Нас с детства учат, как вести себя в гостях. А как насчёт рабочего места? Деловой этикет – залог комфорта в офисном пространстве. Однако не все специалисты соблюдают негласные правила, которые могут облегчить им жизнь. Rjob выяснил, кто должен первым подавать руку для рукопожатия и можно ли использовать смайлики в переписке.

Приветствие

Вежливые сослуживцы обязательно здороваются с коллегами и отвечают на приветствие. Если в вашем кабинете десяток сотрудников, не обязательно здороваться с каждым индивидуально, можно пожелать доброго утра или дня всем собравшимся.

Инициатива приветствия старших по должности исходит от младших. Инициатива рукопожатия, наоборот, – . Пожимать руки через стол не рекомендуется.

Встают со стула во время приветствия в том случае, если в помещение входит клиент или партнёр.

Телефонные переговоры

Важная часть делового этикета – беседа по телефону. Частые разговоры по мобильнику в личных целях, громкие мелодии звонков и sms-оповещений – это дурной тон. Если вам необходимо срочно воспользоваться телефоном, и звонок этот никакого отношения к работе не имеет, не делайте коллег невольными слушателями. Если разговор займёт больше пары-тройки минут, поговорите за пределами кабинета.

Непрофессионально погружаться в телефон, находясь на совещании. Ответить на звонок в этом случае можно с разрешения коллег. Если предстоит длительный разговор, извинитесь перед собравшимися и отправляйтесь беседовать в коридор, чтобы не прерывать .

Если речь идёт о деловых переговорах, то помните несколько важных нюансов:

• Не звоните партнёрам в первые и последние часы рабочего дня.
• Если вы звоните старшему по должности коллеге, то инициатором прощания будет он.
• Если по телефону общаются равные по статусу сотрудники, то первым трубку кладёт позвонивший.
• Снимайте трубку после 2-3 звонка.
• Разговор по громкой связи допустим, если ваши коллеги и собеседник ничего не имеют против.

Переписка

Ежедневно офисные сотрудники отправляют десятки электронных писем, поддерживая связь с коллегами и партнёрами. От правильного оформления послания во многом зависит результат виртуального диалога.

Если есть возможность, отправляйте партнёрам письма на фирменных бланках. Обязательно указывайте тему письма. В самом письме не забудьте поприветствовать адресата, изложить суть проблемы или предложения, задать интересующие вопросы и попрощаться. Первым деловую переписку заканчивает её инициатор.

Если письмо срочное, то ответить на него нужно в течение 2-3 часов. Ответа на обычное письмо принято ждать не более одного дня. Если спустя три дня отправитель не получил отклик, он может отправить повторное письмо или связаться с адресатом другим способом.

Прошло 7 дней, а получатель письма так и не вышел на связь? Такой поступок можно расценивать как нежелание поддерживать сотрудничество.

Отдельный пункт – сокращения и смайлики. Они допустимы в неформальной переписке, например, если коллеги общаются в корпоративном чате. В письмах начальству или партнёрам подобная вольность под запретом.

Причёска

В каждом коллективе найдутся обладатели завидной шевелюры, которой восторгаются окружающие. Получая комплименты, окрылённые дамы стремятся затмить Рапунцель, сооружая на голове замысловатые конструкции или позволяя локонам свободно струиться по плечам. С точки зрения делового этикета, это неправильно.

В крупных фирмах сотрудницам и сотрудникам рекомендуется иметь аккуратную прическу без излишеств. Если ваши волосы ниже плеч, соберите их в хвост, косу или пучок. И не злоупотребляйте укладочными средствами, ведь некоторые из них имеют специфический аромат, неприятный для окружающих.

Парфюм

Есть лёгкие дневные и есть насыщенные вечерние ароматы. Собираясь в офис, забудьте о последних (конечно, если речь идёт не о корпоративной вечеринке). Сладкие, пряные нотки слишком навязчивы и могут раздражать ваших коллег.

Не забывайте и о том, что некоторые ароматы вызывают у людей аллергические реакции, нередки случаи, когда сотрудники жалуются на головную боль и невозможность сконцентрировать внимание, а всё из-за едкого аромата чьих-то духов.

То же касается любителей ароматерапии. Прежде чем ставить на стол палочки, пропитанные эфирным маслом, поинтересуйтесь у коллег, не доставит ли им это дискомфорта.

Одежда

Если в вашей компании есть , то нарушить правила делового этикета сложно, разве что вы бунтарь и ярый противник белых воротников. А как быть тем, у кого более или менее неформальная офисная обстановка?

Серьезную ошибку совершают сотрудники, которые дают волю фантазии. Дескать, если шеф не ввёл правил, то ходить на работу можно и в любимых коротких шортах, и в удобных свитерах с протёртыми локтями.

Не забывайте, что каждый сотрудник компании – её лицо, а по одёжке встречают. Поэтому, если не хотите навредить имиджу фирмы, оставьте спорные наряды для других случаев. Свежая рубашка, пиджак, лаконичный джемпер, брюки, юбка до колен и чистая обувь отлично подойдут для офиса.

Верхнюю одежду необходимо вешать в специально отведённом для этого месте. Некорректно поступают те, кто использует в качестве вешалки спинку своего стула или складывают одежду на тумбочках и подоконниках. Исключение из правил – если вы забежали в офис на 15-20 минут. В таком случае разрешается брать с собой пальто или куртку.

Самое важное о правилах офисного этикета - что можно и чего делать нельзя в рабочем пространстве, которое вы делите с другими людьми?

Большинство из нас работают в коллективах и проводят длительное время в офисе, наполненном другими людьми. Даже очень замкнутым людям все равно приходится так или иначе коммуницировать и контактировать с коллегами и руководством — и соблюдать при этом неписаный свод правил, которые регулируют такие отношения. Что можно делать и чего лучше избегать в своих привычках, чтобы жизнь в офисе была комфортной и расслабленной?

Незнакомые люди: здороваться или нет?

Часто офисные помещения находятся в большом здании — соответственно, по пути на рабочее место и обратно вы постоянно встречаете множество совершенно незнакомых людей. Нужно ли здороваться с каждым встреченным человеком?

Нет, здороваться со всеми подряд никто не обязан, но легкая улыбка и кивок головы никого слишком не затруднят и поднимут настроение всем участникам встречи. Правила хорошего тона и здравый смысл советуют не игнорировать людей в здании — особенно если речь идет о тех, кого вы встречаете по утрам изо дня в день по пути в офис.

Open space: как приветствовать всех?

Такая организация рабочего пространства встречается довольно часто — и что же делать в этом случае? Здороваться со всеми разом или же подходить к каждому персонально для пожелания хорошего дня?

Верен первый вариант. Нужно приветствовать всех находящихся в открытом пространстве одновременно, используя нейтральные фразы наподобие “добрый день”, а то и “привет”, если отношения между коллегами достаточно неформальные. После этого можно спокойно отправляться к тем сослуживцам, с которыми у вас более близкие отношения или совместные дела для детального приветствия и обсуждения планов на день.

Верхняя одежда и вещи: где оставлять?

Мы появляемся в офисе полностью одетыми — а климат большую часть года таков, что перемещаться по улицам просто в деловом костюме не слишком-то комфортно. Куда складывать и где хранить плащи или шубы и другую одежду?

Как правило, в офисе существует некое подобие гардеробной комнаты — и хранить любую дополнительную одежду и аксессуары нужно именно там. Вешать шубу, пускай и самую роскошную и дорогую, на спинку офисного стула не стоит, тем более — складывать на стол. Это выглядит довольно неряшливо в случае даже с самыми красивыми вещами и будет отвлекать от рабочих процессов и вас, и коллег.

Зонты следует складывать и вешать на крючок или вешалку — в раскрытом виде они могут стоять только в подсобном помещении или там, где они точно не будут никому мешать. Точно не стоит оставлять раскрытый зонт, вынуждая коллег перепрыгивать через него, рядом со своим рабочим столом — это неудобно для всех и будет придавать всему офису странный вид.

Рабочий стол: что на нем может быть?

На работе оценивают ваши профессиональные и деловые качества в первую очередь — и уже потом любят вас за черты характера: доброту, отзывчивость и склонность к коллекционированию милых слоников или забавных мягких игрушек. Об этом очень важно помнить, когда вы намереваетесь водрузить на свой рабочий стол какой-то ценный для себя предмет или вещь, не имеющие непосредственного отношения к рабочему процессу.

Этикет допускает использование одной-двух фотографий близких вам людей в аккуратной рамке или небольшой и не слишком заметный предмет наподобие шкатулки. Все остальное лучше убирать в ящики стола или тумбу.

Телефон: как вести личные беседы?

Тут механизм очень простой: в случае чего-то действительно важного или срочного личный разговор можно проводить не покидая рабочего места. Диалог при этом должен вестись в нормальном эмоциональном тоне, негромким голосом и длиться не дольше двух минут в помещении, в котором не проходит планерок или совещаний — особенно если вы принимаете в них непосредственное участие. Необходимость поговорить с кем-то из домашних или друзей может в любой момент возникнуть у каждого из нас, это нормально и не вызывает ни у кого никаких вопросов.

Во всех других ситуациях следует выйти в коридор или другое помещение, где вы не будете никого отвлекать своими разговорами или попросить собеседника перезвонить в другое время — причину этого вы уточнять совершенно не обязаны.

При необходимости записать разговор на диктофон по громкой связи нужно обязательно предупредить об этом собеседника и коллег — именно вы отвечаете за вопросы конфиденциальности во время записи и за проблему сохранения комфорта окружающих, поэтому вы должны подстроиться под них, а не наоборот.

Замечания коллегам: стоит ли делать?

Никто из нас не совершенен — и ваши коллеги могут вызывать вполне понятное раздражение манерой неверно ставить ударения в словах или неправильно употреблять слова из профессиональной терминологии. Стоит ли высказывать свое недовольство вслух при всем коллективе или нужно найти другой способ донесения информации?

Этикет говорит о необходимости обращения ко второму варианту: в первом случае вы наверняка поставите человека в неловкое положение и наживете себе неприятеля среди коллег. Вряд ли это вам нужно, даже если ваши изначальные намерения и побуждения были исключительно благими и направленными на совершенствование конкретного коллеги.

Разумно деликатно поднять интересующий вас вопрос в дружелюбной манере за общим разговором во время перерыва, не уточняя личность того, кто совершает ошибку. Если же это не сработает, можно пригласить коллегу на чашку кофе тет-а-тет и спокойно, вежливо указать ему на оплошность, начав разговор с того, что вы желаете ему добра.

Закрытая дверь кабинета: стучаться ли?

В помещения общего пользования совершенно спокойно можно заходить без стука. Если же речь идет об отдельных кабинетах, то в этом случае необходимо соблюдать приватность личных границ. Перед входом нужно постучать — не слишком громко и настойчиво, даже если дверь приоткрыта.

Если вы получили положительный ответ-приглашение, можно смело заходить. Если же ответа нет, но вы знаете, что человек точно на рабочем месте, есть смысл подождать несколько минут и повторить попытку. После стука уместен простой вопрос: “можно ли войти?”. Если сотрудник занят или разговаривает по телефону, он даст вам понять это — вербально или знаками. В этом случае нужно предпринять еще одну попытку добиться контакта, но не раньше, чем через полчаса, чтобы не показаться навязчивым, даже если ваше дело — исключительной срочности.

Малознакомые люди: как себя с ними вести?

Иногда вы можете оказаться наедине с людьми, которых едва знаете, — ими могут быть и коллеги, и приходящие сотрудники, и какие-то клиенты либо партнеры, которых пригласили на переговоры или планерку. Что же делать, если мероприятие никак не начнется, а вы проводите время в замкнутом пространстве рабочей комнаты?

Попробовать завести легкий и ни к чему не обязывающий разговор, внятно и четко представившись. Если ваш собеседник тоже настроен пообщаться, он с удовольствием ухватится за такую возможность поговорить — и прекрасно. В случае, когда ответы вашего визави скупы и явно неохотно даются, лучше перестать навязывать общение и занять себя любым другим способом — рисовать в блокноте или смотреть в окно, например.

Во время подобного диалога постарайтесь оставлять пространство для ответов, воздержитесь от слишком плоских и избитых шуток — тогда вы не будете выглядеть навязчивым болтуном и пустословом.

Обед за рабочим столом: да или нет?

Однозначное “нет”. Это будет отвлекать других сотрудников звуками или запахами, что некорректно по отношению к ним. Если в вашем офисе нет специальной комнаты для еды — отправляйтесь обедать в кафе или ресторан, прогуляйтесь до лавочки в парке или найдите еще какой-то способ утолить голод. Допустимый на рабочем месте максимум — чашка чая или кофе, этикет вполне позволяет подобное.

Подарки коллегам: что и как?

К счастью для многих из нас, в большинстве компаний существует установленная традиция дарить подарки к значимым событиям или датам, на них либо собирают со всех сотрудников строго определенную сумму, либо находят еще какой-то способ поздравить именинника, например.

Если вы желаете сделать подарок от себя лично — стоит подумать несколько раз, насколько это будет уместно и правильно. Однозначного ответа тут нет, каждый ориентируется на собственную интуицию и чувство вкуса и меры. Подарки из путешествия никто не обязан привозить для всех коллег разом, а тем сотрудникам в офисе, которые вам близки или приятны, можно дарить практически все, но не стоит делать слишком дорогих или специфических подарков.

Рабочее место, офис, часто становится нашим вторым домом, а коллеги — почти как семья. И в этом нет ничего удивительного, такой ход вещей поддерживает наше начальство. Ведь это привязывает нас к фирме, где мы трудимся. Но при этом вовсе не стоит забывать правила служебного этикета. Конечно основные правила этикета известны всем, но, к сожалению, не мы не всегда считаем нужным их придерживаться, а зря! Знание определенных правил — хорошая визитная карточка. Ведь если вы работаете в солидной компании и дорожите своим местом, то знание и, что немаловажно, соблюдение делового этикета, вам очень поможет не только заслужить уважение окружающих, но и в продвижении по карьерной лестнице. Ведь офис, это не просто место, где мы работаем - это лицо фирмы, где каждый сотрудник демонстрирует гостю принципы корпоративной культуры компании. Такие мелочи, как приветливая улыбка, деловой стиль одежды, грамотная речь - первые признаки, по которым можно отличить обычную фирму от конкурентоспособной, ориентированной на клиента.

Вот основные правила рабочего этикета, которые помогут вам выглядеть достойно в любых ситуациях:

♦Очень важно всегда приходить на службу вовремя, не опаздывая, а лучше на 5-10 минут раньше начала рабочаего дня.

♦Каждый рабочий день начинается с приветствия. Нужно помнить, что первым здоровается подчиненный, а затем начальник. Исключение составляет лишь ситуация, когда начальник входит в помещение, где сидят его подчиненные. В этом случае именно начальник должен произнести слова приветствия первым. Деловой этикет допускает отсутствие рукопожатий. Но если вам нравится этот ритуал, то следует помнить, что женщина первой протягивает руку мужчине, но ваше рукопожатие должно быть коротким.

♦Даже если в вашей компании практикуется демократичный принцип общения и все говорят друг другу «ты», обращайтесь к начальнику с уважением. Если же вы всегда были с ним на вы, но во время служебной командировки он предложил выпить на брудершафт, не рассказывайте этого в офисе. Продолжайте обращаться к начальнику официально, если только он сам не предложит иначе. И не фамильярничайте, не делайте вид, что вы — его лучший друг. Даже если вы общаетесь и вне офиса, а ваши дети вместе ходят в детский сад, на работе он — ваш начальник.

♦И конечно очень важен внешний вид. Не надевайте на работу мини-юбок, облегающих платьев или вещей с глубоким декольте, не оголяйте пупок. Вся одежда должна быть чистой и выглаженной. Одно из основных правил делового этикета - опрятно выглядеть и приятно пахнуть. Конечно же, и тут следует избегать крайностей. Тяжелый вечерний парфюм в маленьком замкнутом помещении может вызвать тошноту у ваших коллег.

Ваше рабочее место может многое рассказать о вас. И сколько бы все кругом ни твердили, что вы вольны себя чувствовать как дома, не стоит впадать в крайности. Можно поставить себе на стол фотографию семьи или любимого кота. Но любимый актер с голым торсом в качестве фона на мониторе служебного компьютера — это уже перебор. Также не стоит обвешивать лампу украшениями и ставить на стол любимый талисман. Что бы вы подумали о человеке, чье рабочее место выглядело бы как письменный стол в комнате девочки-подростка? И еще: не забывайте о порядке.

♦Если нужно войти в соседний кабинет, возникает вопрос - нужно ли стучать, перед тем как открыть дверь? По офисным правилам этикета считается, что стучать следует только в ту дверь, за которой находятся менее трех человек. В рабочие помещения, где находится трое и более работающих, можно входить и без предупреждения. После того как вы вошли, предложения присесть можно не дожидаться, но усаживаться на стул следует только после того, как сел хозяин кабинета.

♦В том случае, когда нужно знакомить между собой коллег, партнеров, стоит знать, что по правилам этикета младших по возрасту или должности всегда представляют старшим, прочем, они вправе представиться и сами. Однако женщина, вне зависимости от возраста и положения, никогда не называет свое имя мужчине первой (это позволительно лишь в случае, если мужчина, допустим, пожилой профессор, а женщина - студентка).

♦Распространенные правила, которым следуют в обычной жизни, когда мужчина должен пропускать женщину вперед, в деловом этикете отсутствуют. Женщины должны не только открывать двери сами, но и пропускать других в случае необходимости, причем вне зависимости - мужчина это или женщина. То же касается и лифта. Если в обычной жизни мужчина должен войти в лифт первым, на работе вполне допустимо, обогнав коллегу мужского пола, войти в кабину лифта раньше него.

♦Не болтайте подолгу по мобильному телефону. Если разговариваете о личных делах, отойдите в укромное место. Придя с утра на работу, сразу уменьшите громкость телефонного звонка, ведь никто не обязан слушать новейший хит из вашего мобильника, пока вы отлучились от рабочего места. Это всех раздражает и отвлекает.

♦Снимать трубку офисного телефона рекомендуется не позже четвертого звонка, иначе ваш потенциальный собеседник может подумать, что в общении с ним не заинтересованы. Заканчивает беседу всегда ее инициатор. Если в процессе разговора телефон случайно отключился, перезвонить должен тот, кто первым набирал номер. Если телефон зазвонил в то время, как вы общаетесь с клиентом, снимите трубку, извинитесь, сообщите, что в данный момент вы заняты с посетителем и договоритесь о переносе звонка. Если звонок слишком важен, чтобы его отложить, прежде, чем поговорить, обязательно извинитесь перед клиентом.

♦В офисе время от времени случаются дни рождения сотрудников и прочие «знаменательные даты», соответственно, возникают проблемы подарков для коллег или начальства. коллеге или шефу. Конечно же, под запретом должны оказаться личные вещи типа галстука, колготок и духов. Лучше остановить свой выбор на нейтральном подарке. Хорошо, если ваш сувенир будет как-то связан с работой. А потому всевозможные ручки, ежедневники, органайзеры, книги всегда будут уместны. В любом случае подарок не должен быть очень дорогим, особенно для начальства, иначе одариваемый или ваши коллеги могут расценить ваш сюрприз, как подхалимаж. Коллегу дорогим подарком вы можете поставить в неловкое положение: человек будет чувствовать себя обязанным сделать подарок не меньшей стоимости, что может для него оказаться некстати.

♦Не рассказывайте о своей личной жизни. Можете поведать о своих неприятностях близкой подруге, однако не утомляйте всех коллег вокруг рассказами о маминых проблемах с желудком или вашем вчерашнем скандале с мужем.

♦Не просите денег взаймы.Даже если вы с коллегой хорошие приятельницы, все равно этого лучше избегать.

♦Не обедайте на рабочем месте, особенно если это могут увидеть клиенты. Сделайте перерыв, сходите в столовую или в специально предназначенное для еды помещение. Неписаное, но очевидное правило служебного этикета: на работу не берем бутербродов с луком и чесноком!

Соблюдая все эти несложные правила, вы сможете не только избежать нелепых ситуаций, но и заслужите уважение вашего руководства и коллег по работе.

В силу разных причин офисы у нас чаще не покупают, а арендуют. Конечно же удобнее не тратить свое драгоценное время на самостоятельные поиски офиса, а обратиться к профессионалам, которые избавят вас, от порой небезопасных, изнуряющих поисков помещения. Куда обратиться, чтобы не только оперативно получить правдивую информацию о наличии нужного вам помещения, но и найти офис , аренда которого, будет выгодной для вас и не преподнесет неприятных сюрпризов. Лучше, если это будет агенство недвижимости, которое имеет многолетний опыт на рынке коммерческой недвижимости и зарекомендовало себя только с лучшей стороны. Основными критериями, которыми нужно руководствоваться в выборе агенства, являются профессинализм и высокая оперативность работы специалистов компании, наличие предварительно проверенных объектов, юридически грамотное заключение сделок, отсутствие предоплаты за услуги агентства, а так же за предоставление информации и показы. В этом случае аренда помещения не только не доставит вам никаких хлопот, но и сбережет ваше хорошее настроение и энергию, для будущей плодотворной работы арендуемого офиса.

Posted On 25.01.2018

Деловая переписка

Принтеров;

Ксероксов;

Запрещается:

Выносить с места работы имущество, предметы или материалы, документы и т.д. принадлежащие организации, без получения на то соответствующего разрешения;

1. СТАНДАРТЫ ОБСЛУЖИВАНИЯ: ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ

Для того чтобы уровень сервиса отвечал ожиданиям гостей, гостиничное предприятие должно позаботиться о создании стандартов обслуживания. Стандарт обслуживания – это установленные компанией требования, предъявляемые к услугам, предоставляемым гостиницей.

Добросовестное отношение к работе – замечательное качество. Но его поведенческое выражение может сильно варьироваться в зависимости от индивидуального понимания сотрудником содержания, которым это отношение наполнено. Клиент, который поселился в гостинице, хочет одинаково доброжелательного и вежливого обслуживания как со стороны сотрудника службы размещения, так и со стороны официанта ресторана. Потому важно предоставление услуги гостю осуществлять по одному и тому же стандарту, прописанному и утвержденному компанией.

Понятие сервиса включает в себя обязательное наличие и строгое соблюдение следующих стандартов:

Стандарт технологии обслуживания, который предполагает соблюдение установленной технологии обслуживания в номерном фонде гостиницы, ресторанах, барах, на стойке размещения. Это означает, что процедуры размещения гостей, уборки номеров, изготовления и подачи блюд и напитков и так далее должны быть четко прописаны и, что очень важно, хронометрированы;

Стандарты внешнего вида обслуживающего персонала. Обязательным требованием к обслуживающему персоналу является соблюдение стандартов внешнего вида. Внешний вид сотрудника несет в себе огромную смысловую нагрузку для гостя. Если сотрудник одет в опрятную униформу и аккуратно причесан, то гость будет чувствовать уважение к себе;

Стандарты поведения обслуживающего персонала. Подразумевается, что персонал должен быть достаточно профессионален и компетентен, чтобы четко, быстро и культурно обслуживать гостя.

Что такое гостиница «пять звезд»? Вашу просьбу внимательно выслушивают и к концу пребывания выполняют. Что такое гостиница «четыре звезды»? Вашу просьбу внимательно выслушивают. Что такое гостиница «три звезды»? Делают вид, что вашу просьбу внимательно выслушивают. Что такое гостиница «две звезды»? Вашу просьбу внимательно выслушивает только местный вышибала. Что такое гостиница «одна звезда»? Вашу просьбу внимательно выслушивает весь персонал – вы здорово умеете смешить людей.

Каждое подразделение гостиницы должно иметь свои, прописанные с учетом особенностей именно этой службы и категорий специалистов стандарты поведения и обслуживания. Для большей наглядности в конце главы можно найти пример стандарта внешнего вида сотрудника службы размещения. Этот стандарт легко трансформировать под любую службу гостиницы с учетом специфических особенностей категорий работающих сотрудников.

Важным стандартом, который в обязательном порядке должен регламентировать деятельность обслуживающего персонала любой гостиницы, является стандарт телефонного этикета. Ни в коем случае нельзя упускать из виду, что телефонная связь для гостиницы является неотъемлемой частью процесса обслуживания гостей. Коммутатор, который, как правило, осуществляет в гостинице прием и распределение входящих звонков, вполне можно назвать своего рода передним краем борьбы за клиента. Обслуживание в гостинице начинается уже с того момента, когда потенциальный клиент звонит, чтобы забронировать номер или даже просто узнать о стоимости проживания в этом отеле. Поскольку при разговоре по телефону визуальный контакт отсутствует, телефон становится тем средством связи, при котором возникает большая часть искажений и непонимания. Однако, соблюдая телефонный этикет, персонал гостиницы избежит возможного неправильного толкования, ошибок в соединении, что, несомненно, будет способствовать улучшению имиджа компании.

Стандарты телефонного этикета должны разрабатываться с учетом правил международного этикета и специфики каждой конкретной гостиницы. При этом существуют общепринятые правила ведения деловой телефонной беседы в ситуации гостеприимства. С одним из вариантов такого этикета вы также сможете ознакомиться в конце этой главы.

Для гостиницы, претендующей на определенное положение на рынке сферы гостеприимства, желательно также иметь стандарты приветствия гостя (в том числе постоянного гостя); прощания с гостем; поведения в конфликтной ситуации и стандарт поведения в чрезвычайной ситуации.

Стандартизация процедур обслуживания, таким образом, во многом упростит задачу контроля качества услуг и поможет в первую очередь самому обслуживающему персоналу эффективно выполнять поставленные перед ним цели.

1.1 Профессиональный портрет сотрудника

Обслуживание – это работа, направленная на удовлетворение чьих-либо нужд. Обслуживающий персонал гостиницы должен удовлетворять своей работой нужды и потребности клиентов: проживающих в отеле гостей, посетителей ресторанов, фитнес– и бизнес-центров. В целях установления максимального соответствия профессионального портрета сотрудника ожиданиям потребителей необходимо разработать модели профессионального профиля сотрудников по категориям. Эта модель должна содержать описание следующих свойств:

Образование;

Профессиональные навыки;

Личные качества;

Антропометрические данные.

Часто такие модели называются также должностными спецификациями, которые представляют собой часть профессиограммы.

Анализ профессиональной деятельности представляет собой целенаправленный и организованный процесс. Как правило, он включает в себя три основных этапа:

Сбор информации о профессиональной деятельности;

Анализ и синтез полученной информации;

Выработка на основе полученного материала практических путей приложения профессиограммы.

Один англичанин решил отдохнуть в загородной гостинице и взять с собой любимого пса. Он написал администрации отеля письмо с вопросом: разрешено ли в отеле держать собаку? Ответ из гостиницы был таков: «Дорогой сэр, в нашей практике еще не было случая, чтобы пес прожег сигаретой постельное белье, увез с собой полотенце, облил вином обои или уехал, не расплатившись. Поэтому мы с нетерпением ждем вашего пса! Если он поручится за вас, то готовы разместить его вместе с вами».

Профессиограмма – это документ, который описывает, во-первых, содержание работы по определенной профессии, во-вторых, требования к сотруднику, выполняющему эту работу. В теории и практике управления персоналом нет единого мнения, какие разделы должна включать в себя профессиограмма. Так, например, авторский коллектив одного из учебников по управлению персоналом рекомендует включать в этот документ такие разделы:

Профессия (общие сведения, текущие изменения в профессии, перспективы развития);

Трудовой процесс (характеристика, сфера деятельности и вид трудового процесса, основные операционные системы, используемые в производстве, профессиональные обязанности, рабочее место, рабочая поза сотрудника);

Санитарно-гигиенические условия труда (место работы, уровень шума и вибрации, освещение, температурный режим, режим труда и отдыха, возможные производственные травмы и профзаболевания, льготы, компенсации и так далее);

Психофизиологические требования к работнику данной профессии (восприятие, мышление, внимание, эмоционально-волевые качества, память, деловые качества);

Профессиональные знания и умения;

Требования к подготовке и повышению квалификации кадров.

Таким образом, профессиограмма отличается от должностной инструкции тем, что не отражает ответственность и права работника, а также содержит подробные описания условий труда.

Разработка профессиограмм для сотрудников гостиничного бизнеса, особенно системы обслуживания гостей, представляет собой трудоемкий и длительный процесс.

1.2. Стандарт внешнего вида сотрудника гостиницы

Сотруднику контактной зоны гостиницы необходимо тщательно следить за своей внешностью, за опрятностью и чистотой вашей одежды и обуви. Профессиональный вид – это важная составляющая сервиса, предоставляемого гостям, а также знак уважения к коллегам. В связи с этим необходимо выполнять следующие требования, касающиеся внешнего вида персонала.

Волосы должны быть чистыми, аккуратно подстриженными и причесанными. Женская прическа должна быть компактна, недопустимы распущенные волосы и громоздкие заколки ярких расцветок в волосах. Мужчины должны быть тщательно выбриты, а усы и бакенбарды аккуратно подстрижены. Цвет волос должен выглядеть натуральным.

Макияж должен быть неярким, неприметным. Не разрешается использование темных тонов теней и помад, а также ярких румян. Основное требование – его естественность, вечерние варианты макияжа не допускаются. Мужчинам запрещается использование декоративной косметики.

Ногти должны быть аккуратно подстриженными, чистыми и отполированными. Разрешается пользоваться лаком для ногтей умеренных тонов, предпочтительно пастельной гаммы, длинные ногти запрещены. Мужчинам запрещается использование лаков для ногтей.

Не следует пользоваться духами, одеколоном или дезодорантом с резким запахом. Использование парфюмерии должно быть умеренным, и сильный запах не допускается.

Обязательным условием работы в отеле является ношение в рабочее время полного комплекта униформы. Форменная одежда должна быть чистой и отутюженной. Нижнее белье должно быть в цвет блузки или рубашки форменной одежды и не выделяться.

Юбка не должна быть короче середины колена сотрудницы. Независимо от сезона все сотрудницы в рабочее время должны носить колготки или чулки естественного телесного цвета и обязательно без рисунка.

Брюки должны быть немного ниже щиколотки. Мужчины должны выбирать носки в тон форменных брюк.

Форменная обувь должна быть в хорошем состоянии, не стоптанной и хорошо начищенной. Женщинам обязательно ношение закрытых туфель с каблуком не выше четырех сантиметров. Обувь должна быть классического фасона, ношение авангардных и спортивных моделей запрещается. Рекомендуется обувь из натуральной кожи.

Ношение сотрудниками украшений в рабочее время должно быть ограничено. Женщинам разрешается ношение тонкой цепочки на шее, часов или одного неброского тонкого браслета. На руках должно быть не более двух колец без крупных камней, в каждом ухе допускается по одной серьге. Серьги должны представлять собой комплект и быть недлинными и некрупными. Мужчинам разрешается носить на руке часы, а также обручальное кольцо. Сотрудникам-мужчинам носить серьги запрещается.

Все сотрудники обязаны носить в рабочее время на левой стороне форменной одежды именной знак, чтобы коллеги и гости могли обратиться к вам по имени.

Всем сотрудникам в рабочее время запрещается:

Ношение мобильного телефона, звуковой сигнал должен быть отключен;

Разговор по мобильному телефону в гостевых зонах и на рабочем месте;

Жевать жевательную резинку, освежать дыхание рекомендуется специальными освежающими пластинками.

2. СТРУКТУРА УПРАВЛЕНИЯ ГОСТИНИЦЕЙ

Рис. 1. Структура управления гостиницей

Управляющий вместе с группой исполнительных директоров ответственен за все главные решения, влияющие на жизнь отеля. Эти директора, каждый из которых отвечает за порученную ему службу, составляют прогнозы заполняемости отеля и рассчитывают его бюджет, прикидывая прибыли и расходы.

Они собираются раз в неделю на час или два, чтобы обсудить какие-нибудь из следующих злободневных тем:

Служащих.

Общее качество управления.

Прогнозы на заполняемость.

Планы маркетинга и сбыта.

Обучение персонала.

Главные статьи расхода.

Вопросы реконструкции.

Отношения с владельцами.

Экономию энергии.

Проблему переработки отходов.

Новое законодательство.

3. ПЕРСОНАЛ ГОСТИНИЦЫ. ШТАТНАЯ СТРУКТУРА

3.1. Отдел обслуживания

Страницы: следующая →

12345Смотреть все

23 апреля бизнес-клуб «КРБ «Свежий ветер» совместно c журналом о строительстве и интерьере Barlette провел круглый стол для руководителей: «внешний вид офиса компании как важная составляющая pr-деятельности в современном бизнесе».

Можно долго перечислять факторы, которые создают определенный имидж фирмы, мнение о ней клиентов, деловых партнеров и ее сотрудников. Самым главным показателем, который будет с первого дня оказывать влияние на успешность вашего бизнеса, является внешний вид офиса компании.

Ремонт и отделка офиса по рекомендациям психологов должны осуществляться с применением цветовой гаммы преимущественно светлых тонов. Уместными в интерьере офиса могут быть и комнатные растения. Картины на стенах поведают окружающим о хорошем вкусе сотрудников. Таким образом, главная задача вдумчивого подхода к дизайну офиса - помочь фирме выделиться на фоне других, а также создать репутацию успешности и процветания.

Основными критериями, определяющими лицо компании, должны быть: корпоративный стиль, полезность, функциональность. Пространственная организация офисных помещений служит показателем корпоративной культуры и зависит от возможностей конкретного здания.

Этикет на рабочем месте

Традиционно в набор офисных площадей входит группа входных помещений, комнаты для переговоров и служебные территории.

Фирменный стиль организации, ее лицо - первое, с чем сталкивается каждый из нас при абсолютно любом взаимодействии с компанией. А первое впечатление, как известно, самое главное: «встречают по одежке» - гласит народная мудрость.

«И город Владивосток - не исключение. Будет контракт или вы потеряете клиента, во многом зависит от внешнего вида компании. Первое, с чем мы сталкиваемся, попадая в офис или торговую точку компании, - точка контакта.

А какая она в вашей компании?» - вопрос, с которого Ирина Высоцкая, президент клуба, предложила начать обсуждение.

Приглашенный эксперт, Оксана Штурман, подчеркнула важность соответствия позиционирования компании и оформления ее помещений: «Если компания серьезная, внешний вид должен быть в деловом стиле. Когда компания заявляет о лидерстве, а офис оформлен под «совок» и неухожен, происходит разрыв понятий, и доверие к компании неумолимо падает. Все читали какие-то книги по бизнесу и маркетингу, в которых изложено очень много мудрых вещей.

Но почему-то на одной очень важной вещи в маркетинге никто никогда не делал упор. Если бы меня спросили, какая самая важная вещь в маркетинге, я бы сказала, что точка контакта. Точка контакта - это те моменты, в которых ваши клиенты соприкасаются с вашей компанией. Это: ваш продукт, офис, внешний вид ваших сотрудников, голос вашего секретаря на ресепшн, рекламные материалы».

Участники круглого стола делились своим опытом как в качестве владельцев, так и в качестве гостей. Отвечая на вопрос, каким должно быть лицо современного офиса, почти все были едины во мнении:

Но самое первое, с чего надо начать, - это поставить себя на место потребителя и постараться составить максимально полный перечень точек контакта, которые могут «случиться» в ходе всего процесса общения потребителя с вашим продуктом или с вашей компанией.

Постараться расставить приоритеты по всем точкам контакта - что улучшить в первую очередь, что во вторую и т. д. Наибольшего успеха в обслуживании клиентов добьется тот, кто сумеет выстроить маркетинг таким образом, чтобы в максимально большем количестве точек контакта потребитель получал наилучшие впечатления от компании и от ее продуктов. Самое главное, чтобы при этом у потребителя складывалось и поддерживалось целостное, гармоничное восприятие компании.

К завершению круглого стола у большинства присутствующих сложилось видение, каким должен быть его офис. Какой должна быть точка контакта. И как это влияет на доход их компаний.

Бизнес-клуб «КРБ «Свежий ветер» (Владивосток) - некоммерческий клуб для руководителей и первых лиц компаний. На заседаниях клуба, которые проводятся раз в месяц, участники получают современные теоретические и практические знания в области бизнеса и обмениваются практическим опытом.

УЧАСТНИКИ БИЗНЕС ВСТРЕЧИ:

Оксана Штурман, бизнес-консультант
Ирина Высоцкая, президент БК «Свежий ветер»
Станислава Шинкарева, ген. директор ИД «Партнер»
Елена Мельникова, директор по развитию ООО «ДВМК»,
Сергей Чупин, директор компании «Дальмаг»
Максим Матусов, ген.

директор Polar Sip-DV
Андрей Матусов, директор Polar Sip-DV
Александр Соколов, директор «Аланекс»
Илона Рыжая, директор салона BOTILIONI
Юрий Шкарупа, бизнесмен
Ольга Алексеева, директор «Фрегат-Аэро»
Анна Анохина, директор компании «Городок»
Павел Фролов, зам. директора ООО «Финский дом»
Тамара Дюжая, ген. директор «Нео-Комфорт»
Галина Кочеткова, выспускающий редактор «ТДО»
Оксана Цикина, руководитель рек. отдела «ТДО»

Организационная и корпоративная культура

Правила профессионального поведения и стиля одежды

Уважаемые коллеги!

Работа нашей Компании напрямую зависит от наличия клиентов. Поэтому, для поддержания общего имиджа нашей организации всем сотрудникам рекомендуется соблюдать нормы служебной, профессиональной этики, правила делового поведения и стандарты офисного внешнего вида.

Поведение на работе: правила и нормы

Сотрудники представляют облик Компании для клиентов, поэтому от имиджа каждого конкретного сотрудника, его поведения на рабочем месте и работы с клиентами зависит имидж фирмы и, в конечном счете, ее коммерческий успех.

Данные Правила распространяются как на сотрудников Компании, так и на сотрудников сторонних организаций, расположенных на территории Компании.

Профессиональное поведение

Работники в процессе своей трудовой деятельности должны руководствоваться самыми высокими нормами делового общения:

• поддерживать деловую репутацию и имидж Компании в деловых кругах;
• при взаимоотношениях с работниками других предприятий и организаций, государственных структур, а, в особенности, с клиентами Компании, действовать честно, этично и справедливо, проявлять корректность, внимательность, терпимость и уважение.

Обслуживание клиентов – важнейшая задача Компании, поэтому сотрудники должны обеспечить любого клиента наилучшим сервисом. В условиях жесткой конкуренции клиент может перейти к конкуренту из-за некачественного обслуживания. Наша главная задача – не только привлечь клиента, но и создать все условия для долгосрочного сотрудничества с ним. Предупредительное отношение к клиенту, создание наиболее благоприятных условий для него является залогом длительных партнерских отношений.

За задержки в обслуживании клиентов, а также за некачественное или недостаточно профессиональное обслуживание ответственность несет непосредственный руководитель подразделения, которое обслуживало клиента.

Соблюдение правил пожарной безопасности

Курение на территории Компании допустимо только в строго отведенных и оборудованных местах.

Для работников технического центра – с западной стороны здания, около выезда из сервисной зоны на парковку.

Для остальных работников – возле восточного выхода из здания.

Непосредственный руководитель подразделения несет персональную ответственность за соблюдение данных требований и требований пожарной, санитарной, технической безопасности, сохранности мебели, оборудования и технических средств в помещении.

Общие правила внутреннего распорядка

Сотрудникам Компании следует:

Бережно относиться к имуществу Компании, принимать меры по предотвращению ущерба, который может быть причинен Компании;

Эффективно и только в рабочих целях использовать персональные компьютеры, оргтехнику и другое оборудование;

Стремиться к сокращению затрат на междугородные телефонные переговоры, широко используя возможности электронной почты;

Экономно и рационально расходовать материалы и электроэнергию, другие материальные ресурсы;

Поддерживать чистоту и порядок на своем рабочем месте, в служебных и других помещениях.

Рабочий день начинается с 9-00. Время прибытия для всех сотрудников Компании за 15 минут до начала рабочего дня для приведения своего внешнего вида и рабочего места в надлежащий вид.

Окончание рабочего дня в 18-00 для всех сотрудников Компании, за исключением сотрудников Технического центра. Окончание рабочего дня для сотрудников Технического центра – 19-00. Всем сотрудникам запрещается покидать рабочее место до окончания рабочего дня.

В случае дополнительного согласования графика работы с руководителем структурного подразделения в каждом конкретном случае график работы может быть установлен индивидуально, если это не сказывается на трудовой деятельности работников Компании.

Стиль общения сотрудников по телефону

Впечатление о Компании складывается у клиента по первому телефонному разговору, поэтому каждый сотрудник обязан уметь грамотно общаться по телефону.

Недопустимо игнорирование телефонных звонков: не позднее третьего сигнала звонка должен следовать ответ. Отвечая на телефонный звонок, необходимо вежливо поздороваться, произнести название Компании и представится, указав свое имя и должность. Телефонные переговоры должны вестись громким четким голосом, речь должна быть внятной, доброжелательной.

В случае если сотрудник, у которого звонит телефон, обслуживает присутствующего клиента, на телефонный звонок должен ответить кто-то из коллег, либо, извинившись перед присутствующим клиентом, сотрудник Компании отвечает на телефонный звонок и попросив оставаться собеседника на линии, заканчивает разговор с клиентом. Телефонный звонок не должен быть оставлен без внимания.

При внутреннем переводе звонков на подразделение повторное упоминание названия Компании не нужно. Сотрудник подразделения, отвечая на телефонный звонок, вежливо представляется, указывая наименование подразделения и свое имя.

Стиль общения сотрудников между собой

В целях создания здорового рабочего климата и открытого и своевременного общения каждый работник Компании, не зависимо от занимаемой должности, обязан уважать личное достоинство и не позволять себе яркой эмоциональной оценки действий других.

Руководство Компании поддерживает политику открытых дверей для своих сотрудников. Это означает, что непосредственный руководитель обязан выслушать своего подчиненного и отреагировать соответствующим образом.

Если непосредственный руководитель не желает или не может выслушать своего подчиненного, то последний может обратиться в Службу персонала.

Работа в команде и усилия всех сотрудников являются условиями достижения успеха. Компания приветствует доброжелательные взаимоотношения сотрудников и всеми силами способствует сохранению благоприятного социально-психологического климата в коллективе. Все разногласия сотрудников решаются их непосредственным руководителем или в сотрудничестве с работниками Службы персонала.

Недопустимо делать какой бы то ни было конфликт достоянием третьих лиц.

Руководство Компании поощряет обращение сотрудников с идеями, отзывами и любыми предложениями и проблемами.

В присутствии клиентов Компании обращение к вышестоящему руководителю по имени недопустимо. Фамильярное отношение между работниками Компании в присутствии третьих лиц не допускается, как и открывание дверей без стука, вхождение в кабинет без разрешения и перебивание разговора других сотрудников между собой или с клиентом.

Руководство Компании надеется на соблюдения правил делового этикета всеми работниками.

Стиль одежды и внешний вид

Образ сотрудника должен олицетворять собой представительность, надежность, стабильность.

Сотрудники должны выглядеть опрятно: одежда – чистая и отглаженная, обувь – начищенная, прическа – аккуратная. В зимний период обязательна сменная обувь. Мужчины должны быть чисто выбриты. Не желательно использование вечерней парфюмерии (с резким запахом), яркой косметики и экстравагантных причесок (для женщин).

• для мужчин

Деловой костюм. Возможен комбинированный костюм (например, черный пиджак – серые брюки, брюки с рубашкой без пиджака). Рубашка с длинным (в зимний период) или коротким (в летний период) рукавом Обязательно наличие галстука.

Для сотрудников IT-отдела, водителей, курьеров возможны брюки с джемпером.

• для женщин

Желателен деловой костюм (брючный или юбочный). Возможно, также комбинировать юбку или брюки с блузкой без пиджака, джемпером или свитером (не толстым). В летнее время желательны колготы.

• для мужчин

Любую одежду из джинсовой ткани;

Костюмы и обувь ярких расцветок;

Спортивную одежду и обувь;

Трикотажные майки, джемпера, свитера и «водолазки» без пиджаков;

Носки ярких расцветок.

• для женщин

Спортивную одежду и обувь;

Сандалии, обувь с высотой каблука свыше 7 см.;

Одежду из прозрачного материала;

Трикотажные майки;

Любую одежду из джинсовой ткани, кожаную обтягивающую одежду;

Брюки или юбки «на бедрах»;

Короткие блузки или джемпера, оставляющие открытой полоску живота;

Короткие юбки (более чем на 10 см выше колена);

Сильно декольтированные блузки и джемпера;

Колготы с рисунком, в сеточку;

Одежду вечернего стиля, а также экстравагантную, претенциозную одежду;

Большое количество украшений.

В субботу допускается свободный стиль одежды, т.е.

из джинсовой ткани.

Сотрудники недолжны приводить себя впорядок непосредственно вофисе: причесываться, использовать парфюмерно-косметические средства, чистить обувь иодежду ипр.

Любые правила относительно внешнего вида сотрудников действуют для всех без исключения ивтечение всего рабочего времени (т. е. пока Компания открыта ивней кто-то есть) врабочие дни. Если сотрудник, находясь вотпуске, посетил Компанию, оннеобязан соблюдать эти правила.

Вслучае несоответствия внешнего вида сотрудника настоящим правилам онможет быть отправлен домой, время его отсутствия Компанией оплачено небудет.

Засоблюдением правил должен следить руководитель отдела. Также руководитель другого отдела или кто-либо извысшего руководства вправе сделать замечание сотруднику онедопустимости нарушения.

Для сотрудников, непосредственно работающих с клиентами В торговом зале:

Все сотрудники Компании, а также сотрудники других организаций, имеющие непосредственное отношение к клиентам (секретари, офис-менеджеры, менеджера по продажам, менеджеры по обслуживанию клиентов, кредитные инспекторы, товароведы и т.д.) в обязательном порядке должны носить корпоративную форму одежды и бейджик с указанием имени сотрудника.

При отсутствии корпоративной формы одежды:

• для мужчин:

Деловой костюм. Обязательно наличие галстука. Бейджик с указанием имени сотрудника.

• для женщин:

Деловой костюм черного цвета, включающий в себя прямую юбку и жилет. Блузка или рубашка белого цвета с длинным рукавом. Аккуратный маникюр. Не допускается обувь с открытым задником и большое количество ярких и броских украшений.

Для работников, работающих в производственных помещениях

Все сотрудники Компании, работающие в производственных помещениях, а также с сильно загрязняющими веществами и материалами в обязательном порядке должны носить специальную одежду либо иметь сменную одежду.

Посещение мест общественного питания

Во избежание задержки в обслуживании клиентов, вовремя обеденного перерыва, один из сотрудников каждого из подразделений Компании обязан, находится на рабочем месте.

При посещении мест общественного питания работникам, работающим в производственных помещениях, а также с сильно загрязняющими веществами и материалами, необходимо вымыть лицо и руки, а также переодеться в чистую одежду либо надеть чистый халат.

Один из столиков в столовой всегда должен оставаться свободен. Клиенты Компании обслуживаются без очереди.

Настоящие Правила вступают в силу с 2008 года.

Надеемся на Ваше понимание и соблюдение данных правил.

С уважением, Администрация

Последовательница своего отца известный психотерапевт Н. Роджерс отмечает: "Если создать безопасный, доверительный климат, в котором личность чувствует себя свободно настолько, что начинает исследовать свой внутренний психический мир, то в этом случае сам человек выбирает наиболее оптимальное направление своего развития как личности".

Лечебная сила слова социального работника связана с тем, что оно способно успокоить, воодушевить, активизировать творческие возможности личности, формировать оптимистическое мироощущение.

4.3. Коммуникативные особенности речевого поведения

социального работника

Успешная реализация самопрезентационной, мотивационной и психотерапевтической функций предполагает достаточно высокую культуру речевого поведения специалиста. Качественный уровень коммуникативного взаимодействия с клиентами зависит от того, насколько его речевые коммуникации соответствуют нормам и правилам профессиональной этики и этикета, отличаются умелой импровизационностью, диалогизмом и экспрессивностью.

Рассмотрим названные детерминанты речевого поведения социального работника более детально в соответствие принципам и правилам профессиональной этики и этикета

Существенным признаком культуры поведения любого человека является следование речевому этикету, т.е. использование системы национально-специфических стереотипов, устойчивых формул общения, предназначенных для установления и поддержания контактов и избранной тональности.

Нравственную основу речевого поведения социального работника составляет гуманизм, вежливое, уважительное, терпимое отношение к личности клиента независимо от его возраста, социального статуса и поведения.

Типичными коммуникативными ситуациями, обслуживающимися этикетными выражениями, являются: обращение, приветствие, знакомство, извинение, благодарность, поздравление, приглашение, просьба, совет, предостережение, одобрение, комплимент, прощание.

Речевой этикет обеспечивает культуру включения, поддержания, переключения внимания собеседника, окончания контакта, выражения признательности, согласия, несогласия, удовлетворения, сожаления, сочувствия и т.д.

Решающими этапами общения клиентами являются вступление в контакт, его поддержание и прекращение.

Традиционные формулы вежливости "Здравствуйте" или "Добрый день, друзья" несут определенную психолого-педагогическую нагрузку.

С их помощью специалист заражает партнеров по общению оптимистическим мироощущением, задает необходимый тон общению - сугубо деловой, рабочий или дружеский, интимный.

Известно значение "речевой настройки" в установлении контактов между собеседниками. Обмен мало значимыми на первый взгляд вопросами и репликами о здоровье, настроении, погоде и т.п. позволяет присмотреться друг к другу, почувствовать эмоциональное состояние, адекватно воспринять коммуникативную ситуацию и выбрать нужную тактику общения.

Жесткое, стереотипное программирование процесса взаимодействия характерно ролевому, официальному уровню общения.

Главной психологической задачей, которая встает перед каждым социальным работником в первые моменты общения с клиентом - организация внутреннего принятия целей предстоящей работы, создание благоприятной коммуникативной обстановки.

Одна-две минуты, затраченные на фатический т.е. облегчающий, способствующий контактированию, диалог, нельзя оценивать как пустую трату драгоценного времени. Это скорее элементарное требование профессионального этикета, имеющее серьезный психологический смысл.

Профессиональный этикет обязывает социального работника к конкретной адресованности речи. Неопределенная обращенность транслируемой информации (и по форме, и по содержанию) затрудняет слушателям ее восприятие как личностно значимой. Опытным специалистам свойственно умение модифицировать свои высказывания, находить им точную экспрессивную окраску с учетом возрастного, индивидуального своеобразия слушателей и коммуникативной ситуации.

С незапамятных времен этикет обязывает культурного человека при установлении деловых контактов знать не только фамилию, но и имя партнера.

Вероятно, и социальному работнику целесообразно держать в памяти и фамилии, и имена клиентов. Предпочтительна форма обращения по имени, имени отчеству, не по фамилии.

Обращение как особая языковая форма наименования того, к кому адресована речь, связано с последующим высказыванием. Нередко оно оказывается смысловым центром, ибо отражает в скрытом виде определенную оценку и характеристику адресата - положительную, отрицательную, нейтральную. Обращения демонстрируют испытываемые специалистом чувства по отношению к клиенту.

Профессионально важно умение социального работника этически грамотно формулировать вопросы, отвечать и пояснять ответы, высказывать личное мнение - положительное, отрицательное, нейтральное, побуждать к определенной деятельности, выражать эмоции - согласие, несогласие, радость, огорчение, благодарность, организовывать диалог таким образом, чтобы взаимодействие с клиентами естественно и непринужденно перерастало официальные рамки, трансформируясь в межличностное общение.

Принципиальное значение имеет культура волеизъявления специалиста. Сотрудничающий характер взаимодействия с клиентами обязывает социального работника к минимуму сводить использование прямых команд и приказов, глаголов повелительного наклонения -"встать", "сесть", "отвечай" и т.д.

Непременным атрибутом его речевого поведения являются разнообразные формулы вежливости: "пожалуйста", "будьте добры", "не сочтите за труд", "прошу Вас", "благодарю за услугу", "извините", "прошу прощения" и др.

Необходимое смягчение категоричности суждений достигается за счет таких оборотов, как "мне представляется", "я полагаю", "возможно, я ошибаюсь" и т.д.

В процессе общения социальный работник призван создавать коммуникативную обстановку, стимулирующую речевую активность клиентов. Важно не выискивать ошибки или неточности в их суждениях, а выражать живой интерес к обмену информацией, подчеркивать достоинства, а не слабости, не торопить с ответом, не перебивать.

Ввиду того, что жесткий отказ ведет к нарушению кооперативности общения, целесообразно использование тактичных форм: "Извините, я не могу этого сделать"; "Сожалею, но выполнить вашу просьбу не в силах" и пр.

Побуждающая сила распоряжений, требований зависит от того, насколько убедительно они аргументируются. К сожалению, многие не считают нужным это делать, сбиваясь на бесцеремонное морализаторство: "Стыдно, Иванов, не понимаешь элементарных вещей", "Некрасиво так себя вести", «Вы многое себе позволяете» и т.п.

Важной характеристикой вербального и невербального поведения социального работника является стиль речи. В социолингвистике различаются две его основные разновидности: официальный, предназначенный для делового общения, и неофициальный, обиходно-разговорный, располагающий к установлению межличностных контактов.

Функциональные стили речевого поведения отличаются друг от друга выбором лексики и экспрессивных средств - мимики, жестов, пантомимики и др. Социальному работнику нужна гибкость перехода от одного стиля к другому, учет конкретной ситуации общения.

С годами у каждого специалиста складывается свой стиль речевого поведения, соответствующий его творческой индивидуальности. Это проявляется в определенной манере самовыражения - лексике, интонации, мимике, пантомимике. Однако профессиональный этикет обязывает к речевой дисциплине, неукоснительному соблюдению литературных норм, налагает категорический запрет на использование диалектизмов, вульгаризмов (тона, лексики) и в формальном, и в неформальном общении с детьми.

4.4. Импровизационность речи

Многообразие речевых коммуникаций социального работника ориентировано на видимого собеседника. Они творятся в ходе непосредственного разговора с клиентом "глаза в глаза". Спонтанно возникающие ситуации, сиюминутные реакции клиентов, динамика общения с ними побуждают специалиста соответственно модифицировать свое речевое поведение, при необходимости - мгновенно перестраиваться. Импровизационность - неотъемлемый элемент профессионального творчества.

Формы речевой импровизации (от лат. improvisus - неожиданный, внезапный) могут быть самыми разными, начиная от вопроса, стимулирующего интерес к совместной деятельности, шутки, снимающей нервное напряжение, кончая пространным монологом, необходимость в котором продиктована сиюминутной потребностью. Имеют значение и произносимые слова, мимика, пантомимика, сопровождающие их. Сила импровизации заключается не только и не столько в неожиданности тех или иных реакций специалиста (хотя это и бывает важно), сколько в их оптимальности, результативности, она выступает средством уточнения творческого процесса общения, корректировки его взаимодействия с клиентами.

Социальный работник призван находиться в постоянной "импровизационной готовности". Такая психологическая установка диктуется спецификой профессиональной деятельности социального работника, его эмоциональностью и стрессогенностью. К таким факторам относится неожиданность, непредсказуемость многих реакций клиентов, дефицит времени для принятия решений, ответственность за риск.

Профессиональная тактика, рассчитанная на живое общение, предполагает развитую способность социального работника к речевой импровизации. Она переживается как озарение, являющееся результатом интуитивного, т.е. неосознанного, решения психолого-педагогических задач. Однако импровизация - не случайность, ибо оплачивается предельным напряжением интеллектуальных, эмоциональных и волевых сил. Именно тогда и происходит мгновенное "интуитивное логическое осмысление" сложившейся ситуации и принятие оптимального решения. Внутренняя, субъективная, и внешняя, объективная, стороны импровизации взаимосвязаны. Культура импровизации выражается в том, что эмоциональные и интеллектуальные переживания специалиста находят адекватное выражение в речевом поведении. Решающую роль играют профессиональная эрудиция и опыт. Поэтому импровизация трактуется как механизм трансформации знаний, убеждений, техники в творчестве, профессиональных действиях.

Известно, что эффективности профессиональной деятельности социального работника зависит от подготовки к ней. Речевое поведение каким бы спонтанным оно ни казалось, подвержено антиципации (от лат. anticopatio - предвосхищение), т.е.

правила поведения на рабочем месте

планированию, включающему постановку цели, определение содержания диалога, выбор форм взаимодействия (индивидуальный, групповой), предвидение возможных реакций (позитивных и негативных), вопросов, подбор убедительных аргументов и контраргументов, продумывание общей стилистики общения.

В подготовке специалиста к речевому взаимодействию, преследующему совершенствование контактов, на первый план выдвигается не столько интеллектуальная, сколько эмоциональная самонастройка. Исследования выявили зависимость способности быстро принимать правильные решения от способности сдерживать свои эмоции в сложных ситуациях.

Внутренняя и внешняя собранность, энергичность, уверенность в своих силах, оптимистическое восприятие клиентов, выражение доброжелательности помогают завоевать инициативу во взаимодействии с ними, проявить необходимую реактивность и адекватность речевых действий, поддержать гармоническое равновесие между самовыражением и активностью аудитории.

Как видим, речевая импровизация обеспечивается развитой способностью к концентрации и распределению внимания, богатым воображением, нестандартностью профессионального мышления, языковой раскованностью.

4.5..

Экспрессивность речи

Речи, лишенной экспрессии (от лат. expressio - выражение), не бывает. Даже самая вялая, малосодержательная реплика несет оттенок определенных эмоциональных состояний - интеллектуальной пассивности, незаинтересованности в общении, а может быть, и иных - усталости или нежелания обнаруживать свои подлинные мысли и чувства. Экспрессия позволяет усилить изобразительность и выразительность слова.

Каждый специалист широко использует в педагогических целях пристальный взгляд, укоряющее покачивание головы, улыбку или огорченное выражение лица, жесты утверждения и отрицания. Выразительным бывает не только оживленная мимика и энергичная жестикуляция, но и состояние статики, телесная неподвижность. Намеренно затянутая пауза и даже покашливание помогают клиентам лучше понять специалиста..

Во многих случаях речевая экспрессия социального работника реализуется на интуитивном уровне. Лексическая небрежность, неконтролируемые интонации и мимика, жестикуляционная беспорядочность, неуклюжие телодвижения, хаотичные передвижения или упорная прикованность к столу производят на клиентов неблагоприятное впечатление, вызывая раздражение.

Культура речевого поведения предполагает осмысление социальным работником своих экспрессивных проявлений, их критическую самооценку, культивирование естественной самобытности языка и сознательное использование его в профессиональных целях. К сожалению, у многих специалистов замечена стереотипность эмоционального самовыражения. И более выразительными оказываются не положительные, а негативные чувства, проявляемые по отношению к клиентам.

Страницы:← предыдущая12345678910следующая →

III. НОРМЫ ВНУТРИКОРПОРАТИВНОЙ КУЛЬТУРЫ.

Деловая переписка

Стиль деловой переписки подчиняется некоторым общим правилам и определяется условностями. Любой деловой документ, отправляемый от имени организации, должен содержать несколько обязательных позиций:

Документ печатается на фирменном бланке организации, и в нем не допускаются исправления и подчистки;

Обращение - официальная должность адресата, фамилия, инициалы;

Комплимент - выражение вежливости, которым заканчивается письмо, например, "С уважением и надеждой на дальнейшее сотрудничество…", "С пожеланием успехов…";

Подпись - фамилия лица, уполномоченного поставить свою подпись, обычно печатается в конце документа (при этом указывается сначала инициалы, а затем фамилия, напр.: П.П. Петров);

Дата - указывает на день, месяц и год написания делового письма;

Исполнитель – исполнитель письма, его телефон, факс, адрес электронной почты и т.д.

Адрес - на конверте воспроизводится полная фамилия, должность и адрес;

При подготовке документа необходимо соблюдать следующие нормы:

Недопустимы любые неточности, искажения фактов, их преувеличение или преуменьшение;

Если документ содержит малоприятную для адресата информацию, формулы вежливости должны быть особенно подчеркнуты, и выражать надежду на дальнейшее сотрудничество;

Нельзя ущемлять достоинства адресата, проявлять некорректность, неуважительность.

При получении деловых писем, запросов, заявлений, жалоб от партнеров и клиентов необходимо ответить на них в кратчайшие сроки. Максимальное время для подготовки ответа на вопрос, находящийся в компетенции руководителя самостоятельного подразделения - 3 дня, в компетенции исполнительного органа организации – 10 дней, в компетенции учредительного органа – от 15 до 30 дней.

Организация обеспечивает каждого сотрудника необходимыми условиями для выполнения его функциональных обязанностей, оплату труда в соответствии со специальностью и квалификацией, предоставляет социальные льготы, предусмотренные действующим законодательством Российской Федерации и нормативными документами организации.

В то же время организация требует от сотрудника производительного и качественного труда, бережного отношения к имуществу организации, материальным и иным ценностям.

Запрещается отвлекать сотрудников от выполнения непосредственных обязанностей, снимать их с работы для участия в мероприятиях, не связанных с производственной деятельностью, кроме случаев, предусмотренных законами и иными нормативно-правовыми актами.

Запрещается использование телефонов организации в рабочее время для ведения личных разговоров и решения личных проблем. Исключением является время обеденного и технического перерывов. Запрещается использование телефонов организации в личных интересах для ведения междугородних и международных разговоров.

Запрещается использование в личных целях:

Компьютеров (в т.ч. для игр);

Принтеров;

Ксероксов;

Запрещается принимать пищу на рабочих местах. Исключение составляют кофе, чай или вода, приготовленные в специально отведенных для этого местах. Питание сотрудников на территории организации должно осуществляться в столовых или кухнях. Если таковые в офисе отсутствуют, то руководителем отвечающим за офис должно быть определено специальное помещение, в котором сотрудники могут принимать пищу. Помещение должно быть обособленным и закрытым для посторонних посетителей. Решение оформляется распоряжением руководителя, отвечающего за офис.

Не допускается рукоприкладство и аморальное поведение сотрудников, как на работе, так и в присутственных местах.

Недопустимо появление сотрудника на работе и в присутственных местах в состоянии алкогольного, наркотического или токсического опьянения.

Запрещается:

Ношение оружия, за исключением сотрудников, наличие оружия у которых связано с выполнением должностных обязанностей.

Выносить с места работы имущество, предметы или материалы, документы и т.д.

Поведение на рабочем месте

принадлежащие организации, без получения на то соответствующего разрешения;

Приносить на работу посторонние предметы или товары;

Вывешивать объявления вне отведенных для этого мест без соответствующего разрешения;

Курить в рабочее время, за исключением обеденного и технического перерывов, в помещениях организации.

Сотрудники организации обязаны:

Соблюдать требования по технике безопасности и производственной санитарии, предусмотренные действующими законами и иными нормативными актами, действующими в организации: их нарушение влечет за собой применение дисциплинарных мер взыскания;

Использовать все средства индивидуальной или коллективной защиты от неблагоприятного воздействия факторов производственной среды и потенциальных производственных рисков;

Сообщить своему руководителю о любой рабочей ситуации, которая, по его мнению, создает угрозу жизни или здоровью; руководитель не может требовать от сотрудника возобновления работы, если такая опасность продолжает сохраняться; о любом ущербе здоровью незамедлительно сообщается руководителю организации.

Работа службы охраны имеет первостепенное значение как для безопасности сотрудников и клиентов отделения, так, и для создания первого положительного впечатления об организации. В связи с чем, сотрудники охраны обязаны:

Постоянно находится на посту, и контролировать пропуск посетителей в отделение;

Иметь опрятный внешний вид (форменная одежда) и носить “бадж” с удостоверением частного охранника;

Приветствовать посетителей при входе: “Здравствуйте, Добрый день” и прощаться с ними при выходе из отделения.

Все сотрудники организации обязаны проходить обучение, инструктаж, проверку знаний правил, норм и инструкций по охране труда и технике безопасности в порядке и в сроки, которые установлены для определенных видов работ и профессий.

ВВЕДЕНИЕ

Деловой этикет занимает особое место в искусстве поведения. Если, нарушая те или иные нормы поведения, в быту и в обществе вы рискуете главным образом своей репутацией воспитанного человека, то в бизнесе такие ошибки могут стоить больших денег и карьеры. Великий мастер и учитель в сфере деловых отношений Дейл Карнеги утверждал, что успех человека в финансовых делах на пятнадцать процентов зависит от его профессиональных знаний и на восемьдесят пять - от его умения общаться с людьми. В самом деле, любой бизнес - это скоординированные действия множества людей, и эффективность этих действий прямо зависит от их способности налаживать отношения друг с другом.

Общеизвестно, что движущей силой экономики являются потребности общества и производства и конкуренция. Эти факторы обуславливают непрерывную перестройку национальных экономик и мировой экономики в целом, сопровождающуюся исчезновением отдельных фирм и даже отраслей и возникновением других. При этом судьба отдельного работника в таких сложных условиях зависит не только от фатальности рока и воли начальства, но и от соответствия его качеств и потенций стоящим перед фирмой задачам. Мало быть способным к выполнению своей миссии - надо уметь сыграть эту роль перед другими, чтобы и они в вас поверили. Короче говоря, вы должны быть в состоянии вести себя так, чтобы у нужных людей сложилось о вас благоприятное мнение.

Таким образом, умение вести себя должным образом, т.е. соблюдение этикета, стало ныне одним из важнейших условий и способов вырваться в перёд и сохранить лидерство в бизнесе. Иными словами, твёрдо усвойте, что соблюдение делового этикета - один из элементов вашей профессиональной стратегии.

Мало просто быть вежливым и воспитанным человеком. Нужны конкретные знания тонкостей этой области человеческих взаимоотношений. А их великое множество: как и когда сказать нужное слово или промолчать, сделать соответствующий событию подарок, как составить полезный для дела круг общения, умение организовать деловую трапезу и вести себя на ней и т.д. и т.п. - и все с тем прицелом, чтобы эти контакты и поступки благоприятно отражались на делах фирмы и ваших собственных.

Правила этикета могут разниться в отдельных фирмах и отраслях производства. Вы обязаны знать эти особенности в каждом конкретном случае. Кроме того, глобальность экономических связей обязывает людей знать правила хорошего тона других стран. Нарушение этих правил приводит к разрыву деловых связей и оборачивается потерей рынков сбыта.

ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА ПОВЕДЕНИЯ НА РАБОТЕ

Как к кому следует обращаться.

В каждой фирме существует свой собственный «табель о рангах». Есть сотрудники, которых называют по имени, к другим обращаются только по имени отчеству. Вновь принятые на работу должны внимательно присматриваться к манере общения сослуживцев друг с другом и следовать их примеру.

Если вы входите в число ответственных сотрудников, к которым обращаются по имени отчеству, но сами, беседуя с боссом с глазу на глаз, зовёте его по имени, в присутствии других служащих вам следует его называть по имени отчеству. Когда вы занимаете более скромную должность, вам лучше повременить, пока коллега, представленный вам, не попросит называть его по имени.

Вне зависимости от того, насколько официален характер взаимоотношений между сотрудниками того или иного учреждения, у каждого из них есть имя. Никого, даже свою секретаршу, в разговоре с кем бы то ни было не стоит называть «моя девочка».

Просьбы о помощи.

Независимо от того, много находится у вас в подчинении людей или никого, иногда возникают такие ситуации, в которых вы не можете обойтись без помощи других. Эти «другие» могут быть вашими подчинёнными или просто сослуживцами. Какой бы пост вы ни занимали, никогда ни к кому не следует обращаться с просьбой, звучащей как приказ или требование. Вам помогут с большей охотой, если вы сдобрите свою просьбу изрядной порцией «спасибо» и «пожалуйста».

Указания руководителя.

Часть дня каждый ответственный сотрудник всегда работает вместе с секретаршей: с её помощью он разбирает почту, диктует ей письма, обсуждает порядок поведения назначенных встреч и т.п. В рутине повседневности легко забываются самые приятные стороны человеческого общения, которые призваны сделать такие встречи более радостными но, несмотря на это, совершенно недопустимо кричать: «Лена! Пойдите сюда!» или заниматься выполнением обязанностей без тени улыбки, с мрачным выражением лица. Если же вы обратитесь к секретарше, скажем, так: «Лена, когда вы закончите составлять это письмо, будьте добры, зайдите ко мне в кабинет, я должен вам кое-что продиктовать», - в этом обращении прозвучит не только признание того факта, что в данный момент Лена занята делом, одновременно вы превратите свой приказ в просьбу.

Когда на совещании руководителей проектов вы скажете: «Джим, проект Крауса требует некоторой доработки. Вы не могли бы в ближайшие пару дней включить его в свой рабочий график?» тем самым вы признаёте важность рабочего графика Джима, а также - как и в предыдущем примере - обратитесь к нему с просьбой, а не отдадите жёсткий приказ.

Заостряя внимание, на слове «вы», а не на слове «я», руководитель тем самым как бы даёт понять и Лене, и Джиму, и остальным своим сотрудникам, что каждый из них причастен к общему делу, которому все они служат. Если же вы скажете: «Я хочу, чтобы вы пришли…» или: «Мне надо, чтобы вы доработали проект Крауса», сам тон вашей просьбы будет совсем иным.

Отношения с коллегами.

В некоторых случаях обратиться к сослуживцам с просьбой о помощи бывает непросто. Никто не любит лентяев и бездельников, которые на каждом углу болтают о том, что говорят на работе, а на самом деле не могут довести до конца ни одно задание и постоянно докучают своими вопросами окружающим. Вместе с тем, каждый будет считать своим долгом протянуть руку помощи тому, кто всегда охотно делится опытом и знаниями с другими.

Отношения между мужчинами и женщинами на службе

Если исходить из идеи равенства мужчин и женщин и руководствоваться требованиями обычной вежливости, вопрос о том, как представителям противоположных полов строить отношения на работе, отпадает сам собой.

Дверь открывает тот, кто ближе к ней стоит.

В лифт первым входит или выходит из него человек, находящийся ближе к двери.

Прикурить другому даёт тот, у кого под рукой зажигалка.

И мужчины, и женщины поднимаются со стула, чтобы поприветствовать клиента или посетителя вне зависимости от его пола.

И мужчины, и женщины обмениваются рукопожатиями; на службе нет правил, предписывающих, кто первым должен подавать другому руку.

Независимо от того, кто кого приглашает на ленч, платит приглашающий.

Если все сотрудники, находящиеся в кабинете, пользуются общей кофеваркой, и мужчины, и женщины по очереди варят кофе и моют кофеварку. Представление о то, что прерогатива готовить кофе является исключительно женским делом, - один из самых типичных предрассудков, и ведением «домашнего хозяйства» на работе женщины занимаются наравне с мужчинами.

Услуги личного характера, такие, как адресованная секретарше просьба отнести одежду в химчистку или купить подарок для жены начальника, не являются частью служебных обязанностей, если только их выполнение не оговорено специально при найме на работу. Если кто-то действительно очень нуждается в подобной услуге, то и его просьба выполнить это поручение должна носить личный характер.

Ни мужчинам, ни женщинам на работе не следует называть сотрудников уменьшительно-ласкательными именами и прозвищами.

Даже когда вы хотели бы вести себя на работе так же, как в нерабочей обстановке, не позволяйте себе этого. Не забывайте, что деловой ленч - это не приглашение на свидание. Женщина не должна ждать, пока мужчина галантно подвинет ей стул, чтобы помочь сесть, а мужчине не следует считать себя обязанным сделать это. Она вполне сможет сама о себе позаботится, как и её спутник.

Питание.

Если на службе разрешено питаться на рабочем месте, необходимо следовать обычным правилам соблюдения чистоты. Не оставляйте повсюду грязных чашек и тарелок. После еды сотрите со стола крошки и мокрые пятна от расплескавшихся напитков. Зрелище того, как люди едят, особого удовольствия присутствующим не доставляет. Как только закончите есть, выбросьте остатки пищи, если возможно, в стоящий особняком закрытый мусорный бачок, а не в корзину для мусора, находящуюся рядом с вашим столом или столом вашего коллеги.

Пунктуальность.

Вовремя приходите на работу; не опаздывайте на совещания; сдавайте докладные записки в установленные сроки; не поглядывайте постоянно на часы в ожидании конца рабочего дня. Если вы никак не можете уложиться в названные сроки, скажите об этом начальнику тогда, когда он будет давать вам поручение, убедительно аргументировав при этом свою позицию.

Грамотность.

Ответственные сотрудники корпораций часто выражают озабоченность в связи с тем, что многие их подчинённые недостаточно грамотны, - допускают пунктуационные и орфографические ошибки, неверно пишут имена, не могут правильно разбить текст на предложения и абзацы. Коль скоро вам не хватает знаний, пройдите повторный курс обучения или курсы повышения квалификации. Если же вы просто безответственно подходите к делу, задумайтесь над тем, какой вред работе может нанести каждая ваша ошибка, и постарайтесь относиться к выполнению своих обязанностей более добросовестно.

Не тратьте времени даром.

Не зависимо от того, насколько вы сами прилежны и старательны, нередко бывает так, что сослуживцы используют общение с вами в качестве предлога для оправдания даром потраченного времени - как их собственного, так и вашего. Подчас они находят тысячи способов оторвать вас от дела, но вам при этом далеко не всегда стоит уделять им внимание. В большинстве случаев следует вежливо избавиться от их назойливости.

Если вам звонит по телефону какой-нибудь любитель поболтать, уловив суть его сообщения, можете прервать поток красноречия этого человека такими, например, словами: «Я поняла вашу просьбу и вышлю вам соответствующие формуляры. Благодарю вас за звонок, а теперь, к сожалению, мне надо идти».

В том случае, когда вы уже обо всём договорились с посетителем, а он и не думает уходить, поднимитесь со стула и скажите ему: «Мне очень жаль, но сейчас я вынужден вернуться к неотложным делам».

Если кто-то спросил вас: «У тебя есть свободная минутка?», а у вас совершенно нет времени, или вы по опыту знаете, что эта «минутка» растянется на целый час, позиция ваша должна быть непреклонной. «Минутка у меня есть, - следует сказать вам, - но если ты за неё не уложишься, нам лучше поговорить в другой раз».

Предусмотрительность.

Старайтесь думать об окружающих вас сотрудниках. На работе, как и в семье, постоянное общение сближает людей. Вы можете улучшить отношения в своём рабочем коллективе, обращая внимание на потребности окружающих и избегая таких действий, которые их раздражают. Букетик цветов в день рождения, дружеская услуга, спокойное поведение, не отвлекающее других от дела, - всё это может способствовать созданию вокруг вас благожелательной атмосферы, и о вас станут говорить, как о сотруднике, умеющем работать с людьми.

Кроме того, предупредительность поможет вам избежать неловких ситуаций, которые время от времени могут возникать в любом отделе. Так, например, вы находитесь у кого-то в кабинете, когда там зазвонил телефон - хотя вы и не можете знать, личного характера этот звонок или нет, - вам лучше подняться со стула и спросить: «Может быть, мне подождать в приёмной, пока вы поговорите?» Если кто-то входит в кабинет с очевидным намерением найти там того, кто в данный момент отсутствует, вы могли бы спросить у вошедшего: «Я могу вам чем-то помочь?» Короче говоря, быть предусмотрительным - значит следовать неписаным правилам учтивости и в нужный момент приходить к людям на помощь, когда они сами не решаются вас об этом попросить.

Проявление инициативы.

И начальство, и сотрудники с осуждением относятся к проявлению на работе агрессивности. Что же касается инициативы, то она всеми приветствуется. Где между ними пролегает водораздел? Агрессивность непрошено вторгается в жизнь, отражая попытку человека утвердится силой; инициатива же движет людей к свершениям, помогает достижению совместно обозначенных целей.

Чего следует избегать в общем случае.

Если соблюдение перечисленных выше правил поведения на службе может помочь вам подняться по служебной лестнице, то нижеследующие поступки могут навсегда оставить вас в самом низу.

Сплетни.

Не обсуждайте с сослуживцами других сотрудников вашей компании ни на работе, ни в дружеской обстановке. Слово не воробей, вылетит - не поймаешь.

Отсутствие и опоздания.

Старайтесь как можно меньше отсутствовать на службе в рабочее время. Если вам положены три персональных краткосрочных отпуска или десять дней, которые вы можете провести дома по болезни, избегайте пользоваться ими без необходимости. Не следует пребывать на работе в дурном расположении духа: ни насморк, ни головная боль не освободят вас от служебных обязанностей. А регулярные отсутствия на работе будут занесены в ваше личное дело и станут частью вашей репутации.

Приезжайте на работу за несколько минут до её начала, и пусть это время уйдёт у вас на то, чтобы подготовиться к рабочему дню.

Неряшливость.

Будьте всегда подтянуты и аккуратны - волосы должны быть причёсаны, рубашка заправлена в брюки, ботинки начищены, костюм отутюжен. На вашем письменном столе должны царить чистота и порядок. Неряшливость же свидетельствует лишь о том, что вы относитесь к работе спустя рукава.

Обсуждение личных проблем.

Личные проблемы лучше оставлять дома. Даже в том случае, когда коллеги одновременно являются вашими друзьями, вопросы, не имеющие непосредственного отношения к службе, лучше обсуждать не на работе; поэтому вы правильно поступите, уделяя им внимание в своё собственное время. Кроме того, в этом случае ваша личная жизнь не станет предметом пересудов всех сотрудников отдела. Продвижению по службе способствуют профессиональные качества, а попытки решить личные проблемы в рабочее время отнюдь не свидетельствуют в пользу ваших деловых качеств.

Разглашение конфиденциальной информации.

Когда вы имеете доступ к информации для служебного пользования, вам следует заботиться о том, чтобы она оставалась конфиденциальной. Вы можете быть в курсе ещё не преданных огласке планов, секретных сведений финансового или личного характера; не разглашайте то, что вам известно. Если вы не знаете, имеет ли определённая информация закрытый характер, спросите об этом у руководства. Не забывайте и о том, что размер вашей зарплаты также относится к сведениям, не подлежащим разглашению; так к этому и относитесь.

Посещения родственников.

Несмотря на то что вашей жене (мужу) и детям может быть очень интересно посмотреть, где вы работаете, удовлетворение их любопытства не ускорит вашего продвижения по службе. Если вы, тем не менее, решите показать им свое рабочее место, сделайте это в выходные дни, когда никого из сотрудников на работе не будет.

Личные звонки.

Проследите за тем, чтобы по вопросам личного характера вам звонили на работу только в случаях крайней необходимости. Частые телефонные разговоры, не имеющие отношение к службе, всегда привлекают внимание остальных сотрудников. Такого рода беседы мешают окружающим работать, а к вам вскоре станут относиться как к несерьёзному человеку.

Пустая трата времени.

Телефонные разговоры - не единственная возможность тратить рабочее время попусту. С таким же успехом его можно убивать, бесцельно слоняясь по помещению, читая журналы или болтая с другими сотрудниками о делах, не имеющих никакого отношения к работе. Занимайтесь лучше выполнением своих непосредственных обязанностей, а если вам в данный момент нечего делать, можете помочь кому-нибудь из сослуживцев. Попробуйте представить себе впечатление, которое сложиться о вас у вашего начальника, когда он заметит, что вы тратите впустую время на самом деле принадлежащее не вам, а компании.

Стоит ли одалживаться?

Ещё Шекспир писал: «Никогда не бери взаймы и не давай в долг». Бывает очень нелегко отказать сослуживцу, который просит вас дать ему клейкую ленту или почтовую марку. Значительно легче самому не просить никого из сотрудников о подобных одолжениях. Постоянное «попрошайничество» не только отнимает время и у вас, и у окружающих, но и истощает запасы их канцелярских принадлежностей. К тому же на самом деле у вас нет в этом необходимости: распланируйте наперёд ваши потребности и сообразно им запаситесь всем, что вам может понадобиться в работе.

Брать в долг деньги ещё более опасно, поскольку это может расстроить уже сложившиеся хорошие деловые отношения. Сейчас, когда в нашем распоряжении имеются круглосуточно работающие банкоматы, сначала следует проверить, сколько денег лежит на вашем собственном счёте, и лишь в том случае, когда они кончились, можете обращаться за помощью к другим. Вместе с тем, не следует забывать, что если у вас нет карточки для банкомата, в случае необходимости можно оплачивать расходы кредитной карточкой. Это лучше, чем брать деньги в долг или одалживать их сотрудникам.

Грубая брань.

Избегайте на работе крепких выражений. Неважно, употребляет их в своём лексиконе кто-то из ваших сослуживцев, или нет. В том, чтобы продвинуться по службе, вам они не помогут.

Жевательная резинка.

Оставьте это удовольствие для дома. На работе оно отвлекает от дела, иногда при этом люди неприятно чавкают, нередко такая привычка вызывает неприязнь у нанимателя.

Курение.

Старайтесь не курить на рабочем месте. Если же вы - заядлый курильщик, можете выходить в специально отведённое для курения место и там устраивать перекур.

Пьянство.

Рюмочка за ленчем, если вы с клиентом решили побеседовать о делах в ресторане, не принесут вам большого вреда, но если вы переусердствуете, последствия могут быть для вас просто катастрофическими. Пить на работе не следует никогда.