкой их допустимого количества и способы уменьшения выбросов.

Как составить план мероприятий по ГО

Если предстоит разработать план мероприятий гражданской обороны, предварительно следует изучить указания руководства и уточнить распоряжение начальника ГО района. Руководителю организации перед разработкой подобного документа следует связаться с военным комиссариатом и выяснить данные по поставке необходимой техники и заключениям, принятым для возможных случаев стихийных бедствий или серьезных аварий.

На основе данных указаний следует начинать разрабатывать планы для конкретного учреждения или организации. Главное условие - отражение реальных и обоснованных с научной точки зрения мероприятий. Следует учитывать обстановку в случае возможного применения оружия потенциальным противником, на основе чего можно будет рассчитать необходимое количество средств и применяемых сил для ликвидации опасных последствий и налаживания трудовой деятельности объекта.

Весь комплекс запланированных действий должен быть тщательно продуман с целью оптимизации затрат сил, времени и средств и избегания необоснованных потерь людей и техники.

Где они составляются

Планы могут относиться к больницам, предприятием ЧС и экономики. Они могут касаться учреждений образования, культуры либо здравоохранения. Такие планы заведуют защитой населения в военное время либо составляются на случай аварий или непредвиденных стихийных бедствий.

Следующий пункт - планомерность и приведение объекта в готовность с указанием последовательности выполнения каждого из действий. Если речь идет о мирном времени, следует предусмотреть мероприятия, цель которых - предупредить чрезвычайные ситуации, а также ликвидировать последствия уже случившихся.

План работы по гражданской обороне каждого объекта должен быть включён в перечень основных мероприятий по защите населения на текущий год. Цель такого планирования - организованный перевод в условия военного времени, теоретическая необходимость в котором должна учитываться по определению.

Планом гражданской обороны обязательно должны располагать учреждения, подразумевающие массовое пребывание в них людей. Необходимость наличия такого плана диктуются возможностью террористических угроз и направлена на повышение эффективности экстренных мероприятий и организации аварийно-спасательных работ.

Отправляемся в лечебно-профилактическое учреждение

Планы мероприятий составляются в самых разных сферах. Если, допустим, по роду служебных обязанностей вам предстоит составить план дезинсекционных мероприятий в ЛПУ, следует прежде всего проанализировать обстановку на предмет ключевых моментов, требующих внимания руководства именно в данной сфере.

Такой план может состоять из организационных мероприятий, включающих выступления и лекции для медперсонала по профилактике инфекционных заболеваний с организацией зачетов, проведение и контроль качества работы дезинфекционного и стерилизационного характера, генеральных уборок в каждом из отделений, выявление случаев инфекционных заболеваний и проведению комплекса противоэпидемических мероприятий.

Планом должны быть предусмотрены административные обходы всех подразделений с целью проконтролировать соблюдение санитарно-гигиенического режима, составление графика мероприятий по дезинсекции и дератизации, проведение необходимых санитарно-микробиологических лабораторных исследований. В перечень действий обязательно должно быть включено обеспечение, ремонт или замена медицинского оборудования, внедрение новых методов стерилизации и дезинфекции. Кроме того, необходимо запланировать мероприятия по подготовке помещений к отопительному сезону, систематическому обеззараживанию воздуха, проветриванию палат и соблюдению температурного режима.

Должен быть предусмотрен достаточный запас лекарственных и дезинфицирующих средств, проведены профилактические беседы среди пациентов о предупреждении инфекционных заболеваний и необходимости здорового образа жизни.

Как составить план мероприятий общешкольного родительского комитета

Планы мероприятий часто разрабатываются в сферах общественного контроля. В качестве примера можно рассмотреть работу школьного родительского комитета. Целью его деятельности является активное участие в школьной жизни, помощь педагогическому коллективу, организация разнообразных мероприятий с детьми.

Родительский комитет избирается общим собранием на период, равный обычно одному учебному году, и ему предстоит решать задачи по выявлению потребностей и интересов школьников, определению путей их достижения и составлению соответствующей программы.

Как составить план мероприятия в школе? Чем именно должен заняться родительский комитет? Перечень может заключаться в проведении запланированных родительских собраний в классе с формированием школьного актива, оформлении информационных стендов, работе с неблагополучными семьями, подлежащими внутришкольному учету. В данном случае задачей родительского комитета является беседа с теми из родителей, которые не в состоянии обеспечить нужный контроль за поведением и учебой детей.

О чем не следует забывать

План должен предусмотреть составление графика проведения собраний, организацию школьного питания, вопросы медицинского обслуживания и выполнения санитарно-гигиенических мероприятий. В нём может затрагиваться вопрос школьных субботников с привлечением родителей, а также организация круглых столов, профориентационных мероприятий и родительских консультаций.

Отдельным пунктом обязательно должно быть включено информирование школьного руководства о принятых комитетом решениях и ходе их выполнения.

Как правило, в план мероприятий родительского комитета включаются вопросы итоговой аттестации старшеклассников, встречи с учителями с целью консультаций. Согласно плану, родителей также привлекают к внеклассным мероприятиям и спортивным соревнованиям в рамках всей школы или отдельного класса.

Дополнительным пунктом может быть награждение родителей за успехи в деле воспитания и активное участие в школьной жизни.

План проекта является ключевой частью набора инструментов любого менеджера проектов. Конечно, хочется начать работать над задачами как можно скорее, но если вы найдёте время и наметите стратегию реализации проекта, вы сможете сэкономить деньги и ресурсы. Составные части вашего проекта будут постоянно сдвигаться, и вам понадобится шаблон плана проекта для отслеживания этих изменений.

Как же выбрать подходящий шаблон из огромного количества существующих? Мы просмотрели их все и отобрали самые лучшие шаблоны проектных планов в Excel. В этой статье мы расскажем про различные виды шаблонов, а также объясним, когда лучше использовать каждый из них. Вы также сможете бесплатно загрузить шаблон плана проекта в Excel. Мы расскажем, что такое план проекта и как его создать в Excel, а также как его создать в Smartsheet, инструменте, упрощающим процесс управления и предлагающим дополнительные возможности для совместной работы.

Smartsheet

Шаблон плана работы помогает разбить крупные цели проекта на более мелкие, лёгкие в выполнении шаги. Этот тип шаблона показывает, какие задачи необходимо выполнить, кто ответственен за их выполнение, а также содержит срок выполнения задач. В шаблон включена временная шкала, которая помогает определить ожидания и улучшить прозрачность выполнения задач, давая возможность всем участникам проекта быть в курсе конечных результатов и крайних сроков. Шаблон плана работ лучше всего подходит для больших команд, работающих над крупными проектами с большим количеством задач и сроков выполнения.

Шаблон плана работы с диаграммой Ганта

 Загрузить шаблон плана проекта

План проекта чаще всего используется в сфере управления проектами, где для планирования и создания отчётов о прогрессе проекта необходимы диаграммы Ганта. Представление Ганта – это динамичная горизонтальная диаграмма, используемая для визуализации графика проекта и представляющая собой важный инструмент для организации доступа заинтересованных лиц к изменениям статуса проекта. Этот шаблон подойдёт менеджерам проектов, которые работают с крупными проектами с большим количеством участников.

Шаблон плана действий

 Загрузить шаблон плана действий

План действий перечисляет все шаги, необходимые для достижения определённой цели. В него включаются все сведения о действиях, которые необходимо предпринять, ответственных за их выполнение лицах, сроках выполнения, приоритетах и статусе. План действий похож на план работы, но план действий фокусируется на целях, в то время как шаблон плана работы отображает этапы выполнения задач, которые обычно отображены в хронологическом порядке. Шаблон плана действий подходит для индивидуального использования или для небольших команд.

Шаблон бизнес-плана

 Загрузить шаблон бизнес-плана

Шаблон бизнес-плана отображает бизнес-цели и действия, необходимые для их достижения. Бизнес-план фокусируется на будущем развитии вашего бизнеса и показывает, каким образом вы можете достигнуть ваших целей. Бизнес-планы – более стратегические, чем планы работ или действий, и часто включают в себя определение концепции, бизнес-профиль, экономическую оценку и т.д. Бизнес-план подойдёт владельцам уже работающего бизнеса, начинающим предпринимателям или предпринимателям, которые нуждаются в сторонней помощи.

1. Перейдите на сайт сайт и войдите в вашу учётную запись (или попробуйте бесплатную 30-дневную версию).
2. На вкладке "Домашняя" кликните "Создать" и выберите опцию "Просмотр шаблонов".
3. Введите слова "диаграмма Ганта" в поле "Поиск шаблонов" и кликните по иконке в виде лупы.
4. Вы увидите существующие шаблоны, но для нашего примера мы выберем шаблон "Простой проект с диаграммой Ганта". Кликните по синей кнопке "Использовать шаблон" в правом верхнем углу экрана поиска.
5. Дайте название вашему шаблону, выберите, куда вы хотите его сохранить, а затем нажмите кнопку OK.

2. Укажите все ваши проектные данные

Откроется встроенный шаблон, содержащий образцы контента для справки, а также уже отформатированные разделы, подзадачи и под-подзадачи. В Smartsheet вы можете без труда добавлять и удалять столбцы, в зависимости от объёма вашего проекта.

Просто кликните правой кнопкой мыши по столбцу и выберите "Вставить столбец справа" или "Вставить столбец слева", чтобы добавить столбец, или "Удалить столбец", чтобы удалить столбец. Чтобы удалить выделенную жёлтым цветом надпись в верхней части таблицы, кликните правой кнопкой по ней и выберите "Удалить строку".

1. Добавьте ваши задачи в столбец "Название задачи". Вы заметите, что иерархия уже была отформатирована для вас. Введите ваши данные в поля Раздела 1, Раздела 2 и Раздела 3 (так называемые "родительские строки". Дополнительные сведения о том, что такое иерархии, см. ).

1. Введите ваши задачи и подзадачи строки, расположенные под родительскими.

1. Слева от каждой строки вы можете добавить вложения непосредственно к задаче (идеально подходит для вложения списков заинтересованных лиц, бюджетов и т.д.) или начать обсуждение какой-либо проблемы.

3. Добавление даты начала и срока выполнения

1. Добавьте даты начала и сроки выполнения для каждой задачи. Если вы нажмёте и перетащите любой конец полоски задачи на диаграмме Ганта, Smartsheet автоматически изменит даты в вашей таблице.
2. Кликните по ячейке в любом из столбцов дат.
3. Нажмите на иконку календаря и выберите дату. Вы также можете ввести дату в ячейку вручную.

4. Введите данные о % выполнения и исполнителях

Столбцы "Выполнено (%)” и "Ответственное лицо" содержат дополнительную информацию о вашем проекте и улучшают его прозрачность, позволяя членам команды видеть, кто ответственен за задачи и на какой стадии находится процесс выполнения.

На диаграмме Ганта тонкие полоски внутри полосок задач означают процент выполнения работы для каждой задачи.

1. В столбце "Выполнено (%)" укажите процент выполненной работы для каждой задачи. Введите целое число, и Smartsheet автоматически добавит знак процента.
2. В столбце "Ответственное лицо" выберите имя исполнителя из вашего раскрывающегося списка контактов или введите имя вручную.

Разработка плана мероприятий не представляет затруднений для специалиста по управлению проектами. Однако автору многократно доводилось наблюдать, как авторитетные руководители составляли довольно сумбурные планы, из которых никак нельзя было заключить, каким же образом будет достигаться цель повышения эффективности работы направления, подразделения или предприятия в целом. Вместо конкретных действий в планах фигурировали лишь декларации с неопределенными сроками и результатами.

План мероприятий это документ, который определяет цели, конкретные действия (работы или мероприятия), требования к их результатам, сроки выполнения и исполнителей этих действий.

Совокупность мероприятий (в указанном понимании) представляет собой проект – временное предприятие, направленное на создание уникальных продуктов, услуг или результатов или программу – ряд связанных друг с другом проектов, управление которыми координируется для достижения преимуществ и степени управляемости, недоступных при управлении ими по отдельности .

Таким образом, план мероприятий – один из документов проекта или программы, который определяет ожидания относительно времени их выполнения, необходимых ресурсов и получаемых результатов. Обманчиво простая форма плана мероприятий требует (если, конечно заказчик заинтересован в получении реального результата) кропотливой вдумчивой работы. Нет нужды напоминать о том, что «самое главное в производстве – это подготовка производства» и что хорошо продуманный и структурированный план в значительной мере обеспечивает успех проекта.

Рекомендации по организации работы, предшествующей появлению плана мероприятий, содержится в многочисленных руководствах по повышению эффективности бизнеса, среди которых можно отметить , , и, как наиболее близкое к теме нашей статьи, .

В настоящей статье мы расскажем, как разработать целенаправленный и обоснованный план мероприятий, предварительно выполнив необходимую аналитическую работу. Для этого рассматривается один поучительный пример из практики автора, в котором использование ключевых показателей эффективности сочетается с техникой причинно-следственной диаграммы , «5 почему» и с обычным для менеджера проекта умением строить расписания проекта . Этот пример полезен еще и тем, что он типичен для многих предприятий сервисного бизнеса .

Структура плана

Приведенное выше определение плана мероприятий позволяет определить лишь самые общие требования к структуре (разделам) документа:

• Наименование
• Цели мероприятий
• Исполнители мероприятий
• Плановые сроки мероприятий
• Обоснование мероприятий
• План-график
• Требования к результатам
• Отчетность и контроль
• Приложения

Форма плана

Обязательными реквизитами плана мероприятий являются: наименование организации, наименование вида документа об утверждении, его дата и номер, место составления, гриф утверждения. Они помещаются в начале текста документа.

Подписи лиц, согласующих проект плана мероприятий, помещаются либо в конце текста документа, либо на отдельном листе согласования, реквизиты которого должны однозначно определять, какой документ был согласован. В конце текста плана мероприятий или на отдельном листе ознакомления заинтересованные работники проставляют свои подписи об ознакомлении с документом и получении его копии на руки.

Разработка содержания плана мероприятий

Идея метода

Постановка задачи: имеется продукт или направление деятельности организации, показатели качества которого необходимо улучшить.

Решение задачи предлагается осуществить в несколько шагов.

• Шаг 1. Точно описать продукт (продукты) рассматриваемого направления деятельности.
• Шаг 2. Определить основные показатели качества продукта (продуктов).
• Шаг 3. Классифицировать причины нарушения качества.
• Шаг 4. Оценить степень влияния выявленных причин на нарушение качества.
• Шаг 5. Предложить мероприятия, направленные на устранение или компенсацию выявленных причин.
• Шаг 6. Оценить степень влияния предполагаемых мероприятий на повышение показателей качества.
• Шаг 7. Ранжировать мероприятия по приоритетности, ориентируясь на степень их влияния на результат, срокам и стоимости; отобрать наиболее эффективные мероприятия.
• Шаг 8. Сформировать сетевой график мероприятий.
• Шаг 9. Сформировать временной график мероприятий, определить исполнителей.

Первый шаг включен в последовательность действий потому, что описание продукта (требований к нему) является определяющим для всего последующего процесса планирования. Если достаточно точного представления о продукте не сформировано, то дальнейшие действия обречены на неполноту или неэффективность.

Применение описанного метода проиллюстрируем примером.

Исходная ситуация

Сервисная компания (далее – СК) предоставляет в аренду оборудование и инструмент для ремонта нефтяных скважин, который выполняет специализированная компания по ремонту скважин (далее – КРС) (см. рис. 1). Оборудование доставляется в бригады КРС, работающие на месторождениях, в соответствии с заявками КРС в оперативном режиме. Заявка содержит требования к комплектации оборудования. Укомплектованное оборудование должно сопровождаться комплектом документов, подтверждающих его исправность и возможность использования. СК обеспечивает исправность оборудования, выполняя его техническое обслуживание и ремонт после возвращения его из КРС. Доставка выполняется транспортной компанией (далее – ТК), работающей у СК на субподряде. Некоторые виды ремонта и испытаний также выполняются субподрядчиками СК. КРС оплачивает время аренды или количество успешных операций, выполненных с помощью арендованного оборудования. Непроизводительное время бригады КРС, причиной которого стало арендованное оборудование, не оплачивается.

Описанное направление деятельности является для СК относительно новым, поэтому некоторые вопросы придется решать «с нуля».

Рис. 1. НК, КРС, СК и ее субподрядчики

Другие данные об исходной ситуации приводятся по ходу изложения ниже.

Требуется разработать годовой план мероприятий по повышению операционной эффективности компании.

Шаг 1. Описание продукта

Продуктом СК является оборудование, удовлетворяющее требованиям к:

1. техническим характеристикам (тип, марка, размер, мощность, диаметр и т.п.) – определяются заявкой;
2. ресурсу или надежности – определяются правилами ведения работ, руководствами по эксплуатации оборудования или договором между КРС и СК;
3. комплектности – определяются руководствами по эксплуатации оборудования или заявкой;
4. наличию сопроводительных документов – определяются правилами ведения работ и/или договором между КРС и СК;
5. месту и времени доставки – определяются заявкой.

Нарушение хотя бы одного из перечисленных требований влечет невозможность использования оборудования в процессе ремонта скважины. Контроль соблюдения требований осуществляет мастер ремонтной бригады или супервайзер нефтяной компании (далее – НК), которая является заказчиком ремонта скважины.

Выполнение перечисленных требований должно быть обеспечено следующим бизнес-процессами СК соответственно:

1. формирование оборотного фонда оборудования;
2. обеспечение технической готовности (включает подпроцессы: ревизия, техническое обслуживание, текущий ремонт, капитальный ремонт, испытания);
3. комплектация;
4. управление документацией;
5. доставка.

Таким образом, требования к продукту СК декомпозируются в требования к продуктам отдельных бизнес-процессов.

Шаг 2. Основной показатель качества

Напомним, что качеством продукта называется соответствие продукта требованиям клиента. Показатели качества являются количественными измерителями такого соответствия.

Наивный подход к определению показателей качества в нашем случае привел бы к простому набору из нескольких индикаторов несоответствий. Например, для данного вида оборудования необходимо иметь 5 сопроводительных документов, по факту привезли 3, следовательно, по выполнению требований к документам ставим «минус» и т.п.

Правильный взгляд на процесс (с точки зрения не потребителя продукта СК, а с точки зрения НК – потребителя продукта КРС) приводит к одному показателю – потерям производительного времени ремонтной бригады в процессе ремонта скважины . Действительно, НК заинтересована в минимальном времени простоя скважины в связи с ремонтом. Необходимое время ремонта определяется планом работ КРС; время, потраченное сверх нормативного, а тем более простои КРС не оплачиваются. Следовательно, КРС также заинтересована в минимизации потерь производительного времени. Заинтересована в этом, посредством системы тарификации, и СК.

Итак, основой показатель качества продукта СК – количество потерь производительного времени КРС (далее – ППВ), вызванных использованием арендованного оборудования. Измеряется этот показатель в бригадо-часах. Цель состоит в его минимизации.

Шаг 3. Классификация причин нарушения качества

ППВ связаны как с качеством самого продукта (т.е. доставленного в бригаду оборудования), так и с его эксплуатацией бригадой. Поэтому первый шаг классификации ППВ состоит в определении виновной в потерях стороны, которой могут быть:

• субподрядчики СК,

Следующий шаг классификации показан на рис. 2.

Рис. 2. Классификация причин потерь производственного времени.

Отметим, что в нашей классификации причины потерь соответствуют бизнес-процессам СК, которые, в свою очередь, отвечают видам требований к качеству продукта СК (см. шаг 0).

Итогом шага является причинно-следственная диаграмма нарушений качества, напоминающая диаграмму Исикавы и построенная по методу «5 почему».

Шаг 4. Степень влияния причин нарушения качества на результат

Для того, чтобы оценить степень влияния выделенных нами причин на результат, необходим аналитический учет по видам причин. Как правило, такой учет в СК ведется – хотя бы для того, чтобы корректно выставить претензии субподрядчикам или заказчику (КРС). На рис. 2 приведены соответствующие цифры.

Наибольшая доля потерь (80%) приходится на СК; в свою очередь, наибольшие проблемы (60%) связаны с процессом технического обслуживания и ремонта, призванного обеспечить исправность и достаточный ресурс предоставляемого заказчику оборудования.

Попробуем разобраться с проблемами ремонта глубже. Как и всякий производственный процесс, ремонт обеспечивается следующими ресурсами:

• технологией,
• производственными мощностями,
• запасными частями и материалами,
• персоналом,
• общей организаций производства.

По каждому из перечисленных видов ресурсов мы и зададим следующее «почему?» (третье по счету).

Следует признать, что редкие компании ведут корректный аналитический учет потерь качества в привязке к производственным ресурсам. Не была исключением и рассматриваемая СК. Поэтому для оценки степени влияния производственных ресурсов на качество продукта пришлось воспользоваться мнениями экспертов. В соответствии с ними по степени проблемности ресурсы выстроились следующим образом:

• недостаточная оснащенность производства (20%),
• отсутствие или несоответствие технологий ремонта (10%),
• нерациональная организация производства (10%),
• недостаточная квалификация персонала (10%),
• недостаточная мотивация персонала (5%),
• некачественные запчасти (5%).

Итогом шага является расширенная причинно-следственная диаграмма нарушений качества, на которой приведены количественные оценки влияния выделенных причин на нарушение качества.

Шаг 5. Предложение мероприятий

В первую очередь, как явствует из приведенных оценок, надо заняться обновлением производственных мощностей. Однако дело это дорогое и длительное. Поэтому на данном шаге мы, не сдерживая фантазию, попробуем предложить как можно больше разнообразных мероприятий, способствующих решению тех или иных проблем (см. рис. 3).

Для увеличения изображения, кликните по нему мышкой

Рис. 3. Мероприятия.

На практике для изготовления рисунка, подобного рис. 3, полезно пользоваться доской или какой-либо программной средой типа MS Visio, поскольку придется дописывать и переставлять мероприятия и выстраивать из них причинно-следственные «грозди». Каждое мероприятия будет «бить» в одну или в несколько проблем, либо предшествовать по логике одному или нескольким мероприятиям (заодно появляется и прообраз сетевого графика мероприятий).

Отметим, что к категории проблем под названием «прочие» никакие меры принимать не предлагается, так как отнесение определенного процента нарушений к этой категории означает, что проблемы либо не настолько критичны, либо природа их неясна. В итоговой версии плана мероприятий «прочим» категориям могут быть посвящены действия, направленные на прояснение причин таких потерь, если, конечно, такие действия будут экономически оправданны.

Уже на этом шаге вполне можно оценить, насколько «легким» или «тяжелым» будет предлагаемое мероприятие с точки зрения его стоимости, продолжительности или иных факторов (например, степени сопротивления его выполнению). Тем не менее, повторим, что на данном шаге следует освободиться от предрассудков и максимально расширить спектр применяемых средств.

Итогом шага является диаграмма, в которой причинам потерь качества отвечают мероприятия, образующие причинно-следственную сеть.

В финальной версии такой диаграммы остаются, конечно, далеко не все мероприятия, которые были предложены во время «мозгового штурма», а только те, которые планируется выполнить. Общее время на реализацию мероприятий может быть определено либо исходя из необходимости достигнуть поставленную цель, либо как фиксированный период (например, год). Напомним, что в нашем примере для реализации мероприятий отводится один год.

Шаг 6. Оценка степени влияния мероприятий на результат

На этом шаге необходимо понять, насколько выполнение тех или иных мероприятий влияет на результат. В нашем случае – насколько те или иные мероприятия снизят ППВ.

Оценка улучшений рассчитывается исходя из того, что все мероприятия, отображенные на диаграмме, будут выполнены.

К требуемой оценке можно подойти двояко: либо мы определяем, какое улучшение возможно и рассчитываем целевое значение, либо целевое значение устанавливается, а размер улучшения рассчитывается. В ситуации, явившейся прообразом рассматриваемого нами примера, применялись оба подхода. Рассмотрим некоторые детали подробно.

Возьмем ППВ по вине заказчика оборудования – КРС. Основные потери связаны с некорректностью подачи заявки и с неправильной эксплуатацией оборудования в бригадах КРС.

Некорректность заявки означает неправильное указание типоразмера или комплектации оборудования. В свою очередь, неправильное указание типоразмера может быть обусловлено отсутствием (или сознательным неиспользованием) единого справочника оборудования либо ошибкой технолога, подготавливающего заявку.

Первая причина ликвидируется на первых этапах разъяснительной работой с технологами, созданием «бумажного» единого справочника , обязательного к использованию, а на финальных этапах – автоматизацией процесса заказа, когда единый справочник будет использоваться в рамках единой автоматизированной информационной системы.

Вторая причина, скорее всего, не устранима средствами, доступными СК. Ошибки будут, тем более, что часть из них в реальности обусловлена действиями НК, выдающей КРС определенный план работ по скважине.

В итоге, реальной оценкой будет снижение потерь по категории «некорректная заявка» наполовину, то есть в итоге на 1% от общего объема ППВ.

Аналогично, примерно наполовину удастся сократить потери, связанные с неправильной эксплуатацией оборудования. Здесь основными инструментами воздействия является налаженная претензионная работа, опирающаяся на данные контроля эксплуатации оборудования со стороны КРС. Однако, контроль эксплуатации все равно не будет тотальным, так как требует значительного увеличения ресурсов СК.

Прочие потери по вине КРС остаются неизменными.

Рассмотрим теперь потери, связанные с собственной производственной деятельностью СК.

Для оптимизации оборотного фонда оборудования (закупок необходимого оборудования, консервации, продажи или ликвидации ненужного) требуется предварительная аналитическая работа по расчету номенклатуры и объема оптимального оборотного фонда . Для этого необходимы данные о поведении случайных величин спроса на оборудование со стороны КРС и времени оборота, складывающегося из времени эксплуатации оборудования бригадой КРС на скважине, времени ремонта оборудования на базе СК, времени транспортировки оборудования и времени нахождения оборудования в состоянии технической готовности на складе СК . Требуемую статистическую информацию надо собирать не менее полугода. Финансовое ограничение также не позволит решить проблему оптимизации оборотного фонда полностью. Разумной оценкой будет улучшение по данному показателю на 5% от общего объема ППВ.

Целевое значение для улучшения качества ремонта (втрое в относительном измерении и на 40% ППВ в абсолютном) в нашем примере было поставлено «авторитарно». Тем не менее, это значение было подкреплено трезвыми оценками возможностей. А именно:

Суммируя полученные оценки по стрелкам причинно-следственной диаграммы потерь, получаем, что за счет планируемых мероприятий ППВ могут (и должны) быть снижены на 60% в течение года .

Полученный результат представляет собой целевое значение ключевого показателя качества и, соответственно, основную цель мероприятий. Диаграмма показывает, за счет чего достигается целевое значение.

После того, как будет сформирован график мероприятий (см. шаг 8), можно будет говорить о значениях целевого показателя, которые должны быть достигнуты поэтапно. Если предполагается, что целевое значение должно достигаться равномерно, то по известным формулам следует рассчитать целевые значения помесячно или поквартально.

Шаг 7. Ранжирование мероприятий

На этом шаге следует определить приоритетность предложенных мероприятий, принимая во внимание степень их влияния на целевые показатели мероприятий.

Фактически, шаги 4, 5 и 6 происходят одновременно или циклически во время рисования диаграммы проблем и мероприятий. Определяя приоритетность того или иного мероприятия, мы определяем приоритетность всех связанных с ним мероприятий (по логическим связям, которые показываются на диаграмме). Однако для независимых мероприятий необходимо определить приоритет, исходя как из количественных, так и из «политических» соображений.

Итогом шага должен являться упорядоченный по важности перечень независимых групп мероприятий.

В нашем примере важность всех групп мероприятий была признана одинаковой, иными словами, «наступление» на потери решено было вести «по всем фронтам» одновременно.

Шаг 8. Формирование сетевого графика мероприятий

Сетевой график для наших целей представляет собой диаграмму, показывающую логическую зависимость мероприятий. На диаграмме мероприятия изображаются вершинами графа и соединяются стрелками, если результаты одного мероприятия являются входными объектами для другого.

Вершинами графа являются как мероприятия, перечисленные ранее, так и дополнительные мероприятия, необходимость которых диктуется логикой.

Так, добавлены мероприятия, связанные со сбором статистической информации, необходимой для расчета оптимального объема оборотного фонда оборудования и норм расходов ресурсов на ремонт. Работам по автоматизации процессов СК предшествует постановка задачи (разработка технического задания) и выбор поставщика программного решения.

Для увеличения изображения, кликните по нему мышкой

Рис. 4. Сетевой график мероприятий.

Шаг 9. Формирование временного графика

Временной график показывает, как должна разворачиваться реализация мероприятий во времени.

Для построения временного графика необходимо:

• иметь сетевой график мероприятий,
• оценить ресурсоемкость каждого мероприятия,
• оценить продолжительность каждого мероприятия, исходя из ограниченности ресурсов,
• привязать мероприятия к временной оси,
• определить исполнителей и иные необходимые ресурсы.

Построение временного графика – сложная задача (задача целочисленной оптимизации), поэтому на практике решается она в несколько итераций. Расположение мероприятий во времени не должно противоречить связям «предшествует – последует», указанным на сетевом графике. Объем мероприятий, в которых задействован некий ресурс, не должен превосходить объем (пропускную способность) этого ресурса. Продолжительность мероприятий, в которых задействованы внешние по отношению к организации исполнители, должна быть определена с учетом риска задержек по вине другой стороны. Максимально широко следует использовать распараллеливание мероприятий.

Необходимо внимательно подойти к временнoму характеру и определению продолжительности мероприятий. Именно, мероприятие может быть:

• однократным (например: подготовка технического задания или закупка определенного вида оборудования);
• периодическим (например: обучение);
• текущим (например: сбор статистической информации).

Продолжительность однократного мероприятия четко ограничена датами начала и окончания. Периодическое мероприятие характеризуется периодичностью и продолжительностью каждой реализации. Текущее мероприятие также ограничивается, как правило, датами начала и окончания, но простирается на весь период от запуска до конца периода планирования мероприятия. Чтобы пояснить различия между этими видами мероприятий, а также сослаться на правила, в соответствии с которыми производятся периодические или текущие мероприятия, в плане мероприятий используют поле «примечания».

Нередки случаи, когда в план мероприятий включаются мероприятия, связанные с разработкой некоторого подпроекта и его реализацией. В таких случаях, как правило, разработка плана подпроекта относится к вполне определенному сроку, продолжительность же реализации подпроекта может быть определена лишь приблизительно или вообще заранее не определена. В таком случае в общем временном графике мероприятий следует указать приблизительный интервал, сопроводив мероприятие примечанием о том, что оно осуществляется в соответствии с планом (заданием), утвержденным на предыдущем этапе (дать ссылку на пункт плана) и что его продолжительность подлежит уточнению в соответствии с указанным планом.

Аналогичную рекомендацию можно дать и для упорядочения периодических и текущих мероприятий. Если порядок их проведения заранее не определен, то в рамках планируемых мероприятий следует предусмотреть мероприятия по установлению такого порядка. Например, для периодических многосторонних технических совещаний вначале принимается регламент таких совещаний: устанавливается периодичность (скажем, один раз в месяц), порядок формирования повестки дня, обсуждения и принятия решений. Далее в план включается периодическое мероприятие «проведение технических совещаний», а в примечании указывается: «в соответствии с регламентом, см. п. … плана мероприятий»; при этом указанный регламент фигурирует в плане мероприятий как результат мероприятия, на который дана ссылка.

Если в план мероприятий внесено однократное мероприятие, по результатам которого запускается иной проект или текущая работа, то это указывается в примечании.

Помесячный график мероприятий для нашего примера приведен в табл. 1.

Табл 1. Временной график мероприятий.

Для увеличения изображения, кликните по нему мышкой

После разработки содержательной части плана мероприятий, построения диаграмм и графиков, выполнения расчетов можно приступить к оформлению документа.

Наименование

Наименование документа обычно выглядит как:

План мероприятий по…

Программа мероприятий по…,

если речь идет о большой систематической работе.

В любом случае наименование должно быть кратким, точно характеризующим основную цель мероприятий, а также, при необходимости, место и период выполнения мероприятий. Например:

Программа развития сервиса нефтепромыслового оборудования по Нижневартовскому региону на 201Х год.

Цели мероприятий

В этом разделе документа кратко формулируются основные цели мероприятий.

Порядок перечисления целей определяется приоритетом целей; целевые количественные показатели предшествуют качественным. Оба типа показателей должны допускать объективное измерение. При формулировке целей возможно краткое пояснение, за счет чего предполагается достижение данной цели. Количество указываемых целей не должно превышать 3 – 5. Обилие целей затрудняет проверку их достижения.

Например:

Целями мероприятий являются:

1. Сокращение потерь производительного времени заказчиков по Нижневартовскому региону не менее, чем на 60% от уровня 201Х-1 г. до конца 201Х года и ежемесячно в течение 201Х г. не менее, чем на 8% по сравнению с предыдущим месяцем.

2. Достижение рентабельности по направлению сервиса нефтепромыслового оборудования за 201Х г. не менее 5% за счет оптимизации организации бизнеса направления.

3. Увеличение выручки направления сервиса нефтепромыслового оборудования за счет принятия на обслуживание новых заказчиков в 201Х г.

Целью мероприятий является разработка унифицированных положений о структурных подразделениях и должностных инструкций работников ООО «ААА», ООО «БББ», ООО «ВВВ».

Недопустимо отсутствие целей, указание чисто декларативных целей, целей без установления объективно измеримых количественных или качественных показателей.

Исполнители мероприятий

В этом разделе перечисляются исполнители мероприятий в соответствии с временным графиком, построенным на шаге 8.

Исполнители группируются по организациям, если в мероприятиях принимают участие несколько организаций. В таком случае указывается головная организация (стоит в перечне первой), руководитель мероприятий, руководители рабочих групп по организациям, кураторы мероприятий и т.д.

При необходимости следует указать, что:

По указанию руководителя мероприятий к участию в мероприятиях могут привлекаться работники <указываются наименования организаций и/или их подразделений> по согласованию с их непосредственными руководителями.

Если некоторые исполнители должны быть назначены или выбраны по итогам выполнения некоторых этапов мероприятий, то наименование таких исполнителей указывается условно (кратко описывается его роль в реализации мероприятий) и дается пояснение, как и когда определяется конкретный исполнитель. Например:

Подрядчик-поставщик АИС – подрядчик Общества, поставляющий программное обеспечение; определяется по итогам конкурса на этапе 7.

Плановые сроки мероприятий

В этом разделе указываются плановые сроки начала и окончания выполнения мероприятий, исходя из временного графика, полученного на шаге 8.

Обоснование мероприятий

Этот раздел плана мероприятий не является необходимым, но полезен для обоснования поставленных целей и предлагаемых для их достижения средств. Возможно перенесение этого раздела в приложение к плану мероприятий.

В зависимости от предмета мероприятий в данном разделе могут быть помещены описания ситуации «как есть» (до выполнения мероприятий) и «как будет» (после выполнения мероприятий), включая количественные оценки в разрезе целевых показателей, упомянутых в разделе «Цели мероприятий».

План-график

Этот раздел является центральным для плана мероприятий. В нем мероприятия группируются в этапы (по времени) или иные разделы, а для каждого отдельного мероприятия указываются:

• порядковый номер или условное обозначение;
• полное наименование мероприятия;
• требуемый результат;
• сроки выполнения (начало, окончание или периодичность);
• место выполнения;
• исполнители (в том числе, ответственный исполнитель);
• примечания.

Форма представления информации о мероприятиях в данном разделе может быть разной. При выборе формы следует руководствоваться принципами полноты информации и наглядности.

Весьма удобна следующая комбинированная форма, которой мы уже воспользовались выше (табл. 1).

Если исполнители однотипных мероприятий находятся в разных организациях, то можно воспользоваться двумя таблицами – общим планом работ (табл. 2) и традиционным временным графиком (табл. 3).

Табл. 2. Образец общего плана работ.

Табл. 3. Образец временного графика.

Наименование мероприятия должно быть кратким и точно определять суть мероприятия. Обобщенные формулировки допускаются для наименования блоков мероприятий – разделов плана. Наименование мероприятия начинается, как правило, отглагольным существительным, указывающим на предпринимаемое действие (например: разработка, построение, создание, внедрение, приобретение и т.п.); следующие слова описывают объект действия (например: приобретение лицензий, формирование разделительного баланса, сбор статистической информации и т.п.). Желательно, чтобы наименования мероприятий, при их упоминании вне полного контекста плана работ, позволяли бы идентифицировать выполняемые действия (например: вместо двух мероприятий с наименованием «приобретение лицензии» в двух разных разделах плана лучше написать «приобретение лицензий на бухгалтерское программное обеспечение» и «приобретение лицензий на технологию выполнения сварочных работ»).

Наименование результатов мероприятий также должно быть предельно конкретным. Не беда, если в наименование результата надо будет повторить часть наименования мероприятия (например: мероприятие – «заключение договора на поставку запасных частей», результат – «заключенный договор на поставку запасных частей»; отметим, что краткая формулировка «заключенный договор» не будет идентифицировать результат, если перечень результатов мероприятий будет процитирован в другом документе без указания наименования мероприятий).

Следует различать мероприятия, приводящие к различным результатам. В свою очередь, различия результатов могут проявляться в статусах соответствующих объектов. Например, общее мероприятие «заключение договора» бывает целесообразно разделить на «подготовку проекта договора» с результатом «проект договора», «согласование проекта договора с контрагентом» с результатом «согласованный с контрагентом проект договора» и «подписание договора» с результатом «подписанный договор». Целесообразность этого обусловлена в различии исполнителей (проект договора готовит одна сторона, согласуют и подписывают обе), а также необходимостью разделения сроков выполнения (подготовка проекта договора – процесс, полностью контролируемый одной стороной; согласование – двусторонний процесс с риском затягивания по вине другой стороны).

Требования к результатам

В этом разделе приводятся требования к результатам мероприятий или ссылки на источники таких требований (например, отраслевые стандарты или локальные нормативные акты организации).

Раздел с описанием требований к результатам обязателен, если такие требования не являются общеизвестными или не установлены действующим законодательством или локальными нормативными актами организации. В частности, специфические требования к назначаемым или выбираемым исполнителям могут быть сформулированы в данном разделе документа.

Отчетность и контроль

Этот раздел посвящен формам и методам контроля за выполнением мероприятий.

Если в организации имеется локальный нормативный акт, устанавливающий порядок управления проектами, в котором с надлежащей детальностью описаны формы и методы контроля выполнения проектов, то в данном разделе плана мероприятий достаточно дать ссылку на соответствующие разделы такого нормативного акта с уточнением персоналий.

В противном случае в данный раздел плана мероприятий необходимо включить минимальный набор положений, обеспечивающих контроль за выполнением мероприятий.

Отчеты о выполнении мероприятий подготавливаются, как правило, по всей вертикали управления мероприятиями, начиная с рядовых исполнителей до куратора мероприятий, который отчитывается перед органом, утвердившим план. Частота предоставления отчетов при этом убывает при движении по вертикали управления снизу вверх. Главную контрольную функцию выполняет куратор мероприятий; финальные решения по мероприятиям принимает орган, утвердивший план мероприятий. Например:

Руководитель рабочей группы еженедельно (в понедельник недели, следующей за отчетной, до 10.00 московского времени) отчитывается по установленной форме о ходе проекта куратору мероприятий.

Куратор мероприятий отчитывается о выполнении мероприятий перед генеральным директором не реже одного раза в две недели.

Контроль мероприятий, включающий согласование рабочих планов, проверку соблюдения сроков выполнения мероприятий, проверку (экспертизу) соответствия результатов мероприятий установленным требованиям, осуществляется куратором мероприятий.

Формы отчетности могут содержать информацию о выполнении целевых показателей проекта и административную информацию о соблюдении сроков выполнения мероприятий, назначении исполнителей, планируемых действиях (детализирующих мероприятия плана), проблемах по ходу выполнения мероприятий.

• Выполняемые этапы.
• Полученные результаты.
• Планируемые действия.
• Проблемы.
• Предложения.

Приложения

В приложения к плану мероприятий может быть вынесена вся информация, которая необходима для реализации мероприятий, но не была отражена в перечисленных выше основных разделах плана.

К такой информации могут относиться:

• планы использования ресурсов, в том числе финансовых (иными словами, бюджет мероприятий);
• план коммуникаций и иных действий, сопровождающих выполнение мероприятий;
• анализ рисков мероприятий.

Литература

1. Pyzdek Th. The Six Sigma Project Planner: A Step-by-Step Guide to Leading a Six Sigma Project Through DMAIC – McGraw-Hill. – 2003. – 232 p.
2. Pyzdek Th., Keller P. The Six Sigma Handbook. – McGraw-Hill. – 2010. – 548 p.
3. Андерсен Б. Бизнес-процессы. Инструменты совершенствования. – М.: РИА «Стандарты и качество». – 2005. – 272 с.
4. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (введен в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст).
5. Демидов Е.Е. Построение системы управления сервисной компанией. – Контроллинг. – 2007. – № 22. – с. 40 – 50.
6. Демидов Е.Е. Эффективное использование оборотного фонда. / Справочник экономиста. – 2013. – № 1. – с. 80 – 87.
7. Майкл Дж. Л. Бережливое производство + шесть сигм: комбинируя качество шести сигм со скоростью бережливого производства. – М.: Альпина Бизнес Букс. – 2005. – 360 с.
8. Руководство к Своду знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK®). Четвертое издание. (Русский перевод.) – Project Management Institute. – 2008. – 463 с.

Она же «диаграмма Исикавы» и «диаграмма рыбьей кости».

Они же «временные графики», «ленточные графики» или «графики Ганта».

Define – Определяй, Measure – Измеряй, Analyze – Анализируй, Improve – Улучшай, Control – Проверяй.

К таким потерям относятся: простои (в т.ч. ожидания), аварии, повторные операции (операции, не предусмотренные планом работ, но выполняемые вследствие неуспешности предусмотренных операций), невыполнения норм по скорости работ, прочие аналогичные виды потерь.

О том, как это может быть сделано, рассказано в .

Полученная информация будет основой для борьбы со снижением вариабельности указанных случайных величин в духе «шести сигм», которая во всей полноте должна развернуться на следующий год проекта.

Предприятия-изготовители всячески ограничивают распространение технологий обслуживания и ремонта, чтобы избежать появления конкурентов.

В идеале, конечно, потери должны быть снижены до нуля, однако при имеющихся ограничениях, в том числе и временных, определенные нами 60% представляют реальную цель. Указание нереальных целей девальвирует как план, так и весь проект.

Линейным (арифметическая прогрессия) или нелинейным (геометрическая прогрессия) способом. В нашем примере целью было поставлено ежемесячное сокращение ППВ не менее, чем на 8% от уровня предыдущего месяца – с небольшим опережением, поскольку 100 x (1 – 8/100)12= 36.8.

В реальном плане указываются Ф.И.О. исполнителей.

НПО – нефтепромысловое оборудование.

Полезно сразу ограничить объем такого рапорта, скажем, то одной страницы – тогда руководитель проекта вынужден будет отдать предпочтение наиболее существенным достижениям, планам и проблемам.

Как составить план. Планирование мероприятий, шагов (10+)

Планирование. Составление плана мероприятий

Планирование (составление плана) - важнейшая составляющая часть достижения цели. Большая задача сама по себе пугает. Непонятно, с какой стороны к ней подступиться. Это демотивирует, вгоняет в депрессию. Наличие понятного исполнимого плана само по себе убеждает в достижимости цели и мотивирует. Единственный способ съесть слона - есть его по частям.

Удобнее всего составлять план в текстовом редакторе или редакторе таблиц, так как нам придется раздвигать строчки, вставлять комментарии и корректировать план на этапе исполнения. На бумаге это делать невозможно. Специализированные программы для планирования я пробовал использовать, но разочаровался, не нашел в них каких-то дополнительных преимуществ по сравнению с обычным редактором таблиц.

Структура плана мероприятий

План состоит из шагов, сгруппированных в этапы. Мелкие этапы могут группироваться в более крупные. Каждый пункт плана должен содержать срок начала и завершения этапа.

Я планирую таким образом. Ставлю цель. Как правильно ставить цели , можно прочесть по ссылке. Для начала в моем плане всего две строчки (первая и последняя): текущее состояние дел и желаемый результат (цель). Далее я иду к середине плана с двух концов. С одной стороны пишу этапы, которые можно предпринять, начиная с текущего состояния (назовем их реальными этапами). С другой стороны пишу условия достижения конечной цели, которые, по моему мнению, ближе, чем сама цель (желаемые этапы). Вставляю эти строчки между первой и последней. Стараюсь найти такие этапы, чтобы они в конце концов встретились, то есть из последнего реального этапа вытекал первый желаемый. Обычно это удается, хотя и не всегда с первого раза. Возможно, понадобится изучить опыт других людей, которые уже решали похожие задачи, посоветоваться. Если цель такая, которую раньше никто не достигал, то все равно ее достижение состоит из этапов, многие из которых другие люди уже проходили. Так что в планировании этих этапов нужно опираться на чужой опыт, а уникальные шаги придется продумывать самому.

Для примера рассмотрим план освоения иностранного языка. В скобках указана последовательность, в которой я добавлял этапы.

• Иностранный язык не знаю (1)
• Выясняю у друзей, знающих язык, как они его выучили (3)
• Подбираю и покупаю самоучитель языка (7)
• Осваиваю язык по самоучителю до уровня "читаю со словарем" (8)
• Записываюсь на курсы с носителем языка, осваиваю произношение и понимание со слуха (9)
• Учу слова, расширяю словарный запас (10)
• Читаю литературу на языке (11)
• Читаю периодику на данном языке через интернет (6)
• Смотрю спутниковые телевизионные программы на данном языке (5)
• Посещаю страну, где говорят на этом языке, для практики (4)
• Иностранный язык знаю на разговорном уровне (2)

Планирование мероприятий по уточнению плана. Контроль и корректировка

Пункты плана после 3-го добавляю по итогам выполнения третьего, то есть выяснения у друзей путей освоения языка. Это нормально. В планах нередко приходится вставлять некоторые исследования, на основе которых потом продолжается планирование. Но важно помнить цель и срок, к которому ее нужно достигнуть. Получив нужные данные, стараемся составить план, приводящий к цели в нужное время.

В сложных планах практически невозможно все запланировать заранее. По итогам одних шагов может появляться информация, влияющая на другие. Я советую запланировать все шаги на основе той информации, которая имеется. По мере выполнения плана, когда будет появляться новая информация, вносить коррективы. Но при этом постоянно удерживать внимание на конечной цели и сроках. Всегда нужно стараться корректировать план так, чтобы сроки не сдвигались. Начать сдвигать сроки легко, остановиться практически невозможно. Корректировка сроков - последний рубеж, когда уже ничего другого предложить нельзя. Мой опыт показывает, что если постоянно контролировать исполнение плана, понимать, что дела идут не так, как планировалось, сразу после возникновения проблем, а не в конце этапа, то удается внести коррективы и выполнить план в срок, несмотря на возникшие сложности.

Так что важнейшим элементом выполнения плана является оценка степени его выполнения. Необходимо регулярно выяснять, идет ли выполнение плана по графику. Это важно и для коллективного, и для индивидуального плана. Как оценить степень выполнения? Для этого нужна достаточная детализация.

Степень детализации плана

Теперь детализирую этапы до такого состояния, чтобы выполнение каждого шага было очевидным и занимало максимум несколько часов. Если детализация выполнена верно, то легко оценить выполнимость каждого шага и можно контролировать, насколько план выполняется.

Например, этап "Выучить 3 000 иностранных слов за год" детализирован недостаточно. Непонятно, реально ли это, как к этому подступиться, невозможно контролировать исполнение. В конце года станет ясно, что план провален, но что-то предпринимать будет поздно.

Такая детализация исправит положение: "Ежедневно изучать десять слов, повторять слова за последние десять дней, повторять слова за день, который был месяц назад, повторять слова за день, который был два месяца назад". Эти шаги понятно как выполнить. Выполнение этих шагов легко контролировать. Вы либо выполнили эти шаги за день, либо нет. Эти шаги приводят к нужном результату - освоению за год 3 000 слов.

Внимание!

Существует мнение, что время, отведенное на реализацию некоего проекта, – фиксированная величина. Разница в том, сколько времени вы тратите на подготовку и планирование. Попробуем представить это графически.

Вопрос: какой вариант лучше?

Очевидно, что второй: он обходится дешевле, и ошибок в этом случае будет меньше. Постарайтесь уделить достаточно времени планированию и подготовке.

Особый фокус состоит в том, что необходимо уделять особое внимание аккуратности исполнения плана – иначе зачем его составлять? Если вы подготовили его, то нужно обязательно его осуществить.

Основные элементы планирования:

– цели и задачи мероприятия;

– концепция мероприятия;

– время и место проведения;

– время и темп исполнения;

– пути достижения целей;

– необходимые ресурсы и распределение работ:

а) персонала;

б) техники и оборудования;

в) бюджета;

– работа с поставщиками и субподрядчиками.

При подготовке плана продумайте, как будут звучать цели мероприятия для его участников. Они должны быть понятны, должны отвечать интересам выбранной аудитории, решать их проблемы или делать жизнь лучше, удобнее.

Сформулированная цель должна быть в меру благородной, правдивой, реалистичной и реализуемой. Возможно, вам будет легче сформулировать цель, если у вас есть какой-то повод. Поводом для проведения мероприятия могут стать:

– общественные или религиозные праздники;

– годовые циклы (например, завершение финансового года, начало летнего сезона);

– годовщины, юбилеи, памятные даты;

– важные события, новости;

– традиции;

– запуск нового продукта.

Позаботьтесь, чтобы все члены вашей команды могли четко и приблизительно одинаково ответить на вопрос о целях мероприятия. Это важно как для вас самих, так и для Клиентов, поскольку на мероприятия не должны прийти люди с совершенно разными ожиданиями, получившие разную информацию от организаторов.

Если ваше мероприятие хоть немногим сложнее внутрифирменной планерки, вам стоит написать его концепцию. Это должен быть документ, который описывает ваше видение мероприятия: каким оно будет, когда состоится. Возможно, реальное мероприятие будет отличаться от вашего предварительного ожидания. Отнеситесь к этому спокойно. Это своеобразное предложение рынку. Даже если в итоге все пройдет не так, как вы запланировали, – все равно вам стоит иметь предварительное представление.

«Если тебе все равно, куда ты хочешь попасть, девочка, тебе не важно, куда идти», – говорил Алисе улыбающийся Чеширский Кот.

Концепция поможет понять, куда вы хотите попасть. Включите в проект концепции то, что вы могли бы рассказать за чашкой чая потенциальному участнику мероприятия. Это не обязательно должна быть вся информация о мероприятии, включая бюджет и задействованные ресурсы. Это все-таки внутренние данные. Включите в концепцию то, что вы могли бы и хотели рассказать участникам.

В концепции могут быть описаны цели и задачи мероприятия, его целевая аудитория. Приведите аргументы: для чего необходимо участвовать в мероприятии. Включите туда техническую информацию: дату и место проведения, сведения об организаторах и поддерживающих организациях, партнерах и спонсорах, укажите стоимость продукции, контактные данные и т. п.

Концепция в дальнейшем может использоваться в качестве основы для создания сайта мероприятия, информационных брошюр и т. д.

В ходе подготовки мероприятия вам может понадобиться несколько временных планов разного масштаба.

Для удобства планирования вы можете использовать временные отрезки: месяц, неделя, день. Чем больше времени до мероприятия, тем более крупными временными отрезками вы можете оперировать.

В типичном случае, если подготовка мероприятия начинается за несколько месяцев, вам понадобятся три плана:

– общий план работ – понедельный или помесячный;

– план заключительного этапа: в последние несколько дней перед мероприятием, когда подходят все дэд-лайны (от англ. deadline – окончательные, крайние сроки), соединение всех временных компонентов должно быть филигранным;

– сценарий самого мероприятия. Будет вполне правильно, если он будет поминутным.

Если слуга будет думать только о том, что ему предстоит сделать в течение дня, он сможет сделать все. Приниматься нужно только за то, что можно закончить в течение одного дня. Завтра будет тоже только один день.

Ямамото Цунэтомо, «Хагакурэ (Сокрытое в листве)», XVIII век

Как составить план?

Лучше всего, если у вас уже есть план предыдущего мероприятия, которое прошло исключительно успешно, и вам нужно лишь внести коррективы. Даже если мероприятие не было слишком удачным, все равно хорошо, если план сохранился. Это значит, что вы сможете его использовать, поскольку знаете, где и что нужно исправить.

Если же такого плана нет, придется составить его в первый раз.

Вот несколько советов.

– Составьте общий список всех работ, которые предстоит сделать перед мероприятием. Просто напишите их в столбик на бумаге. Постарайтесь сделать это чрезвычайно скрупулезно.

– Имея список работ, расставьте их логически в обратном порядке, начиная от дня предстоящего мероприятия и до настоящего момента.

– Распишите ключевые даты. Это своеобразные чекпой-нты – контрольные точки, в которых проверяется, насколько успешно выполняется план. В эти ключевые даты должны произойти основные события по подготовке мероприятия: отправка приглашений, бронирование зала, оплата авиабилетов приглашенного докладчика и т. п. Эти даты могут быть связаны как с техническими циклами (например, временем, за которое доходит корреспонденция до адресатов; временем, необходимым на печать буклета), так и с какими-то календарными датами (праздники, дни конкурирующих мероприятий, выставок и т. д.).

– Проверьте, как даты согласуются с календарем, учтите праздники, выходные и пр. Посмотрите, как даты соотносятся с планами работ компании в целом: не пересекаются ли запланированные действия с отпуском руководства, участием компании в выставках, участием в крупных проектах всего доступного коллектива фирмы…

– Покажите ваш план коллегам, подрядчикам (весь или ту часть, которая их касается) и внесите указанные ими коррективы.

План готов, приступайте к его реализации.

Большая часть подобных работ может быть выполнена в пакете Microsoft Project.

Как должен выполняться план?

Вы можете сразу выбрать нужный темп и следовать намеченному либо работать с другой скоростью.

График иллюстрирует кратчайшее расстояние между исходной точкой и результатом. То есть выполнение работ по этому графику предполагает минимальные трудозатраты и оптимальную загрузку.

Если вы работаете медленнее, то, чтобы добиться запланированного результата, нужно будет либо работать заметно интенсивнее (то есть с перегрузками) на завершающем этапе, либо смириться с тем, что результаты будут гораздо скромнее.

Если вы начали выполнять план быстрее намеченного, то это могло произойти по следующим причинам.

– Вы поставили себе слишком простые задачи и поэтому легко их выполняете. Это плохо, так как это означает, что либо вы ошиблись с задачами, в то время как могли действовать более амбициозно, либо просто не хотите брать на себя ответственность при планировании.

– Вы с энтузиазмом принялись за дело, получили первые результаты, они вас окрылили, и вам кажется, что все будет хорошо. Есть опасность, что скоро из-за самоуспокоенности или просто потеряв жгучий интерес к проекту, вы можете ослабить интенсивность работы, и результаты будут куда более скромными, чем казалось в середине проекта.

Сведение компонентов плана в одно целое

Также важно, чтобы компоненты соединялись между собой. Одна часть команды не должна обгонять другую. В некоторых случаях вы вовлечены в подготовку только одного мероприятия, в некоторых – отвечаете за несколько мероприятий, находящихся на разных стадиях подготовки. Если человек не знает, что от его действий зависят другие действия, то он может не осознавать важности работы, меры своей ответственности и где-то что-то пропустить или, наоборот, забежать вперед.

Например, вы общаетесь с дизайнером и говорите ему во вторник, 1-го числа, что необходимо сделать макет для буклета, скажем, в четверг, 3-го. Дизайнер говорит: «O"кей». Для буклета есть все исходные материалы, и времени для выполнения задания вроде достаточно. Но дизайнер увлекается каким-то другим делом и немного не успевает закончить макет, решив, что закончит его утром в пятницу, 4-го. В это время…

Вы договариваетесь с типографией, что утром в пятницу, 4-го, у вас будет макет и вы готовы сдать его в печать. Типография готовится, планирует время загрузки печатной машины, время в репроцентре для цветоделения и т. д. Если время пропустить, оно будет отдано другому заказчику и вам заново придется вставать в очередь.

Типография обещает, что напечатает буклеты за четыре рабочих дня, то есть вечером в пятницу, 11-го, у вас будет буклет. Это нормально, так как в понедельник, 14-го, у вас открывается выставка, где вы купили стенд и заплатили за это $5000, договорились встретиться с несколькими очень важными заказчиками, наняли промо-персонал для раздачи буклетов…

Все эти деньги выброшены впустую, если дизайнер не выполнил работу вовремя. Но он не знает, как важен этот день… Осознавая то, что ему нужно сделать этот макет и от его скорости зависит работа десяти человек и бюджет в десятки раз выше стоимости его работы, исполнитель ответственней относится к работе, он понимает мотивацию и понимает, почему от него требуют сдать ее именно сегодня, а не в другой день.

Надеюсь, такой ситуации у вас никогда не будет.

Какие-то части мероприятия (например, церемонии открытия и закрытия) придется продумать и прописать посекундно, указав, какие действия идут одновременно, какие являются сигналом для других действий и т. д.

Также при составлении такого плана необходимо уделить внимание тому, чтобы ваш план был понятен другим людям. Проверьте, насколько доходчиво вы все объясняете. Например, рассказав о своем плане, попросите команду написать сценарий. И сравните его потом с собственной версией.

Время – единственный полностью невосполнимый ресурс из всего, что мы имеем. Не ограничивайтесь просто прочтением этой главы. Узнайте больше, как составлять подобные планы, как руководить своим временем. Я могу посоветовать прочитать «Тайм-драйв» Глеба Архангельского – одного из лучших на сегодня специалистов в России по тайм-менеджменту. Возможно, это поможет вам в составлении планов для реализации личных и профессиональных целей. Что, собственно, нам и нужно.

Ведите учет ваших ресурсов. Обязательно. То, что вы не считаете своим ресурсом, останется без внимания и со временем будет потеряно. Сделайте внутреннюю инвентаризацию и оцените имеющиеся ресурсы.

Ресурсы бывают весьма разнообразными. Безусловно, можно назвать следующие.

– Время. Как вы можете распорядиться временем и каковы альтернативы? Достаточно ли у вас времени на планирование, подготовку и реализацию проекта?

Соблюдаете ли вы сроки? Какие есть пути для экономии времени?

Развитие ресурса: вы можете экономить время благодаря планированию, планированию, планированию. Делегируйте решение задач и полномочия, максимально используйте компьютер, Интернет, другие технические средства (их создают именно для этого).

Помните, что время – один из наиболее ценных ресурсов. Причем он, как и нефть, невозобновляемый.

– Знания. Тоже ключевой ресурс. Какое у вас образование? Насколько вы эрудированны? Какими специфическими и уникальными знаниями вы обладаете? Как много книг вы прочитали? Сколько читаете сейчас? Какие газеты и журналы вы читаете? На скольких языках говорите? Как повышаете свои знания? Делитесь ли вы своими знаниями с окружающими? Как вы передаете эти знания? Не сидите ли на них, как Скупой рыцарь?

Развитие ресурса: читайте книги, журналы, сайты, посещайте образовательные программы и семинары, участвуйте в отраслевых конференциях, используйте общение с коллегами для этих целей. Будда учился даже у нищего перевозчика у горной реки…

– Финансы. Какими финансовыми возможностями обладает ваша компания? Насколько серьезные проекты вы в состоянии реализовать? Какие есть ограничения в использовании этого ресурса? Какова его стоимость для компании?

Развитие ресурса: источником финансовых ресурсов могут быть кредиты, средства инвесторов и некоторых из ваших поставщиков, дающих отсрочку платежей, спонсорские взносы и, конечно, платежеспособные и благодарные Клиенты.

– Персонал. Достаточно ли у вас персонала, чтобы справиться с данным проектом? Достаточно ли его квалификации, навыков и способностей? Насколько он обучен и разделяет ценности компании? Насколько ваш персонал лоялен к компании и Клиентам (!). Насколько сплоченная и сыгранная у вас команда, насколько она горит работой? Какие звезды, уникальные таланты есть в вашем коллективе?

Развитие ресурса: ваш персонал может постоянно профессионально развиваться, вы можете привлекать талантливых и компетентных специалистов с помощью специализированных агентств (headhunters). Однако вы можете также привлекать временный персонал – студентов, добровольцев, специалистов из компаний ваших поставщиков и партнеров.

– Техническая база. Какие собственные технические средства вы можете задействовать в рамках текущего проекта? Что необходимо приобрести в дальнейшем? Какие задачи позволяет решать ваша техническая база и в каком состоянии она находится?

Развитие ресурса: следите за новинками. Ваши технические средства, программное обеспечение постоянно нуждаются в обслуживании и модернизации. Скорость технического развития поражает. Идите в ногу с прогрессом!

Это наиболее очевидные ресурсы, которые используются при подготовке мероприятия. Однако не ограничивайтесь ими. В области event-менеджмента есть еще специфические и ценные ресурсы.

– Ваш опыт. Вы делали подобные мероприятия и уже знаете все узкие места, у вас есть статистические данные и понимание всего процесса в целом.

– Ваши связи. У вас есть замечательные советчики на каждый случай? Вас могут рекомендовать? Вы можете легко и быстро найти любого нужного вам специалиста?

– Базы данных. В нашей области значение этого ресурса сложно переоценить. Это тот огород, который нужно заботливо пропалывать и растить. Иногда годами. Он очень важен, ведь там хранится информация о Клиентах.

– Ваши продукты. Насколько они хороши? Они лучше всех? Они уникальны? Они полезны? Они масштабируемы?

– Ваш подход к работе. Насколько детально продумана и проработана ваша деятельность? Для чего вы это делаете, для кого?

– Ваша известность. Когда вы знамениты, вам многие вещи удаются гораздо проще, чем менее прославленным коллегам. Вы более свободны и более ценны. Конечно, я не имею в виду тех, о ком говорят: «печально известный г-н N».

Быть известным очень удобно. Вы можете говорить с трибуны скучно и нудно, однако аудитория в зале решит, что это им не хватает образования, чтобы понять вас.

(Г. Киссинджер)

Идентифицируйте ваши ресурсы и подумайте, правильно ли вы используете их в своей работе. Ресурсов может быть много, больше, чем кажется на первый взгляд. Вашим ресурсом может стать запоминающийся номер телефона или адрес сайта. Это может быть впечатляющая библиотека деловой или профильной литературы, полезное для дела хобби сотрудника, удачное положение офиса, уникальная Клиентская база с гиперлояльностью и пр. Список практически бесконечный.

Как мы выбрали типографию, печатающую нам брошюры? Мы не искали лучшее соотношение цена-качество. Просто они находятся на этаж ниже нас в том же бизнес-центре. Мы убедили их, что мы постоянный и аккуратный Клиент, добились устраивающего нас снижения цен, и удовлетворены качеством. Ресурсом стал офис в бизнес-центре. В нашей компании есть коллекция буклетов, посвященных мероприятиям, проводимым другими организаторами, – буклеты конференций из Англии, США, Германии, Швейцарии, Франции… Это источник постоянного вдохновения для поиска тем, оформления буклетов и пр. Устройте у себя коллекцию материалов по сходным мероприятиям.

Идентифицировав свои ресурсы, постарайтесь найти пути их развития.

Для того чтобы мероприятие прошло великолепно, вам нужно в этот день правильно управлять сотрудниками, вовлеченными в процесс, «дирижировать» всеми частями вашего «event-оркестра». Для этого потребуется внутренний сценарий, расписанный поминутно. Никто из участников даже не будет подозревать о существовании такого документа, но организаторы будут ориентироваться именно на него. Здесь должно быть прописано, кто, когда и где должен находиться, что делать и за что отвечать. При написании этого документа и распределении работ и сфер ответственности у вас будет два пути, на что ориентироваться:

– подход 1 – что есть;

– подход 2 – что нужно.

Например, вы можете сначала выписать в столбик фамилии имеющихся в распоряжении людей и распределять все работы только между ними. В этом случае ваши сотрудники могут оказаться перегруженными, но зато вы не выйдете за рамки бюджета – будут использованы только те ресурсы (в данном случае – человеческие), что имеются в наличии. Это первый подход – отталкиваться от того, что есть.

Напротив, при написании сценария мероприятия вы можете описать идеальную модель его проведения, расставив роли исходя из того, чего необходимо добиться, и дав каждому какое-то одно задание (один человек занимается только координацией работ подрядчиков, другой – исключительно транспортом с 15.30 до 19.00 и т. д.). В этом случае можно максимально эффективно реализовать задуманный ход мероприятия, но может оказаться, что для выполнения этого плана придется привлекать дополнительных сотрудников. Это второй подход – отталкиваться от того, что необходимо.

При написании сценария задумайтесь о том, как будут связаны между собой разные части вашей команды, каким образом между ними будет осуществляться коммуникация. При организации масштабного мероприятия хорошим решением может стать включение в план оперативного штаба. Это позволит подрядчикам, Клиентам и вашим сотрудникам использовать при работе принцип «одного окна» – то есть для решения возникшей проблемы не придется искать, кто конкретно занимается данным вопросом, где находится этот человек и кто его может заменить, – достаточно просто сообщить в оперативный штаб о наличии проблемы, и его сотрудник сам свяжется с нужным человеком, отдаст требуемые распоряжения. Однако оперативный штаб не занимается сам решением проблемы и поэтому не теряет время ни на что лишнее. Его задача – держать руку на пульсе мероприятия, быть в курсе происходящего, максимально ускорять обмен информацией и следить за тем, чтобы сценарий мероприятия выполнялся.

Причем под оперативный штаб не обязательно задействовать офис с сотней входящих телефонных линий. Это может быть просто сотрудник, который освобожден от других обязанностей и которому звонят в случае нештатных ситуаций. Он, как шахматист, держит в голове текущее состояние мероприятия.

При подготовке мероприятия используйте предварительное инвестирование в проект. Инвестирование в широком смысле. Необходимые ресурсы должны быть выделены еще при согласовании проекта, а не становиться предметом торга в ходе его реализации. К сожалению, такое тоже случается довольно часто.

Если заказчик (или руководство) поручает вам некий проект, то оговорите, сколько времени вы можете потратить на его реализацию. И договоритесь, что этим временем вы можете распоряжаться и оно не будет урезано.

Если вам дали что-то дополнительно в нагрузку, то весь проект может оказаться под угрозой. Просто потому, что вам не хватит времени. Лучше, правильнее и дальновиднее в этом случае сказать «нет».

То же касается времени вашей команды. Например, вы спланировали все работы и видите, что вам необходима команда из трех человек на полную занятость на два месяца. Согласно предварительному плану их время уже расписано на этот период. Добейтесь того, чтобы загруженность вашей группы воспринималась максимально серьезно и вашим сотрудникам не давали дополнительной работы.

Если вам выделен некий бюджет, то постарайтесь добиться того, чтобы вам не нужно было тратить силы на выбивание очередного транша финансирования.

Время имеет стоимость. Повторное обсуждение и согласование бюджета отнимет у вас это время. То самое, которое вы запланировали для других действий и которое обязаны потратить на нужные вещи, для того чтобы организовать проект.

Понимать ценность чужого времени должны прежде всего заказчики мероприятия (или руководители компании, если мероприятие внутреннее). Постарайтесь сделать их своими единомышленниками, постарайтесь донести до них мысль, что предварительное инвестирование – правильный подход и ему есть обоснование. Скажите, что вы все в одной лодке и все в равной степени заинтересованы в успехе мероприятия (я имею в виду, вам действительно следует произнести фразу «Все в одной лодке»).

О том, как планировать загруженность персонала и денежные потоки, мы поговорим в других главах.

А теперь рассмотрим примеры планов мероприятий, разработанных разными компаниями.

Документ 1. Пример календарного плана работ

Продолжение док. 1

Продолжение док. 2

Продолжение док. 2

Продолжение док. 2

Документ 3.

Пример внутреннего сценария конференции (фрагмент).

Это видят только организаторы.

Общие правила

– Место сбора – стол регистрации, зал 1, 4-й этаж. Если ваша работа по сценарию закончилась или образовалась пауза, все возвращаются к столу регистрации.

– За столом регистрации должен быть идеальный порядок. Всегда.

– Экстренные вопросы, все организационные изменения и дополнения сообщаются Анне (8-ххх-ххх-хх-хх).

– Если участник конференции задает вам вопрос, на который вы не можете ответить, скажите, что вы через минуту все выясните, и дайте ответ ровно через минуту, как и обещали.

– Покажите всем, что вы профессионал, способный справиться со своей работой. Причем идеально.

– Все задействованные лица – организаторы конференции должны знать, где и какой зал находится, что в нем состоится и в котором часу. Эта информация содержится в программе.

Продолжение расписания

Окончание расписания

В этом плане подробно описано, какие сотрудники и за что отвечают. Это особенно важно, если один сотрудник отвечает за реализацию разных этапов проведения мероприятия. Чтобы ничего не упустить, он должен иметь перед глазами документ, где будет указано, в каком месте он должен находиться в конкретный момент времени.