Как попросить прощения у близкого и любимого человека. Почему нельзя говорить извиняюсь

Нам с детства столько раз повторяли: «„Я“ - это последняя буква алфавита», что у многих это отпечаталось в подкорке головного мозга. Для этих людей совершенно естественная и о своём благе стала чем-то постыдным и недостойным. Хотя без этого свойства невозможно прожить сколько-нибудь успешную жизнь.

Не стоит класть свою жизнь на алтарь самопожертвования, ведь чаще всего это идёт только во вред «осчастливленным» вами людям.

2. Выражение эмоций

Мы привыкли чувствовать смущение за свои слёзы или смех. Хотя это совершенно естественное проявление того, что у вас есть сердце и душа, которые, возможно, больше, чем у обладателей прилепленной на все времена спокойной гримасы.

Вы можете испытывать грусть, веселье, скуку, увлечённость, вы - живой человек. Зачем это скрывать?

3. Прощение

Способностью к прощению обладают только люди с действительно большим сердцем. И пусть вокруг вас удивляются, что вы подаёте руку своим недругам или не добили врага, когда для этого была прекрасная возможность, - вас это волновать не должно. Не проявляйте лишнюю жестокость только из-за того, что кто-то ждёт этого от вас.

4. Убеждения

Человек с убеждениями вызывает уважение. Человек с убеждениями, который не скрывает их и способен встать на их защиту, вызывает уважение вдвойне. Наличие твёрдых принципов в наше время является настолько редким и ценным качеством, что извиняться за них точно не следует.

Это совершенно не странно - быть . Странно, наоборот, когда группа людей выглядит, думает и чувствует совершенно одинаково. Если вам повезло быть не таким, как все, то это не повод для стыда. Возможно, именно это и является вашим главным достоинством.

6. То, как и с кем вы проводите своё время

Время является той единственной ценностью, которой действительно стоит дорожить. И было бы не слишком благоразумно тратить этот драгоценный ресурс, руководствуясь мнением совершенно посторонних для вас людей.

Лёжа на смертном одре, вы, скорее всего, будете не сожалеть о том, что так мало работали, а вспоминать то время, которое провели с близкими, друзьями, в интересных местах, за любимыми занятиями.

7. Неудачи

О, это любимая фобия множества людей! Страх того, что вы попробуете, у вас не получится и все вокруг будут над вами насмехаться. Они будут помнить об этом вечно, и позор за этот провал будет преследовать вас всю оставшуюся жизнь.

Но прежде чем забиваться в самый тёмный угол, представьте себе такую картину.

Вот вы - человек, который попробовал, но потерпел неудачу. А вот другой, тот, кто побоялся даже попробовать. Так кому из вас следует извиняться?

8. Юность

Да, у каждого из нас есть моменты в прошлом, которыми не получается гордиться. Да что там мы, полистайте биографии великих - там такие факты иногда всплывают, что волосы встают дыбом.

Молодость для того и предназначена, чтобы совершать безумства и пробовать эту жизнь на зуб. Все мудрые старики раньше были молоды и глупы, совершали и, возможно, именно так и набирались мудрости. Никто не избежал такого пути в своей жизни, так что незачем этого стыдиться.

9. Внешность

Ещё один источник комплексов для множества людей. Да и как тут не комплексовать, когда обложки модных журналов и индустрия моды навязчиво вдалбливают нам правильные каноны стиля, а соответствовать им получается далеко не у всех.

Да, немодно одетый человек с излишком веса может вызывать улыбки. Но ещё большее внимание привлечёт этот человек, если он станет судорожно комплексовать по поводу своего внешнего вида. Поэтому если ваши отношения с модой и красотой не сложились, то расслабьтесь и забейте. Посмотрите на эту даму, ну разве она не прекрасна?

Постоянные попытки оправдать себя перед окружающими могут привести к тому, что вы упустите уникальный шанс быть самим собой, со всеми своими недостатками и достоинствами. Вы всю свою жизнь проведёте в состоянии глухой обороны, защищаясь от выдуманных претензий общества. Однако вряд ли такая тактика приведёт вас к успеху, ведь побеждает только тот, кто идёт вперёд и не извиняется на каждом шагу за это.

«Извини меня». Два простых слова, которые так тяжело произнести. Нам просто сказать их по пустячным поводам, обращаясь к незнакомцу, которого случайно толкнули на улице, или когда наступаем кому-то на ногу в автобусе. Однако когда попросить прощения действительно важно, мы просто не находим слов. Неспособность извиниться может загубить наши отношения, любые: от дома до работы. Научись правильно извиняться: это поистине мужская черта.

Почему мы не извиняемся

Гордость. Для мужчин принести свои извинения трудно, потому что это требует признания собственной вины. Тяжело признать, что ты облажался. Что ты ошибся. В игру вступает гордость.

Смущение. Если мы по-королевски облажались, делая что-то реально тупое, о чем следовало бы сначала спросить, а только потом делать, об этом вообще сложно сказать. Мы чувствуем себя идиотами и с бо льшим удовольствием притворились бы, что этого с нами никогда не случалось.

Гнев. Если кому-то надо извиниться, то это, как правило, не только его вина. Он сказал что-то обидное, но и ему, вероятней всего, сказали что-то обидное. Иногда гнев застилает нам глаза, и мы настолько злы на человека за полученные оскорбления, что не хотим извиняться.

Антидот для всех этих чувств? Смирение. Причина всех этих чувств в том, что мы не смотрим на себя со стороны. Для себя ты всегда прав, и это ясно тебе как день. Но это неправильно. Мы все люди. Мы все иногда лажаем. И тебе надо смириться с тем, что ты несовершенен: это жизнь. Настоящие мужчины помнят это.

Когда нужно извиниться

Даже когда это не полностью твоя вина. Есть такая порода чуваков, которые не извиняются, если они на 100% в чем-то не виноваты. «Но это не моя вина!», - орут они в праведном гневе. Он не виноват, что выбросил важный документ, потому что его никто не предупредил, что он важный. Он не виноват, что обидел свою подругу, потому что ей не следовало слушать его разговоры с друзьями.

Однако почти не существует ситуаций, когда виноват кто-то один. Если твоя подруга потеряла самоконтроль и наговорила тебе неприятных вещей (как тебе кажется, без причины), это не потому, что она мегера. Просто ты работал всю неделю и не проводил с ней времени.

Даже если процентное соотношение вины распределяется как 99/1, тебе всё равно надо поработать над собой и осознать, в чем состоит твой процент. Не стоит каждый день проживать так, словно ты постоянно находишься в суде и приводишь доказательства того, что ты невиновен. Не так важно, что ты прав, важно, насколько прочны и хороши твои взаимоотношения с окружающими. Ты бы променял свои отношения на правоту? Ты бы предпочел обидеть кого-то, чтобы быть правым? Конечно, приятно думать, что ты один молодец, но только на первых порах. Твоя правота не согреет тебя в зимнюю ночь.

Не надо извиняться за то, в чем ты не виноват, но ты можешь найти вещи - сколько угодно маленькие - в которых ты мог бы проявить себя и получше. Как только ты извинишься за эти мелочи, это запустит цепную реакцию, и твой собеседник задумается о своих собственных ошибках. Не давай гордости победить себя.

Даже если ты не был пойман. У тебя было такое в детстве, что ты ломал что-нибудь, а потом убегал в надежде, что поломку или не заметят, или не свалят на тебя? Вот именно, в детстве так и делают. Мужчина может признавать свои ошибки и свою неправоту, а также может извиниться за них.

Быстро. Извинись как можно скорее за то, что ты кого-то обидел или оскорбил. Чем дольше ты ждешь, тем больше у вас обоих времени подумать, почему другой не прав, и тем сложнее сделать первый шаг. Да и ситуация со временем становится всё более неловкой.

Когда извиняться не нужно

За свое мнение. Если ты кого-то обидел, отстаивая свои убеждения, но при этом и переходя на личности, то ты проявил себя как засранец и должен извиниться. Однако если ты говорил уважительно и аргументированно, отстаивая свою позицию, а человек обиделся на тебя лишь потому, что ты не разделяешь его мнения, тебе не нужно извиняться. Не надо извиняться за то, что ты считаешь правильным.

Когда не оправдал чьих-то ожиданий. Например, такая история. Подруга ожидает от чувака, что он будет исполнять малейшее ее желание и проводить с ней круглые сутки. Когда он этого не делает, она, ясное дело, устраивает ссору. Это не чувствительность, это эгоизм.

За всё подряд. Есть и такие парни, они извиняются за всё: за то, как выглядят, за то, в чем вообще не виноваты и за что их никто не обвиняет, за любые недостатки, которых никто не замечает, пока они о них не упомянут. Он извиняется и извиняется. Всем уже всё равно, а он всё еще извиняется. Постоянно извиняться - это абсолютно не мужественно, люди перестают воспринимать тебя всерьез.

Как нужно извиняться

Напиши, если не можешь сказать. Иногда гордость или смущение не дают нам извиниться. Лучше всего, конечно, извиняться в личной беседе, но если ты совсем не в состоянии это сделать, лучше написать извинения, чем не извиниться вовсе. Иногда письмо или записка - лучший способ разговора, потому что так ты можешь выразить свои чувства без риска быть захваченным эмоциями и вывести ссору на новый уровень.

Пошути, если это уместно. Самоирония может снять напряжение и заставить вас обоих рассмеяться. Заметь, что я сказал: если это уместно. Если ты изменил своей подруге, тут уж не до шуток.

Будь искренним. Это главное правило того, как нужно извиняться. Неискренние извинения даже хуже, чем вообще отсутствие таковых. Сначала человек был обижен тобой, а потом расстроен твоим лицемерием. Как твой собеседник поймет, что извинения неискренние? Ты будешь говорить о раскаянии, не подавая ни малейших признаков такового. Или дурацкое извинение в том духе, что тебе жаль, что кто-то до сих пор обижен или зол. Засунь свои такие извинения куда подальше.

Возьми на себя ответственность. Никогда, ни за что не делай никаких оговорок, когда извиняешься. Это может отрицательно сказаться на важных отношениях. Не надо никаких «но». Не говори: «Прости, мне очень жаль, но…» Мужчина берет на себя полную ответственность за свои действия.

Покажи, что понимаешь, в чем был не прав, и осознаешь величину нанесенных оскорблений. Твой собеседник должен знать, что ты понимаешь всю серьезность ситуации, что ты всё обдумал, что ты понял, в чем был не прав, что ты осознаешь все последствия своих действий. Никто не хочет слышать извинения от человека, который понятия не имеет, за что извиняется, делая это лишь потому, что ему нужно извиниться.

Предложи возместить ущерб. Это еще одна ключевая часть извинений. Всякий раз предлагай каким-нибудь образом поправить дело. Естественно, это не всегда возможно. Если ты разбил фамильную вазу, ты не можешь просто пойти в магазин и купить новую. Но если что-то можно поправить в материальном плане, не устраняйся от этой проблемы.

Обязуйся исправиться. Заметь, я говорю «обязуйся», а не «обещай». Кто-то может говорить, что ты никогда не повторишь ошибку, если действительно раскаялся в ней, однако люди несовершенны и сложно говорить о такой закономерности. Да, мне правда жаль, что я сорвался на кого-то, но я не могу гарантировать, что даже если я буду очень стараться, этого не произойдет еще раз. Если ты обещаешь кому-то, что этого больше не произойдет, ты рискуешь дать обещание, которое не сможешь сдержать. Если так произойдет, то обиженный будет обижен вдвойне, бросая тебе упрек: «Ты же обещал!» Есть вещи, касательно которых ты можешь на сто процентов быть уверенным, что не повторишь их, и если ты абсолютно уверен, пообещай. Обязуйся работать над собой, чтобы это не повторилось. Пообещай, что будешь очень стараться, чтобы этого не случилось - такое можно обещать.

Докажи свое раскаяние действиями. Слова значат мало, если они расходятся с действиями. Когда ты извинился, не надо беспрестанно повторять: «Я же извинился». Просто веди себя так, чтобы было заметно, что ты правда раскаялся.

Двигайся дальше. После того как ты искренне извинился, не нужно извиняться снова. Если ты будешь слишком много извиняться, потерпевшая сторона, возможно, подумает, что так и надо, и ей будет лучше - на какое-то время. Но в долгосрочной перспективе это может разрушить отношения. Если ты будешь извиняться каждый раз, это поставит вас в неравные условия: ты всегда виноват, а другой человек всегда прав. Глубоко в душе тебя перестанут уважать - вне зависимости от того, будут твои извинения приняты или нет. Если твои извинения будут приняты, больше не нужно об этом говорить. Если твои извинения не хотят принимать, значит, что человек не верит в ваши отношения или что у него проблемы.

Умение осознать свою неправоту — половина дела. Еще 45% усилий уходит на то, чтобы заставить себя произнести "извини". Почему же тогда нас так редко прощают? Потому что большинство забывает об оставшихся 5% — простых, но важных. 9 простых правил помогут научиться просить прощения так, чтобы не простить было невозможно. Или почти невозможно.

1. В настоящем извинении нет слова "но"

Иначе все, что вы сказали до слова "но", автоматически теряет смысл. Запоминается последняя фраза, а в вашей словесной конструкции последним, скорее всего, прозвучит критическое замечание или оправдание. Не удивительно, что прощение заслужить так сложно.

2. В настоящем извинении внимание акцентируется на ваших действиях, а не на реакции партнера

"Мне жаль, что тебя задела моя вчерашняя шутка" — это не извинение, а анекдот про Вовочку . В самом извинении содержится скрытое обвинение партнера в "неадекватной" реакции. Если вы действительно хотите, чтобы вас простили, попробуйте перестроить фразу: "Я сожалею о том, что сказал тебе вчера вечером. Это была неуместная шутка". Отвечайте только за себя и свои поступки, не судите об "уместности" реакций других людей.

3. Не слишком усердствуйте

Извиняясь, не увлекайтесь собственными эмоциями раскаяния. Ваша основная задача — уменьшить боль, которую вы причинили другому человеку, а не любование тем, как вы искренне страдаете и мучаетесь от чувства вины.

4. Извинения — это не о поиске "виноватого" или того, "кто все это начал"

Пусть вы виноваты всего на 14% или даже на жалких 3%. Возможно, другой вас спровоцировал. Вы все равно можете извиниться: "Я тоже был неправ и искренне сожалею о размолвке".

5. Настоящее извинение должно подкрепляться действиями

Например, ваша сестра или подруга намекает, что недовольна вашим поведением: она платит за ваши совместные обеды уже несколько раз подряд. Извинитесь, скажите, что намерены "наверстать упущенное" и платить за обоих на встречах весь следующий месяц. Главное, не забудьте сделать то, что пообещали.

6. Настоящее извинение подразумевает, что вы сделаете все возможное, чтобы не повторять своих ошибок

Смысл извиняться, если вы продолжаете делать то же самое, что и делали? Ваше искреннее раскаяние, сопровожденное пламенной речью, ничего не стоит, если вы не стараетесь не допускать повторения той же ситуации, которая привела к конфликту. Да, изменить поведение сразу не всегда получается. Но пытаться обязательно нужно.

7. Настоящее извинение не используется для того, чтобы заткнуть рот другому человеку

"Я уже 10 раз извинился, что еще от меня нужно?". Если вы искренне раскаялись — это еще не значит, что трудного разговора или спора получится избежать.

8. Извинения не должны успокаивать вашу совесть за счет других

Не всегда стоит извиняться. Возможно, вам хочется попросить прощения, чтобы избавиться от мук совести. Но если вы обидили человека настолько, что ему даже говорить с вами неприятно — сделайте над собой усилие, потерпите со своими извинениями. Во-первых, вас не услышат и не простят. Во-вторых, ваша назойливость и неуместность причинят обиженному вами еще больше боли.

9. Настоящее извинение — это не всегда только "прости меня"

Научитесь определять, когда формальных извинений недостаточно, и нужны будут дополнительные усилия и конкретные действия, чтобы прощение заслужить.

Всего 9 правил, которые звучат очень просто. Но следовать им в реальных ситуациях бывает куда сложнее. В следующий раз хотя бы постарайтесь извиняться не для собственного спокойствия, а с целью утешить другого — и действительно получить прощение.

Даже лучший товар, предлагаемый по самой низкой цене, может кому-то не понравиться. То же касается и услуг: наверняка найдется человек, недовольный качеством или скоростью обслуживания. Как правильно извиниться перед клиентом, чтобы сохранить и его расположение, и репутацию фирмы?

Вы узнаете:

• Кто и за что должен извиняться перед клиентом.
• Как правильно извиниться перед клиентом в письме.
• Как составить письмо-извинение на английском.
• Как правильно извиниться перед клиентом по телефону.
• Когда не нужно извиняться перед клиентом.

Если вы извинитесь и сделаете это грамотно, то есть хороший шанс прийти к взаимному уважению и продолжить сотрудничество. Чтобы урегулировать ситуацию, нужно следовать простым правилам и использовать кодовые фразы, которые вы найдете в нашей статье.

Пример письма, который вы можете использовать в качестве извинения перед клиентом, подготовила редакция журнала «Коммерческий директор».

Как правильно извиниться перед клиентом и кто это должен делать

Предположим, вам нужно составить письмо с извинениями. Основное правило: делать это нужно только в том случае, если вы действительно виноваты. Более того, умением признавать собственные ошибки и стремлением исправить их должна обладать каждая уважающая себя компания. Такое поведение диктует современная деловая этика. Если правильно извиниться перед клиентом и сделать это вовремя, то можно не только сохранить репутацию, но и избежать убытков: люди не уйдут от вас к конкурентам. Подобные действия способны заставить клиента передумать и не доводить дело до суда, могут помочь избежать ненужной огласки. Причем все фразы в них должны быть проникнуты искренностью.

Письмо с извинениями нужно писать в следующих случаях.

1. Если вы нарушили обязательства по договору. Обычно это самая распространенная причина, причем пострадавшей стороной могут быть как организации, так и частные лица, соотношение тут примерно 50/50. Но имейте в виду: вполне возможно, в данном случае будет недостаточно одного лишь письма. Чтобы правильно извиниться перед клиентом, отправьте ему подарок, предоставьте скидку и т. п.
2. Если кто-то из персонала вашей компании по отношению к клиенту вел себя некорректно. Извинения в такой ситуации просто необходимы, ведь каждый сотрудник говорит от лица организации, и его поведение так или иначе отражается на имидже фирмы.
3. В случае форс-мажора. От непредвиденных ситуаций не застрахован никто и никогда. Правильные извинения перед клиентом в данном случае должны включать в себя объяснение причин возникших проблем, пояснение, что обстоятельства от вас не зависели.

Образец письма, которое поможет исправить негативную ситуацию с клиентом, вы можете скачать в конце статьи.

Ниже приведена таблица, в которой указано, кто и как должен извиняться перед клиентом.

Чтобы правильно извиниться перед клиентом, нужно понимать последствия допущенной ошибки. От этого же зависит то, кто и каким образом должен приносить извинения.

Мелкие недоработки встречаются не так уж и редко. Руководитель компании может быть даже не в курсе произошедшего, а клиент не станет поднимать из-за них лишний шум. В этом случае вполне достаточно правильных извинений менеджера фирмы перед клиентом или его представителем.

Средние просчеты – дело уже более серьезное, требующее извинений лично от руководителя. И менеджерам прекрасно известно, что за их ошибку приходится отвечать начальнику. Ответственные работники в этом случае сгорают со стыда и готовы на все, чтобы подобных провалов в их работе больше не было. Менеджеры наказывают сами себя, а потому разбираться в случившемся особого смысла нет.

Крупными промахами считаются те, в результате которых компания может лишиться клиента. И тут одним правильным извинением не обойтись. Это нужно сделать дважды. В первый раз руководитель должен извиниться официально – от лица всей фирмы. Следует позвонить главе компании-клиента и покаяться со всей возможной искренностью. Если связаться с пострадавшим не удается (тот настолько обижен, что не желает разговаривать), то руководитель со своими замами может отправиться на личную встречу. В ее ходе извиниться должен не только директор, но и топ-менеджер фирмы. Это даст понять клиенту, что его по-настоящему ценят, а заму будет хорошим уроком на будущее. Чтобы извинение было «правильным», его нужно повторить в неформальном виде. Например, можно пригласить пострадавшего в ресторан, где во время обеда или ужина еще раз признать свою ошибку (вместе с топ-менеджером). Также рекомендуется подарить билеты на концерт популярного исполнителя, организовать выезд на охоту или рыбалку.

Помните : если правильно извиниться перед клиентом, то в подавляющем большинстве случаев он вас простит.

19 фраз, которые успокоят раздраженных клиентов

Редакция журнала «Коммерческий директор» подготовила список фраз, которые пригодятся менеджерам во время звонка или встречи, чтобы расположить к себе клиента и устранить его настороженность.

Как извиниться перед клиентом, выбрав правильную формулировку

Чаще всего используется три типа формулировки извинений:

1. извините;
2. примите извинения;
3. извиняюсь.

Первый вариант – это мягкое извинение перед человеком. С точки зрения психологии такое обращение показывает слабость и ошибку с вашей стороны, вы действительно просите прощения за определенное действие.

Использовать подобную форму рекомендуется в том случае, если вы доверяете человеку, уверены, что извинения будут восприняты адекватно. Действительно чувствуя за собой промашку, правильно будет признать свою ошибку перед клиентом с использованием слов «извините», «извините, пожалуйста», «извините за нашу ошибку» и т. д.

Если ситуация иная и ваша вина не является такой уж явной, то в общении лучше использовать официально-деловой стиль. В этом случае есть хороший шанс, что человек на уровне подсознания примет ваши извинения сразу, без ненужных разговоров.

Фраза «примите, пожалуйста, наши извинения» как бы побуждает человека к безоговорочному действию: он просто обязан выполнить просьбу, не вдаваясь в излишние подробности произошедшего.

Иногда правильными словами можно остановить принимающий неприятный оборот разговор или переписку. Например, если вы ощущаете за собой возможную вину, но для вас принципиально не просто прощение клиента, а именно его безоговорочное прощение, то фраза «примите наши извинения» подходит тут как нельзя лучше. Она заставляет человека подсознательно согласиться с вами и закончить дело миром.

И третий случай. Если вы хотите правильно извиниться перед клиентом, то слово «извиняюсь» в данном случае будет не лучшим вариантом.

Во-первых, это лексически неграмотно. Изначальный смысл данного слова заключался в извинении перед самим собой. Правда, в ходе эволюции языка значение поменялось, слово стало использоваться в качестве формы извинения перед другим человеком, но все равно его лучше не употреблять. Во-вторых, это слово не просто звучит несколько фамильярно, но имеет некую оправдательную окраску. Человек, услышав от вас «Извиняюсь», психологически будет готов нападать дальше. Правильно было бы вообще исключить данную словоформу из общения с клиентами.

Как правильно извиниться перед клиентом: пошаговая инструкция

Шаг 1. Внимательно выслушайте человека и дайте обещание решить вопрос

Далеко не в каждом случае клиент бывает прав. Но, даже если он ошибается, указывать на это ему пока что не нужно. Выступите в роли психотерапевта. Если выслушать собеседника и пообещать помочь, вполне возможно, он этим удовлетворится.

Бывают ситуации, когда конфликт становится все более ожесточенным из-за того, что правая сторона совершает ошибки. Нужно постараться понять, что именно так раздражает проблемного клиента.

Шаг 3. Признайте ошибочность действий сотрудников фирмы

Будет правильным извиниться перед клиентом даже за несущественные мелочи. Если человек считает их важными, пойдите навстречу и согласитесь с ним в этом вопросе.

Шаг 4. Выразите сожаление

Некоторым людям со сложным характером бывает мало признания совершенной ошибки. Они должны убедиться в том, что вы, нанеся обиду, расстроены и сожалеете о случившемся. Подобная эмоциональная связь помогает разрушить барьеры.

Шаг 5. Спросите, как вы можете загладить вину

Тут возможны два варианта развития событий. Если человек адекватный, то он извинится. Сильно рассерженный клиент может не захотеть идти на контакт. Но спросить, что нужно для примирения, надо обязательно.

Шаг 6. Дождитесь, пока человек успокоится, и предложите вернуться к разговору

Некоторые люди остывают далеко не сразу, нужно дать им прийти в себя. Время от времени проверяйте состояние клиента, и, как только он успокоится, предложите возобновить сотрудничество. Пообещайте, что подобных ошибок с вашей стороны больше не будет.

Совет 1. Не бойтесь признать ошибку

Такой шаг понравится клиенту и будет полезен для вас. Если ошибки не признавать, то в будущем они могут повторяться.

Не стоит вычислять, кто и в какой степени виноват в сложившейся ситуации. Если случилась авария, прежде всего ее нужно устранить, а только потом проводить разбор полетов. Если хотите оставить у клиента или делового партнера самое положительное впечатление, то проявите великодушие, благородство и щедрость.

Чтобы правильно извиниться перед клиентом в такой ситуации, используйте следующие фразы:

• Мы сожалеем, что предложенный нами сервис вас не удовлетворил.
• Мы понимаем ваше недовольство – вы действительно очень долго ждали.

Совет 2. Будьте конкретны

Если вы будете использовать общие фразы, то это разозлит клиента еще больше. Сделайте конкретное предложение, как можно решить проблему: отремонтировать товар, заменить его, вернуть деньги.

Тут в ход идут такие фразы:

• Если вы не против, то взамен мы предлагаем… Мы свяжемся с отделом обслуживания, и процесс обязательно будет оптимизирован.
• Мы благодарны вам за то, что помогли выявить проблему. Технический отдел немедленно займется разработкой комплекса мер, которые больше не допустят скопления очередей.

Мнение эксперта

Не ограничивайтесь словами, заглаживая вину перед клиентом

Виктор Нагайцев ,

генеральный директор компании «ПерфектСЕО», Москва

Нам пришлось переехать в новый офис, причем сделать это без предварительной подготовки. В течение нескольких дней мы устанавливали аппаратуру и раскладывали бумаги. Заказчики о нашем переезде были уведомлены лично. Тем, с кем не получилось связаться, мы послали письма – обычные и электронные. Чтобы работа не останавливалась, нашим сотрудникам несколько дней пришлось трудиться удаленно.

Спустя какое-то время один из наших клиентов позвонил по телефону с уведомлением о том, что намерен расторгнуть контракт. Причина – пришедшие с большим опозданием письма, а на сайте фирмы он не нашел уведомления о переезде. Договор был расторгнут, и человек три месяца после этого работал с нашими конкурентами.

Мы провели анализ принадлежащего клиенту сайта и выяснили, что проводящихся с ним работ совершенно недостаточно для выхода в топ-10. Я связался с клиентом и договорился о встрече. На ней я передал ему выводы наших аналитиков, но менять компанию человек пока был не готов. Он рассказал, что сам часто проводит конференции для коллег и новых клиентов, читает им лекции. С моей стороны последовало предложение о бесплатной аренде помещения под эти мероприятия, тем более что офис у нас был достаточно свободный, с просторными залами. Аргумент сработал, и клиент вернулся в нашу компанию.

Совет 3. Дайте понять, что произошедший инцидент – исключение

Если клиента вежливо убедить в том, что случившееся – неприятное исключение из правил и вы приложите все усилия, чтобы такого больше не повторилось, человек может сменить гнев на милость.

Правильное извинение перед клиентом в данной ситуации может звучать следующим образом:

• Люди почти никогда не жалуются на недостатки нашего обслуживания. Есть множество положительных отзывов о нашей компании, вы можете сами в этом убедиться. Ситуация, в которой вы оказались, – досадное недоразумение. И такого больше не повторится.
• То, что наш консультант заставил вас так долго ждать, – не более чем неприятная случайность. Мы проследим, чтобы подобного больше никогда не произошло.

Совет 4. Будьте объективными

Не нужно лишнего драматизма и фраз вроде: «Произошедшее с вами – сущий кошмар!». Такие слова лишь усилят негативные чувства клиента, который и без того находится не в самом хорошем расположении духа.

Но и оправданий в стиле «Было бы о чем переживать!» тоже не надо. Если вы скажете: «Товар с дефектом? Такое случается, ничего страшного», то уроните имидж компании в глазах клиента. Кроме того, подобные фразы часто воспринимаются людьми в качестве ответного упрека: «И стоит поднимать шум из-за такой мелочи?»

Правильно извиниться перед клиентом можно так:

• Мы сожалеем, что доставленный вам заказ потерял свой товарный вид.
• Компания приносит извинения за то, что вам пришлось так долго ждать.

Совет 5. Проявляйте заинтересованность

Безразличие к жалобам – самая большая ошибка сотрудников. Если, по вашему мнению, претензии не имеют под собой оснований, то правильно будет в подробностях объяснить, почему они отклоняются. Молчать в ответ на обвинения или отвечать, намеренно выдерживая паузу, – значит демонстрировать пренебрежение к клиенту. Подобное высокомерие персонала плохо сказывается на имидже фирмы.

Необходимо вести себя спокойно и доброжелательно, выказывая готовность вникнуть в суть претензии. Даже если вы не можете решить проблему на месте, нужно дать понять клиенту, что к его вопросу вы отнеслись со всей серьезностью и в ближайшее время предпримите все возможное для решения. В случае необходимости предоставьте человеку извинения в письменном виде.

Правильные извиниться перед клиентом можно с помощью фраз:

• Нам жаль, что не сумели оправдать ваши ожидания. Мы обязательно выявим причины случившегося и… А пока что можем вам предложить…
• Чтобы компенсировать вам долгое ожидание, мы предлагаем… В качестве возмещения ущерба не хотите ли воспользоваться…

Мнение эксперта

Извиняйтесь только за обоснованные претензии

Елена Кириллова,
директор по учебным программам компании «Тренинг Медиа», Москва

Извинения следует приносить только тогда, когда претензии имеют под собой основания. Клиент ожидает, что вы извинитесь, и даже готов простить. Хорошо, если вы еще и поблагодарите человека за то, что он помог выявить недостатки, ведь это даст шанс вам избежать ошибок в дальнейшем. Такое извинение перед клиентом будет правильным.
Но нужно ли извиняться, если вины на вас нет? Тут можно избрать немного другую словесную формулу: «Нам очень, жаль, что…». Выраженное вами сожаление даст понять человеку, что вы не равнодушны к сложившейся ситуации и заинтересованы в дальнейшем сотрудничестве.

Как правильно извиниться перед клиентом письменно

Письмо-извинение можно назвать самым сложным видом писем, при его составлении нужно обязательно следовать определенным правилам. Часто приходится просить прощения за ошибки, к которым не имеешь никакого отношения. А если вина есть, то нужно каким-то образом справляться с моральными терзаниями. В правильно составленном письме нужен определенный баланс: извинения ни в коем случае не должны негативно влиять на имидж компании и одновременно с этим обязаны служить восстановлению отношений с клиентом или партнером.

Если вы действительно виноваты, то без извинений не обойтись. Серьезная компания должна уметь признавать свои ошибки и быть готова в любой момент их исправить. Цель такого письма – не только правильно извиниться перед клиентом, но и восстановить репутацию – лично свою или компании.

С помощью письма-извинения сглаживаются набирающие оборот конфликты, сводятся к минимуму ошибки коллег. Вообще, хороший менеджер обязан предвидеть возможность появления разногласий и всеми возможными способами стараться не допустить развития инцидента.

Письмо-извинение необходимо в следующих случаях:

• Вами были нарушены договорные обязательства.
• Вы вели себя не слишком корректно по отношению к людям, работающим на компанию-контрагента. Причем мотивы такого поведения не играют никакой роли.
• Сотрудники вашей фирмы в какой-либо ситуации повели себя не лучшим образом, и об этом стало известно общественности. В качестве примера можно привести такой случай. Стюардесса одной отечественной авиакомпании в личном блоге не слишком корректно прокомментировала недавнее крушение авиалайнера. Ее уволили, но вдобавок нужно было составить письмо-извинение и разместить его в наиболее известных СМИ.

Если вы хотите действительно правильно извиниться перед клиентом, то подобное письмо нужно написать, даже если всему виной стали форс-мажорные обстоятельства. Имиджу фирмы это пойдет только на пользу.

Письмо-извинение и обычное деловое послание по своей форме очень похожи. Обязательно нужно упомянуть адресата, тему письма и перейти собственно к обращению. Акцент на том, что это именно извинение, в теме письма делать не стоит. Ее лучше или не указывать вовсе, или сделать как можно более нейтральной, например: «Об условиях договора по контракту № 1058». Также нет нужды сообщать, кто является составителем письма. Пусть оно пойдет за подписью топ-менеджера компании. Главное тут – не переусердствовать с формальностями.

Извинение перед клиентом произведет правильное впечатление, если получатель будет уверен в том, что руководителю фирмы известно о ситуации и он готов лично извиниться за инцидент.

После составления письма его нужно распечатать на корпоративном бланке, отнести на подпись руководителю, зарегистрировать и отослать по нужному адресу.

Письмо-извинение должно состоять из 3 частей: вступления, основной части и заключения. Конечно, в смысловом плане частей будет гораздо больше:

• первое предложение должно содержать собственно извинение;
• после этого объясняются причины возникновения проблемы;
• затем следуют заверения, что все необходимые меры приняты;
• после всего выражается надежда, что инцидент не помешает дальнейшей совместной работе.

1-й абзац. Приносится извинение, но лишь один раз, в первом же предложении вступления. Затем начинается основной текст.

2-й абзац. Основная часть письма содержит объяснение причин произошедшего. Причем рассказать о них нужно в обязательном порядке. Некоторые формулировки вроде «небольшая проблема», «случайная задержка» лучше не употреблять. Причем не важно, как к этому относитесь лично вы. Подобным фразам в письме-извинении не место, так как они могут испортить имидж компании.

3-й абзац. Постарайтесь дать понять адресату, что вы огорчены и сожалеете о случившемся. Но слово «извините» и его синонимы больше не используйте. Главное – вселить в человека уверенность, что руководитель озабочен инцидентом и взял дело под свой контроль.

В следующем предложении нужно описать предпринятые действия. Ни в коем случае не стоит писать: «Виновные будут привлечены к ответственности» или «Мы проведем анализ ситуации». Никакого будущего времени! Правильное извинение перед клиентом предполагает, что вы уже во всем разобрались и люди, совершившие ошибку, наказаны.

В заключение необходимо сказать, что подобных ситуаций больше не возникнет, и выразить надежду на дальнейшее плодотворное сотрудничество.

Вместе с письмом-извинением пострадавшей стороне можно послать букет цветов или бутылку хорошего вина – но только в том случае, если это уместно.

Подобные письма, правильно составленные, позволят вам сохранить клиента или даже получить постоянного партнера.

• Благодарственное письмо клиенту: правила написания и образцы

Мнение эксперта

Пишите письмо-извинение от руки

Иван Труфанов ,

генеральный директор компании Werbary, Москва

Однажды мы случайно обидели клиента, и письмо-извинение я написал ему от руки. Попросил прощения за произошедшее. Поставил в известность о предпринятых мерах, направленных на то, чтобы подобной ситуации больше не повторилось. Письмо выглядело примерно следующим образом:

«Здравствуйте, Сергей Сергеевич! Я понимаю, что вы отказались от сотрудничества из-за нашей ошибки. Нам стало ясно, что вас не устроило поведение Ивана Ивановича. С этим сотрудником была проведена работа (или он был уволен). Чтобы избежать таких проблем в будущем, во внутренние регламенты мы внесли правки. Приношу вам свои извинения и выражаю надежду на то, что вы возобновите с нами сотрудничество».

Письмо запечатали в обычный белый конверт и отправили с курьером. Сверху на конверте от руки написали: «Мы виноваты, но исправились».

Замысел прост: увидев надпись, человек заинтересуется, кто же именно перед ним провинился. Из троих клиентов один вернулся сразу же, а остальные обещали подумать о возобновлении сотрудничества.

Фразы, которые используются в письмах-извинениях

Если была задержка поставки товаров, то правильно извиниться перед клиентом можно с помощью следующих фраз:

1. Извините, что произошла задержка поставки товаров. В этом исключительно наша вина. Просим прощения за неудобства.
2. Ваш заказ от… (дата) поступил в наш транспортный отдел с опозданием. Это случилось по ошибке офис-менеджера. Примите наши извинения за сложившуюся ситуацию, мы обещаем в дальнейшем обращать на ваши заказы особое внимание.
3. Ваш заказ не поступил вовремя из-за ошибки работавшего с ним сотрудника. Просим нас извинить за задержку.
4. Нашим производственным отделом был неверно спланирован график отгрузки товаров, из-за чего и произошел сбой. Приносим наши извинения за сложившуюся ситуацию.
5. У нас возникли определенные производственные трудности, поэтому мы не уложились в заранее обговоренные сроки. Примите наши искренние извинения за причиненные вам неудобства.
6. Должны попросить у вас прощения за несвоевременное выполнение заказа от… (дата).
7. После внимательного изучения всех ваших заказов мы убедились, что была совершена досадная ошибка. Выражаем искреннюю надежду, что вы нас за нее простите.
8. Еще раз просим прощения за причиненные неудобства. Надеемся, что данное недоразумение не отразится на нашем дальнейшем сотрудничестве.
9. Ручаемся, что нами будут приложены все усилия, чтобы в будущем подобная ситуация не повторилась.

Правильно извиниться перед клиентом за задержку оплаты счетов можно следующим образом:

1. В том, что ваши счета были вовремя не оплачены, виновата халатность нашей бухгалтерии. Ситуация будет исправлена немедленно. Приносим извинения за задержку.
2. При регистрации вашего счета от… (дата) сотрудниками нашей бухгалтерии была совершена ошибка, поэтому оплата с нашей стороны не поступила. Извините за это недоразумение, которое немедленно будет устранено.
3. Мы поручили банку перечислить вам деньги, но он, к сожалению, не сделал этого вовремя. Приносим свои извинения за сложившуюся ситуацию.
4. Мы искренне сожалеем, что ваш счет долгое время оставался неоплаченным. Просим прощения за свою невнимательность.
5. Из-за кадровой перестановки в нашей бухгалтерии (переезда бухгалтерии в новый офис) оплата счетов сильно задержалась. Приносим свои извинения.
6. Просим простить нас за ошибки в работе нашей бухгалтерии. Приложим все усилия, чтобы впредь такого не повторилось.
7. Из-за халатности нашего сотрудника произошла досадная ошибка. Искренне просим прощения за нее.
8. Мы благодарны вам за напоминание о неоплаченном счете от… (дата), который был неверно зарегистрирован. Извините за неудобства (излишнее волнение), причиненные вам в связи с ошибкой наших сотрудников.
9. После нашего с вами телефонного разговора мы самым внимательным образом проверили все счета и действительно нашли ошибку, за которую искренне просим прощения. Мы не оправдываем своей невнимательности, но надеемся, что это не помешает нашему дальнейшему сотрудничеству.
10. Еще раз приносим извинения за задержку платежа. Ручаемся, что приложим все усилия, чтобы в будущем такого не повторилось.

Правильно извиниться перед клиентом за задержку с ответом или за опоздание на встречу помогут такие фразы:

1. Просим прощения за то, что опоздали на встречу.
2. Эта встреча очень важна для нас. Искренне сожалеем, что она не состоялась.
3. Простите, пожалуйста, что время вами было потрачено напрасно.
4. Я был уверен, что наша встреча была назначена на… (дата). Сожалею, что доставил вам неудобства, и хотел бы попросить, если вы не против, назначить еще одну встречу – в любое удобное для вас время.
5. Простите, что заставил вас напрасно ждать. Не согласитесь ли вы на повторную встречу? Буду искренне благодарен за это.
6. Простите за опоздание, мне очень неудобно.
7. Приношу искренние извинения, что вам пришлось ждать моего ответа на ваше приглашение принять участие в…
8. Мне искренне жаль, что не сумел вовремя ответить на ваше приглашение. Я очень благодарен вам за него, но…
9. Приносим извинения за задержку с ответом, всему виной…

• Как написать продающее письмо: 8 ошибок, которые раздражают боссов

4 совета, как правильно извиниться перед клиентом в письме

Следуя советам ниже, вы сможете без особого труда правильно составить любое письмо-извинение.

1. Выражайте почтительность

Чтобы клиент начал вас уважать, нужно сделать первый шаг. Поприветствуйте человека и проверьте, что его имя написано правильно. Стоит ошибиться даже в мелочах, и впечатление от письма будет безвозвратно испорчено. Более того, клиент может больше не захотеть иметь с вами дела.

2. Демонстрируйте искренность

Без искренности правильное извинение перед клиентом невозможно. Если вы после совершенной ошибки думаете, что все обойдется без принесения извинений, то вы совсем не сожалеете о случившемся. Но, пересилив себя и взявшись за письмо, постарайтесь объяснить клиенту причины сложившейся ситуации. Сделайте это мягко и без лишних подробностей. Если перестараться с оправданиями, человек может усомниться в том, что вы действительно сожалеете.

Сделанного не вернуть. Вместо того чтобы тратить время на ненужные переживания, подумайте: каким образом можно вновь наладить отношения? Пообещайте, что подобной ситуации больше не повторится, попросите клиента забыть о неприятном инциденте. Вы должны понимать, что если обида достаточно серьезна, то человеку понадобится время, чтобы успокоиться и принять ваши извинения. Но если письмо составить правильно, то шансы на возобновление сотрудничества будут неплохими.

4. Перепроверьте написанное

Перечитайте письмо сразу же после его написания, чтобы проверить его на грамматические и орфографические ошибки, неудачно построенные фразы. Если вы хотите действительно правильно извиниться перед клиентом, то попытайтесь поставить себя на место обиженного человека. Хорошо ли понятен смысл написанного? Какие эмоции будет испытывать клиент при чтении вашего письма? Нужно постараться подобрать такие фразы, чтобы они не только правильно звучали, но и задели нужные струны в душе человека.

Как правильно извиниться перед клиентом в письме на английском

Письмо-извинение составляется не только для того, чтобы попросить прощения за допущенную оплошность, но и в ответ на письмо-жалобу. В каком виде оно должно быть написано? Прежде всего нужно сказать, что вы сожалеете о случившемся, выразить личную обеспокоенность ситуацией. Затем сообщить получателю о предпринятых действиях, призванных решить проблему и устранить возможность повторения инцидента. Чтобы правильно извиниться перед клиентом, используйте определенным образом составленные фразы.

1. Благодаря клиента за то, что он обратил ваше внимание на сложившееся положение дел, пишите:

• Thank you for bringing the matter / issue / problem to our attention. (Выражаем вам благодарность за привлечение нашего внимания к этому делу / вопросу / проблеме).
• I appreciated your advising me of this incident… (Я ценю, что вы сообщили мне об этом инциденте…).

1. Чтобы выразить сожаление, подойдут такие конструкции:

• We are very sorry to hear that… (Мы очень сожалеем о том, что…)
• I am very sorry for this situation. (Я очень сожалею об этой ситуации).

1. Правильно извиниться перед клиентом можно следующим образом:

• We apologise for… (Мы извиняемся за…)
• Please accept our apologises for… (Примите, пожалуйста, наши извинения…)

1. Не забудьте сообщить о предпринятых действиях:

• Please be assured that we will… (Уверяем, что мы будем…)
• You have my assurance that… (Даю вам гарантию, что…)
• To compensate for the inconvenience caused… (Чтобы компенсировать причиненные неудобства…)
• We are doing everything we can do to resolve the issue. (Мы делаем все возможное, чтобы вопрос был решен).
• I can assure you that this will not happen again. (Могу Вас заверить, что этого больше не повторится).
• I am trying to sort it out / sort the problem out as a matter of urgency. (Я пытаюсь разобраться с этим / срочно решить эту проблему).
• Please return the faulty goods, and we will refund you / repair them / replace them. (Пожалуйста, верните неисправный товар, и мы возместим ваши затраты / отремонтируем / обменяем его).

1. После того, как вы извинились перед клиентом, дайте ему понять, что продолжение сотрудничества для вас очень важно:

• Your satisfaction is our priority. (Удовлетворение ваших потребностей является нашим приоритетом).
• We value your custom highly. (Для нас очень важно сотрудничество с вами).

В таблице ниже представлены еще несколько стандартных фраз, которые можно использовать в письме-извинении.

Как правильно извиниться перед клиентом по телефону

Сотрудники некоторых организаций (к примеру, колл-центров, техподдержки и т. п.) часто вынуждены разговаривать с негативно настроенными клиентами. Выслушивать претензии и вежливо отвечать на них совсем непросто, подобная работа требует известного опыта.

Как разговаривать с человеком, активно выражающим свое недовольство? Существует несколько универсальных правил. Они подходят для любой деятельности, при которой общение с клиентом не является одноразовым, а требует постоянного взаимодействия с ним.

Безусловно, есть случаи, когда человек имеет полное право быть недовольным: качество товара или услуги не соответствует заявленному, заказ не выполнен в обещанные сроки и т. п. Но одно дело – спокойно предъявить претензии, и совсем другое – осыпать собеседника оскорблениями или даже угрожать ему. Чтобы правильно извиниться перед подобным клиентом, мало иметь железную выдержку. Без определенных навыков тут не обойтись.

Предположим, вы являетесь сотрудником технической поддержки интернет-провайдера. Если проблемы возникли сразу в нескольких домах, а то и районах, то моментально следует шквал звонков от раздраженных пользователей. Чтобы не утонуть в негативе, нужно верно построить разговор с клиентами. Для этого соблюдайте несколько простых правил.

Правило 1. Не принимайте оскорбления на свой счет.

Помните: клиент недоволен не лично вами, а вашей фирмой. Не нужно эмоционально реагировать на все сказанные слова, необходим образный барьер между вами и собеседником.

Если же клиент переходит все границы и начинает использовать в речи нецензурные выражения, то предупредите его, что будете вынуждены прекратить разговор, и положите трубку. У многих компаний такие действия позволены регламентом.

Правило 2. Когда жалоба обоснована, извинитесь перед клиентом, и сделайте это правильно.

Причем поступить так нужно в самом начале разговора, даже если ответ будет грубым, вроде: «Что толку от твоих извинений?»

Многие операторы не любят извиняться, так как в психологическом смысле это для них равняется унижению. Они считают, что просьба о прощении означает проигрыш, поражение.

Но этот психологический барьер легко снять. Просто подумайте и осознайте: вы ни в чем не виноваты, извинения в вашем лице приносит фирма. Ваша зона ответственности совершенно другая: вы должны успокоить клиента, грамотно проинформировав его о положении дел.

Правило 3. Не сваливайте вину на других сотрудников.

Казалось бы, иногда проще всего переложить ответственность на других: «Это к ремонтной бригаде вопрос, они сделали что-то не то!» Или: «Я не могла такого сказать! Наверняка это был другой оператор, кто-то из новеньких». Так делать нельзя.

Вместо того чтобы повести себя правильно и извиниться перед клиентом, вы признаетесь в своей некомпетентности и одновременно разрушаете имидж фирмы.

Лучше будет сказать:

• Прошу прощения за то, что наши сотрудники ввели вас в заблуждение. Давайте попробуем вместе разобраться.
• Извините, что техники компании задерживаются. Возможно, на то есть уважительные причины. Я сейчас свяжусь с нужным отделом и сразу же вам перезвоню.

Правило 4. Делайте то, что обещали, и не испытывайте терпение клиентов.

Заверив человека, что перезвоните в течение определенного времени, держите слово. Даже если к нужному моменту вы не получили необходимую информацию, все равно свяжитесь с клиентом и скажите, что его проблема решается. Человек, убедившись в обязательности сотрудников и почувствовав, что он им не безразличен, будет относиться к компании более лояльно.

И еще одно. Принимать звонок клиента нужно сразу же, вне зависимости от вашего самочувствия или настроения. Человек, на протяжении долгого времени ожидающий ответа, успеет себя накрутить, что негативно скажется на дальнейшем общении.

Правило 5. Ни в коем случае не употребляйте фразу: «Я не знаю».

Правило 6. Чтобы сбавить накал, верните беседу в нужное русло, узнайте суть проблемы.

Чтобы правильно извиниться перед клиентом, нужно знать, за что именно требуется просить прощения. Попросив рассказать, чем конкретно он недоволен, вы заставите его призадуматься и перейти на конструктив. Но старайтесь не задавать человеку вопросов, ответить на которые ему затруднительно. Это может спровоцировать новую вспышку негативных эмоций.

Правило 7. Общайтесь с клиентом на его языке.

Язык, на котором вы говорите, переполнен специфически терминами. И посторонний человек может их не понимать. Клиент – обычный пользователь интернета, в технические проблемы он не вникает. Многие ли знают, как именно работает телевизор? Тут то же самое. Если человек не понимает смысла сказанного, он начинает нервничать, считать, что к нему относятся свысока. И данная ситуация может быть чревата новым конфликтом.

В какой бы фирме вы ни работали, существует множество типовых претензий, с которыми может обратиться клиент. Но, о чем бы ни шла речь, нужно научиться верно вести беседу, правильно извиняться перед клиентами и ни в коем случае не провоцировать людей на продолжение конфликта. Тут могут помочь заранее прописанные модули разговора, которые оператор видит перед собой и которыми в случае необходимости может воспользоваться.

Но, как бы умело вы ни вели разговор, имейте в виду одно: проблема клиента обязаны быть решена, причем как можно скорее. Если этого не сделать, то даже самые правильные и искренние извинения будут не в силах спасти ситуацию.

Когда извинения не нужны

Если претензии человека к компании имеют под собой основания, то вы должны контролировать ситуацию, вести себя вежливо, хладнокровно и в итоге принести клиенту правильные извинения. Но иногда просить прощения не нужно, так как это только подольет масла в огонь и раздраженный клиент станет еще более агрессивным.

Тут необходимо построить разговор в правильном ключе, используя схему «действие – причины – сроки». К примеру, если человек недоволен задержкой поставки товара, сказать: «Я должен /должна позвонить в транспортную компанию, чтобы они ускорили прибытие груза. Данная неприятная ситуация сложилась из-за того, что необходимо было переоформить некоторые документы. Буквально через день заказ поступит по указанному вами адресу». Или можно использовать другой вариант: «Я сейчас свяжусь с техническим отделом, чтобы ваш компьютер подключили. Произошел сбой сервера, что и явилось причиной недоразумения. В самое ближайшее время ошибка будет исправлена».

Если вы хотите правильно извиниться перед клиентом, то старайтесь не употреблять выражения вроде: «Нам пришлось…», «Потерпите немного…» и т. п. Лучше будет сказать: «Ваша проблема решается, и мы будем держать вас в курсе дела». Если потребуется, заканчивая разговор, скажите клиенту, что вы сожалеете.

Иногда попадаются не совсем адекватные люди, цель которых – спровоцировать вас на ссору. Одни придираются к мелочам, другие просто грубят. Это может быть вызвано самыми разными обстоятельствами: кто-то не получил ожидаемый «откат», кто-то переоценивает свою значимость как клиента, у кого-то просто психологические проблемы.

В общении с такими людьми применяйте «технику вопросов». Не позволяйте провокатору «эмоционально подключиться» к вам, не вступайте в словесную перепалку. Следуйте простой схеме: вопрос человека, ваша реакция на него, затем встречный вопрос, подразумевающий положительный ответ, последующий благоприятный вывод.

К примеру, идет следующий разговор:

• Клиент: Вы можете гарантировать своевременную доставку заказа?
• Менеджер: Разумеется, все будет, как прописано в договоре. Груз доставят на ваш склад до 17.00 в четверг. Вы же помните, о каких сроках шла речь?
• Клиент: Безусловно, помню.
• Менеджер: Очень приятно, что мы сошлись в этом вопросе, тем более что цель у нас одна. Наверняка все пройдет в лучшем виде.

Подобную схему беседы можно использовать несколько раз, если в этом возникнет необходимость. Главное – направлять разговор в нужное русло и не позволять провокатору перехватить инициативу.

Иногда бывают ситуации, когда правильно извиниться перед клиентом не представляется возможным, и, чтобы решить вопрос, приходится связываться с руководителем провокатора. Не стоит описывать ситуацию заново, так как начальник уже выслушал версию своего подчиненного.

Тут главное – убедить руководителя в своей компетентности и сделать так, чтобы его сотрудник был поставлен на место. Схема разговора должна выглядеть следующим образом: действие – требование – пауза – «проблема требует решения» – договоренность о сроках.

Беседа с клиентом должна проходить в нейтральном деловом тоне. Давить на человека нельзя, но и обходить «углы» тоже не рекомендуется. Стоит уступить хоть в немногом, и клиент, почувствовав вашу слабость, перейдет в атаку. А подобное развитие событий совершенно не будет способствовать конструктивному разговору.

• Все виды манипулятивных уловок в бизнесе и способы защиты от них

Информация об экспертах

Елена Кириллова , директор по учебным программам компании «Тренинг Медиа», Москва. Компания «ТРЕНИНГ МЕДИА». Год создания: 2001. Услуги: создание обучающих видеоматериалов (курсов, фильмов, тренингов, мультимедийных программ), несущих позитивную бизнес-культуру; проведение корпоративных тренингов (www.tmedia.ru). Клиенты: более 400 компаний, в том числе МТС, «Indesit Company», «Ингосстрах», ОАО «РОСНО», сеть отелей «Марриотт», IKEA. Штат: бизнес-единица - 13 человек, проектная группа - до 30 человек.

Виктор Нагайцев , Генеральный Директор компании «ПерфектСЕО», Москва. Виктор окончил Московский открытый технологический институт (факультет экономики и управления). С 2004 года занимается поисковым маркетингом, продвижением сайтов. Создал сервис Maketrust.ru по продвижению сайтов, а также полуавтоматический сервис пиара и рекламы в Интернете SeoProvider.ru. Автор книги «Ключ к продвижению. Как вывести сайт на первые позиции» (М.: Бератор-Паблишинг, 2009). ООО «ПерфектСЕО». Сфера деятельности: услуги по продвижению в Интернете (поисковое продвижение, контекстная и медийная реклама, вирусный и репутационный маркетинг и пр.). Территория: головной офис – в Москве, филиалы – в Екатеринбурге, Казани, Нижнем Новгороде, Новосибирске, Ростове-на-Дону. Численность персонала: 53. Годовой оборот: около 3 млн долл. США.

Дата публикации: 06.04.2017

О ваших хороших манерах можно судить по тому, как умеете просить прощенья и принимать извинения от других людей. Это две стороны одного и того же явления. Важно, чтобы у вас был баланс между тем, чтобы прощать самому и просить прощенья у других. Одни люди легко прощают, а извиняться не умеют. Другим наоборот, проще извиниться самому, чем принять чьи-то извинения. Поэтому давайте учиться находить золотую середину и делать это правильно.

Сразу же на берегу договоримся, что слово «Извините» энергетически отличается от выражения «Прошу прощенья». Основа первого слова «вина», второго - «прости». Чем меньше мы говорим о вине как таковой, тем меньше попадаем в ситуации, в которых становимся виноватыми. Поэтому по эзотерическим правилам просить прощенья - более правильно, чем извиняться.

Вежливость требует произнести «Прошу прощения», если вы случайно кого-то задели или толкнули, принесли неудобство. Самым правильным ответом считается слово «Пожалуйста». По этикету фразы «Ничего страшного» или «Не стоит извинений» недопустимы.

Иногда слово «Извините» является прелюдией к тому, чтобы дорогу или кабинет в учреждении. Эту трактовку мы сегодня не рассматриваем.

Когда для извинений имеются серьезные основания, сделать это бывает очень трудно психологически.

В том, как правильно попросить прощенья, есть определенные правила:

1. Вы должны всем своим видом показать, что осознаете свой проступок и стремитесь к тому, чтобы исправить ситуацию.
2. Вам нужно быть искренним, чтобы пострадавшая сторона почувствовала это и оценила.
3. Смотреть при этом нужно в глаза, а не по сторонам. Иначе ваши извинения могут показаться фальшивыми.
4. Скажите просто «Прости, я был неправ (ошибался и пр.)». Не обещайте, что подобного не повторится - никто не знает, что еще в жизни может произойти.
5. Если оппонент не верит в вашу искренность, отношения с ним могут стать более напряженными. Но если вы точно знаете, что были искренни, тогда все остальное будет на совести того, кто ваших извинений не принял.
6. Если вы не знаете, что сказать, какие именно слова, попробуйте поставить себя на место обиженного. Это поможет осознать всю чудовищность вашего поступка в его глазах и его картинку мира. После этого найти правильные слова будет легко.
7. Простят вас или нет - зависит от характера пострадавшего человека, его отношения к вам, глубины обиды и вашей искренности. Иногда на то, чтобы от души простить, нужен не один день размышлений. Не торопите, дайте человеку время.
8. Если ваш проступок колоссальный, человека к разговору надо подготовить. Особенно если он вам дорог и близок. Начните эту тему в SMS, попросите о встрече. Если вас не простят сразу, то оценят ваши попытки загладить вину.

По этикету вполне допустимо дополнять слова извинения подарком. В этом нет ничего предосудительного. Хотя возможно, ваш порыв могут воспринять как подкуп - все зависит от человека, принимающего извинения. , может в знак раскаяния подарить женщине цветы, девушка парню - небольшой подарок в знак примирения.

Не всегда уместно спрашивать о том, что сделать для искупления вины. Лучше предложите свои варианты и пусть пострадавшая сторона выбирает. Так ей будет психологически легче.

Если прощенья просят у вас, то вы можете проявить свою готовность простить даже не словами, а просто улыбнуться в ответ или пожать руку.